Debriefing: Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Von Céline Wieland

Projekte im Bereich Marketing und Kommunikation sind meist schneller abgeschlossen als konzipiert und geplant. Die Vorbereitungen für einen Anlass oder eine Kampagne dauern häufig mehrere Monate, während das Projekt bald nach seiner Durchführung ad acta gelegt wird. Dabei gehen wichtige Prozessschritte im Projektmanagement unter. So etwa das Debriefing, dessen Wichtigkeit und Nutzen oft unterschätzt wird.

Wer häufig mit Agenturen zusammenarbeitet, weiss, dass ein klares und umfassendes Briefing die Grundlage für effiziente und zielgerichtete Arbeiten bildet. Auch in Projekten ohne externe Fachkräfte werden anlässlich Startsitzungen die Ausgangslage geschildert, Wünsche und Bedürfnisse geklärt sowie Ziele definiert. Auf diesen Erkenntnissen basieren alle Arbeiten zur Projektumsetzung. Die Nachbesprechung, das sogenannte Debriefing, erlaubt nach Projektabschluss einen Rückblick auf das Projekt, bei dem ein Fazit gezogen und Optimierungsmassnahmen für künftige Projekte festgehalten werden.

Auch Debriefings bedürfen einer Vorarbeit

Damit Debriefings erfolgreich sind, müssen sie von Beginn an in die Projektplanung eingebunden werden. Das bedeutet einerseits, dass das Debriefing Teil eines jeden Projektterminplanes ist und möglichst zeitnah nach dem Abschluss des Projektes – solange die Erinnerungen noch frisch sind – angesetzt wird. Andererseits müssen vor Projektstart beim Briefing klare Ziele definiert sein, damit überhaupt über Erfolg und Misserfolg diskutiert werden kann. Nicht zuletzt ist es wichtig, beim Debriefing alle ins Projekt involvierten Personen zu berücksichtigen, also interne wie externe, hierarchisch über- wie untergestellte. Damit diese angeregt werden, über das Projekt zu reflektieren, empfiehlt sich, vor dem Treffen einen Fragebogen zum Projektverlauf zu versenden. Zusätzlich wird jedem Projektmitglied zur Vorbereitung auf die Nachbesprechung eine Traktandenliste zugestellt.

Rückblick und Ausblick

Im Debriefing stehen drei Fragen im Zentrum:

  1. Was ist passiert? (Damit ist sowohl Negatives als auch Positives gemeint)
  2. Warum ist es passiert?
  3. Würden wir beim nächsten Mal wieder gleich handeln?

Zu Beginn der Nachbesprechung werden die Fakten zusammengetragen: Die wichtigsten Etappen des Projekts werden in Erinnerung gerufen und positive sowie negative Ereignisse innerhalb des Projekts angesprochen. Im zweiten Schritt werden die Ursachen für diese Erfolge und Fehler identifiziert. Daraus lassen sich im dritten Schritt gemeinsam Learnings und Optimierungsmassnahmen ableiten. Diese Erkenntnisse sind besonders in Hinblick auf künftige Projekte wichtig, denn so werden Wiederholungsfehler vermieden und gesammelte Erfahrungen besser genutzt. Am besten werden die im Team erarbeiteten Schlüsse in einem Protokoll festgehalten, das nach der Besprechung an alle Teilnehmenden versendet wird.

In Debriefings steht das gemeinsame Erarbeiten von Learnings im Zentrum © Pixabay

Subjektivität gestattet

Im Gegensatz zu klassischen, faktenbasierten Analysen haben (Bauch-)Gefühle und subjektive Einschätzungen im Debriefing durchaus ihren Platz. Jede Person soll sich frei äussern können. Die Schaffung einer konstruktiven, positiven Atmosphäre ist hierfür wichtig, nur so kann die Ergebnis- und Prozessqualität gemeinsam und transparent bewertet werden.

Debriefings schweissen zusammen

Neben den projektspezifischen Vorteilen haben Debriefings aber einen weiteren, nicht zu vernachlässigenden Nutzen: Das Projektteam als solches wird gestärkt. Das Debriefing erlaubt eine offene Kommunikation innerhalb des Teams und schafft Bewusstsein dafür, dass es jede einzelne Person zum Gelingen des Projektes braucht – sei ihr Anteil auch noch so klein. Damit wird der Teamgedanke gefördert, was die Motivation und dadurch die Einsatzbereitschaft eines jeden Teammitglieds zusätzlich stärkt.

Debriefings stärken den Teamgeist © Pixabay

Dranbleiben lohnt sich

Trotz der zahlreichen Vorzüge, die sich aus Debriefings ziehen lassen, werden Nachbesprechungen oft vergessen oder so lange verschoben, bis der Nutzen irgendwann nicht mehr ersichtlich ist. Oder aber es herrscht die Meinung, dass das Projekt so erfolgreich war, dass es kein Debriefing braucht. Gerade in einer längerfristigen Zusammenarbeit und bei wiederkehrenden Projekten ist es jedoch wichtig, regelmässig Bilanz zu ziehen, Ungesagtes auf den Tisch zu bringen und Verbesserungsmassnahmen zu eruieren. Denn: Kaum ist ein Projekt abgeschlossen, steht bereits das nächste vor der Tür!

Mehr zum Thema:

Insights in Marketing: Herding Cats… The Art and Power of a Well Run Debrief

Mussmann, Moritz: Debriefing – aus Fehlern lernen

Spies, Marco & Wenger, Katja: Branded Interactions

Teamazing GmbH: Was versteht man unter Debriefing?

Über die Autorin

Céline Wieland arbeitet als Projektleiterin und Assistentin der Geschäftsleitung bei der Scarton Stingelin AG, einer Agentur für Design und Kommunikation mit Sitz in Liebefeld Bern und Zürich. In ihrer Funktion erlebt sie täglich die Wichtigkeit von klaren Briefings und gemeinsamen Debriefings. Neben ihrer beruflichen Tätigkeit ist sie Kommunikations- und Finanzverantwortliche des Sportclubs Tchouk’Bulle und absolviert an der ZHAW den CAS Marketing- und Corporate Communications.

Paper-La-Pappe – oder ich mach mir die Welt widde widde wie sie mir gefällt

Von Renee McGrath

Heute eine Höhle, um sich darin zu verkriechen und das kleine Glück zu suchen, morgen ein Boot, um die sieben Weltmeere zu umsegeln und übermorgen eine Rakete, um dem Mond ganz nah zu sein. Das Spielset Paper-La-Pappe ermöglicht Kindern sich kreativ auszutoben und ihre Fantasiewelt so zu bauen, wie sie ihnen gefällt.

Paper-La-Pappe besteht aus stabilen jedoch leichten Kartonplatten, welche zusammengesteckt und beliebig oft umgebaut werden können. Einzig die Kinder und ihre Vorstellungskraft entscheiden, welche Welt heute geschaffen wird. Pippi Langstrumpf hätte ihre helle Freude daran.

Paper-La-Pappe kann beliebig oft umgebaut werden © Optipac

Es verwundert daher nicht, dass sich ein Halbschwede der Aufgabe widmete, von welcher Pippi sang. Michel Bernhard von Optipac GmbH in St. Gallen produziert Paper-La-Pappe und führt es seit März 2018 im Sortiment.

Hallo Michel – wie entstand Paper-La-Pappe?

Die Idee wurde aus dem Wunsch eines 3-jährigen Mädchens, sich ihr eigenes kleines Zuhause zu schaffen, geboren. Sie spielte mit Kartonschachteln aller Art und baute sich daraus ihre Verstecke.

Ich wollte ihr zum Geburtstag ein Kartonspielzeug von hoher Qualität schenken, das nachhaltig ist und immer wieder verändert werden kann. So haben wir einen ersten Prototyp kreiert. Heute ist das Mädchen fünf Jahre alt und der Paper-La-Pappe-Prototyp ist immer noch im Einsatz und wird täglich dem Härtetest unterzogen. Daraus baute sie mit ihren Freunden nach Lust und Laune schon ein Geheimagentenhaus, eine Höhle, ein Verkaufsladen, ein Raumschiff, ein Zug oder Wohnwagen.

Paper-La-Pappe Starter-Kit und Starter-Kit+Maisonette © Optipac

Wieso hast Du Paper-La-Pappe ins Sortiment aufgenommen?
Bei Optipac lieben wir Karton und seine scheinbar gegenseitigen Eigenschaften. Einerseits ist er stabil anderseits leicht und einfach zu verarbeiten. Neben dem Standardsortiment produzieren wir in St. Gallen für unsere Kunden kreative Sonderanfertigungen aus Karton. Kinderspielsachen waren nicht unsere Kernkompetenz. Der Prototyp von Paper-La-Pappe stand jedoch in unserer Eingangshalle und ich wurde von Geschäftspartnern oft darauf angesprochen und auch gefragt, wo man dieses Spielset kaufen kann. Nachdem wir ein paar Exemplare für Freunde produzierten, häuften sich die Anfragen und so entschieden wir uns Paper-La-Pappe weiterzuentwickeln und auch zum Verkauf anzubieten. Zurzeit ist Paper-La-Pappe über unseren Online Shop erhältlich.

Das Design lässt viele Freiräume offen © Optipac

Was fasziniert Dich an Paper-La-Pappe?
Die Freiheit ganz leicht zu bauen macht erfinderisch und das gelungene Design fördert die Kreativität. Wer den Ideenreichtum seines Kindes antreibt, legt eine wichtige Basis für dessen ganzes Leben. Denn kreative Menschen kommen in vielen Situationen besser zurecht. Sie sind spontan, flexibel und aktiv, können improvisieren und setzen beim Denken ihre Fantasie ein, sodass sie oft auf überraschend gute Lösungen kommen. Dieses Denken wird mit Paper-La-Pappe klar angeregt.

Die erschaffenen Bauten regen zu Rollenspielen an. In der Gruppe sind Teamarbeit und soziales Miteinander gefragt. Wenn alleine gespielt wird, ergibt sich auch die Möglichkeit eines Rückzugsortes. Manchmal habe ich das grosse Glück ins kleine Reich eingeladen zu werden und bringe ein paar Guetzli als Proviant mit.        

Teamarbeit und soziales Miteinander werden gefördert © Optipac

Was wir an Paper-La-Pappe toll finden ist, dass es ganz einfach wieder abgebaut und in der Umverpackung unter dem Bett, hinter dem Schrank oder irgendeinem ungenutzten Ecken platzsparend verschwindet. Nur um wieder herausgeholt und ein Schoss, eine Bushaltestelle oder ein Zirkuszelt zu werden. Paper-La-Pappe kann nach unzähligen Stunden des Spielens, wenn die Kleinen nicht mehr so klein sind, weiterverschenkt oder aber ressourcenschonend recycelt werden. Pippi hätte auch da sicher nichts dagegen.

Ein ressourcenschonendes Recycling ist möglich © Optipac

Ein Paper-La-Pappe Starter-Kit beinhaltet 18 Wände, eine Tür, ein Fenster und 66 Verbindungsteile. Das Zusatzkit Maisonette besteht aus zwei Dachgiebeln, einer Tür, fünf Fenstern, vier Zusatzteilen für die Sitzbank im Kartonhaus, fünf Rechtecken für Dach und Tisch sowie 32 Verbindungsteilen.

www.paper-la-pappe.ch

www.optipac.ch

Über Autorin

Ob als Gestalterin im Regenwald Madagaskars, bei einem typografischen Atelier oder im Alltag einer schnelllebigen Werbeagentur Renee McGrath Abazovic liebt es kniffligen Gestaltungsaufgaben eine Form zu geben, welche der Funktion folgt. Ursprünglich Marketingfachfrau, schloss sie das BA in Visueller Kommunikation an der Hochschule der Künste in Bern ab und studiert zurzeit berufsbegleitend an der ZHAW CAS Marketing- und Corporate Communications. Renee träumt davon irgendwann einmal in Eileen Grays Villa E-1027 in Roquebrune-Cap-Martin zu leben. Falls es damit nicht klappen sollte, hat sie vor, sich mit Paper-La-Pappe ihr eigenes kleines Haus am Meer zu bauen.