Gähn war gestern: Wie Konferenzen zum Erlebnis werden.

Von Judith Gallus

Das Szenario ist bekannt: Die Konferenz ist optimal vorbereitet, Ihr Publikum sitzt neugierig auf seinen Plätzen, der renommierte Keynote Speaker gibt sein Bestes. Und dennoch schielen die ersten nach einer halben Stunde auf ihr Smartphone, und andere rutschen unruhig auf den Stühlen hin und her. Es ist unübersehbar: Ihr Publikum kämpft gegen das „Death by Powerpoint Syndrome“. Dabei könnte es ganz anders laufen.

Eine Frage der Aufmerksamkeitsökonomie

Aufmerksamkeit ist heute ein knappes Gut. Im Alltag, bei der Arbeit – und auch bei Konferenzen. Die Fachleute sprechen von der «Ökonomie der Aufmerksamkeit». Sie beschäftigen sich mit der Frage: «Mit welchen Mitteln kann ich was bei wem erreichen?» Wer Aufmerksamkeit will, muss die Voraussetzungen dafür schaffen. Und dabei stets berücksichtigen, dass unsere Sinne keine 24/7-Organe sind.

Auch bei Publikumsanlässen gelten die Gesetze der Aufmerksamkeitsökonomie. Es lohnt sich deshalb, bei deren Planung nicht nur ans Programm zu denken sondern ebenso an Emotionen, an Partizipation und Involvement der Gäste. Wer will schon von der Bühne herab belehrt werden? Wer hat noch den Nerv, einfach nur still dazusitzen? Wer ist mittlerweile nicht immun gegen endlose, wortreiche Slide Shows?

Im Eventbereich bedeutet dies, nicht nur in Inhalten zu denken sondern auch in Formaten. Das Wie wird zum Erfolgsfaktor. Denn aufmerksam bleibt nur, wer sich angesprochen und abgeholt fühlt. Mehr noch, wer sich als Teilnehmer auch einbringen kann. Vor diesem Hintergrund sind in den letzten Jahren zahlreiche Formate und Tools entwickelt worden, die Konferenzen zu kurzweiligen und nachhaltigen Erlebnissen machen. Die Devise dabei: vom Zuhörer zum Teilnehmer.

Nicht mehr nur zuhören, sondern aktiv teilnehmen © standing ovation ag

So gelingen Konferenzen

Masterclass: Expertise aus erster Hand

Meisterschaft hat ihr eigenes Charisma. Und auf dieses baut die Masterclass. Sie wird in der Regel von ausgewiesenen Experten zu fachspezifischen Themen abgehalten. Solche «Lehrveranstaltungen» – meist in kleinerem Rahmen — sind ein ganz besonderes Erlebnis, weil den Teilnehmern hochkarätiges Wissen aus erster Hand vermittelt wird.

  • Für Konferenzen mit anspruchsvollem Publikum, das einen echten Mehrwert erwartet.

Barcamp: die Bottom-up-Methode

Hier gilt die Parole «Jeder kann Konferenz.» Diese Workshop-Konferenzen werden ad hoc von den Teilnehmern gestaltet. Dialog und Austausch haben Priorität. Das kann befreiend, inspirierend, motivierend und sehr nachhaltig wirken. Insbesondere wenn am Ende konkrete Ergebnisse vorliegen, die dem Plenum präsentiert werden. Dieses Format ist zeitintensiv und bedarf eines erfahrenen Moderators.

  • Für Veranstaltungen mit aktiven Teilnehmern, die keine Scheu haben, die gewonnenen Erkenntnisse anschliessend dem Publikum vorzutragen.

Pecha-Kucha: Adrenalin für die Aufmerksamkeit

Pecha Kucha macht Konferenzteilnehmer hellwach: Denn das Format besteht aus 20 Slides, die während je 20 Sekunden kommentiert werden. Diese äusserst kurzweilige, jedoch sehr anspruchsvolle Vortragsart wurde 2003 erstmals in Tokio angewandt. Heute ist sie vor allem bei Business-Konferenzen und an Universitäten ein Hit.

  • Für Konferenzen mit geübten Sprechern, die in der Lage sind, auch komplexe Inhalte in kompakte 400 Sekunden zu packen.

Catchbox: locker vom Hocker sprechen

Vorbei sind die Zeiten, in denen das Handmikrophon umständlich und zögerlich im Publikum herumgereicht wurde. Mit der Catchbox, einem Mikrophon, das in einer weichen, viereckigen Hülle steckt, werfen sich die Teilnehmer das Wort zu. Dabei verfehlt die Catchbox auch mal das anvisierte Ziel. Der Zufall sorgt für eine angeregte und spielerische Atmosphäre.

  • Für Events mit eher informellem Charakter.

Mikrophon mal anders © Catchbox

Event App: der Interaktions-Booster

Konferenzen müssen heute mehr leisten: Informationsvermittlung, Networking, Erlebnis usw. Ein Tool, das eine Vielzahl von Bedürfnissen abdeckt, ist die Event App. Sie steigert die persönliche Interaktion zwischen Teilnehmern, Referenten und Organisatoren markant. Via Event App können Teilnehmer z. B. live Fragen zum Vortrag stellen, Feedbacks geben, an Abstimmungen teilnehmen oder auf einer sogenannten Wall of Ideas ihre Meinung kundtun.

  • Für grössere und/oder wiederkehrende Tagungen und Konferenzen.

Wenn Sie also das nächste Mal eine Konferenz oder einen ähnlichen Anlass organisieren, wagen Sie etwas Neues und probieren Sie ein alternatives Format oder Tool aus. Binden Sie Ihr Publikum in den Vortrag ein und erzeugen Sie so ein positives, gemeinsames und nachhaltiges Erlebnis. Begeisterte Teilnehmer werden es Ihnen danken.

Über die Autorin

Judith Gallus ist Head of Communication bei standing ovation ag, einem führenden Schweizer Dienstleister für Events, Kongresse und Shared Communication. Zur Zeit absolviert sie an der ZHAW den Lehrgang CAS Marketing & Corporate Communications. Gerne beantwortet sie Fragen zu Events und Live Communication. standingovation.ch