Von Karin Gessler
Das klassische Geschäftstelefonat ist im Zeitalter der Digitalisierung doch längst veraltet, sollte man meinen. E-mailen oder über andere Online-Tools zu kommunizieren, ist deshalb umso beliebter und zeitgemässer. Doch ist dem tatsächlich so? Der Einblick in den Alltag eines Personalvermittlungsbüros offenbart so einiges.
Das Telefon ist nach wie vor fester Bestandteil der Geschäftswelt. Die Schnelllebigkeit des digitalen Wandels konnte dem Relikt aus dem späten 19. Jahrhundert bisher nichts anhaben. Während die Messenger-Dienste und Online-Funktionen dem Telefonieren im Privatgebrauch immer stärker den Rang ablaufen, lässt sich der Trend zur schriftlichen Kommunikation nur bedingt auch auf den Geschäftsbetrieb übertragen. Besonders im B2B-Bereich ist das persönliche Gespräch am Telefon (nach dem Kundenbesuch), nach wie vor das wichtigste Instrument, um Kundenbindung zu erzeugen, zu pflegen und nachhaltig zu festigen.
Dies trifft insbesondere auch auf die Personalvermittlungsbranche zu, wie Claudia Vontobel betont. Die Filialleiterin der Joker Kaderselektion weiss, wovon sie spricht. Sie ist bereits seit über 15 Jahren in der Personalvermittlungsbranche tätig. Die digitalen Errungenschaften wie E-Mail, Website, Newsletter, LinkedIn und Co. sieht sie als willkommene Ergänzungen, um die Kommunikation mit Kunden und Kandidaten weiter zu optimieren. „Den Mehrwert des Telefonats konnten sie jedoch bisher nicht ersetzen“, ist die Personalberaterin überzeugt.
Das Telefonat erlaubt eine unmittelbare und interaktive Kommunikation
Aber worin liegt er denn nun konkret, der Mehrwehrt des Telefonierens? „Das Telefonat ist unmittelbar. Es vermittelt uns die Emotionen des Gegenübers und lässt uns kaum die Tatsache ignorieren, dass wir es mit einem Menschen am anderen Ende der Leitung und nicht etwa mit einem Roboter zu tun haben. E-Mails lassen sich leicht wegklicken, während man den Hörer nur in Extremfällen mitten im Gespräch auflegt. Auf dieser Grundlage lässt sich wesentlich wirksamer eine Vertrauensbeziehung aufbauen“, sagt die Personalfachfrau. Nach ihrer Erfahrung sind E-Mails häufiger Ursache von Missverständnissen. Das zeitnahe Interagieren am Telefon beuge Unklarheiten besser vor. „Man muss allerdings beim Telefonieren den richtigen Moment erwischen. Ansonsten wird der Telefonanruf schnell als störend empfunden.“ Zudem ist die Erreichbarkeit nicht immer gegeben. Deshalb sei auch das Zusammenspiel von E-Mail-Verkehr und Telefonieren so wichtig.
Vielen Kunden und Kandidaten falle es schwer, ihre tatsächlichen Vorstellungen in die schriftliche Form zu übertragen. „Häufig greifen Unternehmen auf standardisierte Jobbeschreibungen zurück. Viele wichtige Informationen, beispielsweise zur Teamzusammensetzung, gehen bei der Verschriftlichung des Jobprofils verloren.“ Beim Telefongespräch liessen sich dagegen auch verborgene Präferenzen oder Befürchtungen des Kunden aufspüren, die bei der Besetzung einen grossen Einfluss haben können. „Solche Informationen sind für die Kandidaten vor einem anstehenden Jobinterview natürlich Gold wert“, weiss Vontobel.
Trotz der Affinität der jüngeren Generationen zu Messenger-Diensten kann Claudia Vontobel übrigens keinen Unterschied in der Einstellung gegenüber dem Telefonieren bei den digital Natives im Geschäftsleben feststellen. „Fast jeder Mensch, unabhängig von dessen Alter oder Position, weicht meiner Erfahrung nach dem Telefonieren – wenn möglich – aus.“ Dies liege an der Unberechenbarkeit, die jedem Telefongespräch anhaftet. „Trotz guter Vorbereitung, weiss man letztendlich nie im Voraus, wie ein Gespräch verlaufen wird.“ Sie selbst folgt vor schwierigen Telefongesprächen im Übrigen immer demselben Ritual: „Ich öffne das Fenster und atme ein paarmal tief durch. Ausserdem telefoniere ich bei schwierigeren Telefonaten immer im Stehen. Das gibt mir Sicherheit und diese Ruhe überträgt sich auch auf meine Stimme,“ ist Vontobel überzeugt.
Die Stimme bestimmt über die Erfolgschancen
Die Filialleiterin kann die Bedeutung der Stimme gar nicht genug betonen: „Beim Telefonieren werden wir auf unsere Stimme reduziert. Dadurch sind wir in der Kommunikation stark eingeschränkt, da wir unsere Gestik und unsere äussere Erscheinung nicht in die Waagschale werfen können. Noch stärker fällt jedoch ins Gewicht, dass wir die Reaktionen auf das Gesagte nicht dem Gesicht des Gesprächspartners ablesen können. Man muss also lernen zuzuhören.“ Denn über den Klang der Stimme werden dem Zuhörer Seiten wie Dialekt, Temperament, momentane Stimmung usw. offenbart, die im schriftlichen Text verborgen bleiben. „Beim Telefonieren können wir uns nicht verstecken“, so das Fazit der Filialleiterin, „doch wer es versteht, sich am Telefon gut zu verkaufen, hat erwiesenermassen bessere Chancen auf dem Stellenmarkt. Deshalb sollte man das Wagnis unbedingt eingehen, denn das klassische Telefonat hat im Geschäftsleben noch lange nicht ausgedient.“
Über die Autorin
Karin Gessler hat Geschichte, Englische Literatur und Filmwissenschaft an der Universität Zürich studiert und arbeitet im Bereich Marketing und Kommunikation. Zurzeit absolviert sie einen CAS in Marketing und Corporate Communications an der ZHAW. Das Telefon gehört in ihren Augen zu den schönsten, aber auch anstrengendsten (Folter-) Instrumenten der Kommunikation, welche die moderne Technik bis heute hervorgebracht hat.
Wie wahr….. interessanter Beitrag!