Von Ivona Linder
In vielen Unternehmen wird die interne Kommunikation oft als schlecht wahrgenommen. Besonders die mangelnde Transparenz wird oft als Kritikpunkt genannt. Nachfolgend ein kurzer Leitfaden, der die Bedeutung der internen Kommunikation vor Augen führen will.
1. Alles Gute kommt von oben, und das Schlechte erst recht
Der klassische Sinn und Zweck der internen Kommunikation ist es, dem Management die Möglichkeit zu geben, Informationen zu verbreiten und den Mitarbeitern ein Verständnis für die festgelegten Unternehmensziele, Strategien, Prozesse und Entscheidungen zu vermitteln. Dies gilt und wird traditionell lieber genutzt für gute Nachrichten, positive Geschäftszahlen, gewonnen Preise, etc. Umso wichtiger ist es jedoch, dass auch schlechte Nachrichten direkt vom Management an die Mitarbeiter kommuniziert werden, und zwar bevor etwas nach aussen sickert. Es ist nicht gerade förderlich für das Vertrauen in das Management und damit für das Betriebsklima, wenn die Mitarbeiter aus den Medien oder durch externe Gerüchte erfahren, was in ihrem Unternehmen geschieht. Auch können sie sich dadurch nicht rechtzeitig auf mögliche Anfragen von Kunden, Medien oder anderen Stakeholdern vorbereiten.
2. Leichen im Keller werden irgendwann wieder lebendig
Diese Regel gilt sowohl für die interne als auch für die externe Kommunikation – aber sie gilt unangefochten, denn früher oder später wird in jedem Unternehmen der Fall eintreten, dass lange totgeglaubte Informationen an die Oberfläche gelangen und sowohl intern als auch extern grosse Aufmerksamkeit nach sich ziehen. Getreu dem Motto „Was ich nicht weiss, macht mich furchtbar heiss“ kann man diesen Fällen nur dann angemessen begegnen, wenn man über uneingeschränkten Zugang zu Informationen zum Unternehmen und dessen Mitarbeitern verfügt. So kann man sich bereits im Vorfeld wappnen und entsprechend die Kommunikationsstrategie entwickeln oder anpassen. Dieser Zugang muss einerseits seitens der Unternehmensleitung gewährleistet sein, andererseits muss er auch entsprechend eingefordert und sich vor allem bei den Mitarbeitern erarbeitet werden.
3. Reden ist Silber, Schweigen ist falsch
Für den Fall, dass etwas doch nicht frühzeitig intern kommuniziert wurde und es nun publik wird oder wenn die Gerüchteküche anfängt zu brodeln heisst es handeln. Die „Wir sitzen es einfach aus“ -Methode ist hier meist die falsche Wahl, schafft sie doch noch mehr Raum für weitere Spekulationen und letztendlich Misstrauen gegenüber der Unternehmensleitung. Diese ist daher gut beraten schnell eine Kommunikationsstrategie zu erstellen und offensiv zu kommunizieren, und zwar wieder zuerst intern und danach nach aussen.
4. Reden und reden lassen
Interne Kommunikation darf jedoch keinesfalls nur als top-down Information verstanden werden. Mindestens genauso wichtig ist der bottom-up Ansatz, d.h. die Mitarbeiter müssen das Gefühl haben, dass sie mit der Unternehmensleitung sprechen können und diese ihnen auch zuhört. Wenn dies der Fall ist, fühlen sie sich ernst genommen und als Teil des Unternehmens und dessen Erfolgs. Ihre Motivation und Verbundenheit zum Unternehmen steigen, was sich wiederum auf die Qualität der Arbeit auswirkt und die beste Werbung ist für die Akquise neuer Mitarbeiter und Kunden. Oder um es mit Worten von Sir Richard Branson zu sagen: «The way you treat your employees is the way they will treat your customers». Darüber hinaus kommen häufig die besten neuen Ideen oder Verbesserungsvorschläge gerade von den Mitarbeitern selbst, denn sie sind es die tagtäglich mehrere Stunden genau mit dieser Arbeit verbringen und sie am besten kennen.
Die Schaffung von verschiedenen und regelmässigen Kommunikationsplattformen hilft, diesen Dialog zu fördern. Dabei steht vor allem das gute, alte persönliche Gespräch hoch im Kurs. Ob formell als individuelle Feedback-Meetings oder eher informell bei koordinierten Get-Togethers, wie Frühstückstreffen oder sportlichen Events, die Möglichkeiten sind vielseitig und hängen von der Unternehmenskultur und der Persönlichkeit des einzelnen Managers ab. Mindestens genauso wichtig ist es, dass das erhaltene Feedback notiert und in Taten umgesetzt wird oder zumindest offen kommuniziert wird, warum Manches nicht umgesetzt werden kann. Nur dann sehen die Mitarbeiter, dass ihren Worten Taten folgten.
5. Aller guten Dinge sind drei…oder vier oder fünf…
Man kennt es noch aus der Schulzeit: es reicht leider nicht eine Information nur einmal zu hören oder zu sehen, damit diese im Gedächtnis hängen bleibt. Entscheidend ist die mehrfache Wiederholung. Das gleiche Prinzip gilt auch allgemein für die Unternehmenskommunikation, dessen Bedeutung für die interne Kommunikation wird jedoch häufig unterschätzt. Die Informationsüberflutung hat aber schon längst auch das Unternehmensinnere erreicht, und bei der grossen Anzahl interner Emails geht eine interne Kommunikation leicht unter. Deshalb bedarf es auch bei der internen Kommunikation mehrerer «Beschallungen» idealerweise über unterschiedliche Kommunikationskanäle.
Let`s make work a chatty place
Die Liste der Vorteile einer angemessenen internen Kommunikation ist lang und ihre ökonomische Bedeutung liegt auf der Hand. Letztlich sind es aber die sozialen Aspekte, die es schon alleine wert sind, ihr genügend Aufmerksamkeit, Fleiss und Budget zu schenken. Wir verbringen in der Regel mehr Zeit bei der Arbeit als mit unseren Familien und Freunden, das Unternehmen wird zu einem Ersatz-Zuhause, die Kollegen und Vorgesetzten zur Familie auf Zeit. Gegenseitiges Anschweigen, vorenthalten von Informationen oder Unehrlichkeit tun aber keiner Familie oder Freundschaft gut – warum sollte dies also bei der Arbeit anders sein?
Über die Autorin
Ivona Linder ist Corporate Secretary für die Wealth Management Division der Rothschild & Co Gruppe. Die Juristin unterstützt und berät den Verwaltungsrat, die Geschäftsleitung und andere Leitungsgremien bei allen Fragen der Corporate Governance. Aus dieser Rolle heraus übernahm sie auch die Verantwortlichkeit für die interne Kommunikation der Rothschild & Co Bank AG in Zürich und Genf und lässt seitdem nichts unversucht, um die Kommunikationsbrücke zwischen dem Management und den Mitarbeitern weiter zu festigen. Sie absolviert derzeit den CAS Marketing- und Corporate Communications an der ZHAW.