Von Tania Kaya
ewz hat die agile Arbeitsmethodik in einem Projekt namens CUSOLL (Customer Solutions), ein Programm zur Förderung der Kundenzufriedenheit, eingeführt und umgesetzt. Drei Monate lang durfte Tania Kaya, Wissenschaftliche Assistentin am Institut für Marketing Management der ZHAW, ewz-Luft schnuppern und als externe Mitarbeiterin in einem Zyklus von drei Monaten mitwirken.
ewz hat sich dazu entschieden, sich im Hinblick auf die bevorstehende Strommarktliberalisierung vor allem mit Kundenbindung und -loyalität, erzeugt durch guten Service, von der Konkurrenz abzuheben. Um dies zu erreichen, mussten verschiedene Arbeitspakete ausgearbeitet werden, an denen in den nächsten Monaten gearbeitet werden konnte. Frühzeitig musste mit der Planung des Projektes begonnen werden. Eine Roadmap diente dabei als Stützpunkt zur Visualisierung aller Punkte, die ausgearbeitet werden müssen. Zur Realisierung dieser Punkte wurde die Partnerfirma «SwissQ» mit ins Boot geholt, um ein agiles Framework auszuarbeiten, welches ihnen den Spielraum lässt, sich den Kunden- und internen Bedürfnissen stetig anzupassen.
Das Framework
Mit SwissQ wurde dann herausgearbeitet, dass auf einer Zeitachse und mit drei Monats-Inkrementen (=Meilensteine) gearbeitet werden soll. “Schlussendlich wird jetzt mit Scrum gearbeitet, dies aber sehr stark angelehnt an die Methode SAFe (Scaled Agile Framework). Einfach erklärt, laufen hier verschiedene Scrumteams parallel zueinander und dazu gibt es Koordinationsmechanismen on top, die einem sagen, wie man diese verschiedenen Scrumteams miteinander laufen lassen kann, ohne dass die Zusammenarbeit verloren geht.», so Bruno Meyer, Programmmanager bei ewz.
André Rohrbach, Leiter Business Development, meint: «Kurzgefasst haben wir uns aus allen Methoden einen bunten Blumenstrauss gemacht, so wie es für uns am besten funktioniert. Wichtig ist auch immer «inspect and adapt», was hat funktioniert und was nicht, man muss sich selbst ständig hinterfragen. Das ist ein grosser Benefit des Programmes CUSOLL, immer das was nicht funktioniert hat, wird möglichst schnell angepasst.»
In diesem Framework, welches die ewz für sich entworfen hat, ist eine Zeit- und Koordinationsfunktion enthalten. Zudem sieht man, dass es nach den Sprints (= ein Prozess mit dem Ziel eine definierte Lösung zu realisieren) jeweils ein Sprint Review gibt, bei welchem alle Teams zusammenkommen, um sich auszutauschen.
CUSOLL Increment Planning (CIP)
Immer am Anfang und am Ende des Increments steht das CIP (CUSOLL Increment Planning), welches aus dem SAFE übernommen wurde. Es ist ein Big Room Planning, in welchem es am Schluss des Tages darum geht, dass sich alle in einem Raum treffen und beschliessen, wie sie an die Themen rangehen wollen. Hier können sich die Teams gegenseitig austauschen. Dies ist vor allem gut, wenn es Abhängigkeiten oder Hindernisse gibt.
Nach dem CIP hat jedes Team einen Plan für die nächsten 12 Wochen. Darin enthalten sind Informationen über die weitere Zusammenarbeit, bspw. an welchen Tagen und wo zusammengearbeitet wird. Zudem gibt es am Ende des CIP-Tages eine Stakeholder-Präsentation. Hier kann man den Stakeholdern dann bereits ein Gefühl dafür geben, an was die nächsten 12 Wochen gearbeitet wird. «Diese Dimension ist fast genauso wichtig, wie die Dimension nach aussen, mit der Kommunikation nach aussen. Normalerweise macht man zuerst ein Kick-off und dann dauert es meistens sehr lange, bis wieder Visibilität entsteht. Durch die Sprint Reviews versucht man die Emergenzen zu reduzieren, es sollen alle immer zumindest ein bisschen wissen, was in welchen Projekten gerade so läuft. Wenn der Schritt vom Nullwissen zum Halbwissen passiert, dann bin ich bereits happy.», so Bruno Meyer.
Wie entscheidet man sich für die Themen, die in einem Increment bearbeitet werden sollen?
Das Programm hat verschiedene Themen im Backlog, die für sie wichtig sind. Diese werden dann dem Programmboard vorgestellt. Das Programmboard ist ein Gremium aus vier Geschäftsleitungsmitgliedern, welche bestimmen, an was gearbeitet werden soll. Wie das aber umgesetzt wird, wird individuell von den einzelnen Teams entschieden, die dann am Projekt mitarbeiten. Sie finden dann heraus, welche Lösung für die jeweilige Problemstellung die geeignetste ist.
Damit das Programmboard aber überhaupt entscheiden kann, welche Themen oder Features angegangen werden, müssen diese priorisiert werden. Dies geschieht mittels der Methode «Priority Poker». Diese Pokerkarten beginnen bei null und gehen bis 3400. Insgesamt sind es zehn Karten. Jedes Programmboard-Mitglied muss entscheiden, welches Feature sie priorisieren wollen, damit die Vision von CUSOLL erreicht werden kann.
Nach dem Planungstag mit dem Team, wenn man weiss, wie die nächsten 12 Wochen gestaltet werden, nimmt das Feature Fahrt auf. Man trifft sich eineinhalb Tage pro Woche und arbeitet miteinander anstatt wie gewohnt, wenn man sich trifft eine Sitzung abzuhalten und erst danach zu arbeiten. Da alle am gleichen Ort arbeiten, kann spontan entschieden werden, was gemacht wird und wer für was die Verantwortung übernimmt. So lernen die Mitarbeitenden proaktiv mitzuwirken und nicht zu warten, bis jemand kommt und ihnen sagt, was sie als nächstes tun sollen.
Sprint Reviews
Alle vier Wochen findet ein Sprint Review statt. Dies ist für das Programm sehr wichtig, wenn nicht sogar das aller wichtigste Instrument, um zu kommunizieren. Hier wird besprochen, an was gearbeitet wird und was die Ergebnisse sind. Jedes Team hat 25 Minuten Zeit und kann sich vorstellen, was der Wert der Arbeit ist, den sie generiert haben.
Bruno Meyer: «Heute zählen nur noch die Ergebnisse, früher war es eher so, dass man Hauptsache mal daran gearbeitet hat. Daher sind für uns die Sprint Reviews am wichtigsten, wir sind da auch sehr offen, alle die wollen, dürfen sich dazusetzen und zuhören. Das letzte Sprint Review, welches in der 12. Woche stattfindet, ist kein richtiges Sprint Review mehr, sondern die Ergebnispräsentation.»
Als Fazit dieser drei Monate bei ewz zählt zum einen sicherlich der Einblick in die Energiewirtschaft und zum anderen das Erlernen agiler Arbeiten in der Praxis. Als besonders spannend werden die Sprint Reviews erachtet, da man bei allen Gruppen immer einen Überblick erhielt woran sie gerade arbeiten und somit die Möglichkeit hat Synergien zu nutzen.
Zum Thema Agilität gibt es auch eine dezidierte Weiterbildung am Institut für Marketing Management: CAS Agile Marketingorientierung