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Technische Dokumentation – was ist das eigentlich?

Die Technische Dokumentation ist ein spannendes Berufsfeld mit grosser Nachfrage nach gut ausgebildeten Fachleuten. Birgit Fuhrmann ist Technische Redakteurin. Bei Gesprächspartnern hinterlässt die Frage nach ihrem Job jedoch oft fragende Blicke. In diesem Beitrag gibt sie Auskunft: Warum spielen Terminologie, Übersetzung und Lokalisierung in der Technischen Dokumentation so eine grosse Rolle und was braucht es noch, um in der Technischen Dokumentation zu arbeiten?

von Birgit Fuhrmann, Operative Leiterin des Forschungs- und Arbeitsbereichs Technikkommunikation am IUED Institut für Übersetzen und Dolmetschen

Auch heute noch stehe ich fragenden Blicken gegenüber, wenn ich mich vorstelle und sage, dass ich Technische Redakteurin bin. Wenn ich dann von Technischer Dokumentation erzähle, bleibt das Bild meist dasselbe. Erst wenn ich von Betriebsanleitungen rede, klart sich der Blick langsam auf und ich bekomme ein „Ah ja“ zu hören. Viele können sich unter diesem Berufsbild nur wenig bis gar nichts vorstellen. Wenn man in Unternehmen über Technische RedakteurInnen spricht, ist auch hier nicht jedem klar, was sie denn eigentlich machen. Bekannte Vorstellung: Der Technische Redakteur sitzt vor seinem PC in seinem Kämmerlein und tippt Texte vom Produktmanagerin oder Entwicklerin ab, macht noch ein paar Bildchen und ein bisschen Layout, damit es schön wird und dann war’s das. Eine Illusion.

Obwohl es seit über 20 Jahren viele Institutionen gibt, die Technische RedakteurInnen oder auch TechnikkommunikatorInnen ausbilden – mit unterschiedlichen Schwerpunkten –, ist die Nachfrage nach diesen gut ausgebildeten Fachleuten nach wie vor gross. Und sie steigt kontinuierlich. Denn immer mehr Unternehmen erkennen, wie zentral Technische Dokumentation für ihr Unternehmen, nicht nur aus rechtlicher Sicht ist. Zudem vollzieht sich gerade noch ein Wandel. Mit der Digitalisierung wandelt sich das Berufsbild: Technische RedakteurInnen erstellen ja bekanntlich Benutzeranleitungen und bei diesen kommen viele neue digitale Medien hinzu wie z.B. CAD-Grafiken im Web oder via App, Möglichkeiten, Produktinformationen über einen QR-Code am Produkt abzurufen, der Einsatz von Augmented Reality und Virtual Reality im Wartungs- und Servicebereich von Produkten, Anleitung für EndnutzerInnen mit Videos, Animationen oder auch Chatbots. Die Möglichkeiten sind vielfältig, und wir stecken auf diesem Gebiet noch in den Kinderschuhen.

Beruflicher Einstieg in die Technikkommunikation

Viele Technische RedakteurInnen kommen als QuereinsteigerInnen in diesen Beruf aus Bereichen wie Technik, Ingenieurswesen, Konstruktion, Journalismus, Übersetzen, Germanistik und vielen mehr. Ihre Gemeinsamkeit? Sie bringen alle ein Faible für das Schreiben, Illustrieren und Vermitteln von Technik mit – entweder mit einer technischen Ausbildung als Hintergrund oder mit einer sprachlichen. Sie sind ÜbersetzerInnen von der Sprache der IngenieurInnen in die Sprache der Benutzer.

Technische Dokumentation Birgit Fuhrmann Arbeitsplatz
Birgit Fuhrmann an ihrem Arbeitsplatz am IUED Institut für Übersetzen und Dolmetschen der ZHAW.

Die Aufgaben in der Technischen Dokumentation

Was sind aber die Aufgaben von Technischen RedakteurInnen? Sie gestalten und vermitteln kommunikative Botschaften und zwar benutzerorientiert. Sie leiten die BenutzerInnen an, so dass sie ein Produkt über den gesamten Produktlebenszyklus bestimmungsgemäss, korrekt und sicher anwenden können. Dazu müssen sie die Inhalte, die Sprache, die Gestaltung, das Medium und vieles mehr an den Kenntnissen und Erfahrungen der BenutzerInnen ausrichten. Das ist nur möglich, wenn sie „ihre“ Zielgruppen genau kennen. Die Zielgruppenanalyse ist also essentiell, damit Technische RedakteurInnen benutzerorientiert vermitteln können. Dabei gilt es, sehr viele unterschiedliche Anforderungen aus dem Unternehmen, der Produktentwicklung, dem Produktlebenszyklus und aus dem rechtlichen und vertraglichen Bereich unter einen Hut zu bekommen. Gar nicht so leicht, würde ich sagen. Nicht selten kommt es dabei vor, dass BestellerInnen im Unternehmen finden, die Technische Dokumentation sei zu umfangreich und fragen, ob es die denn wirklich noch in Print brauche – ich würde fast wetten, das haben in der Technischen Redaktion alle schon mindestens einmal erlebt. Die Antwort auf diese Frage geben aber v.a. die rechtlichen Anforderungen aus der Produkthaftung und weitere Richtlinien. Bei den meisten Produkten muss z.B. zwingend eine Benutzerinformation in Print beigelegt werden.

Ein anderes Beispiel sind Änderungen am Produkt in letzter Minute. Es wird erwartet, dass die zugehörige Dokumentation quasi über Nacht angepasst werden kann. Innert 24 Stunden eine Dokumentation und ihre zig Sprachvarianten anzupassen, ist aber quasi unmöglich. Auch nicht oder gerade nicht, wenn in der Technischen Redaktion mit einem Content Management System gearbeitet wird.  Schliesslich spielen ja auch Themen wie Terminologie, Übersetzung und Lokalisierung im heutigen globalen Markt eine wichtige Rolle. Sie sind zusätzliche qualitative Aspekte, die in der Technischen Dokumentation berücksichtigt werden müssen. Eine solche Anpassung bedeutet einen zusätzlichen zeitlichen Aufwand, ein solcher ist in der Projektplanung aber nicht immer berücksichtigt. Die AuftraggeberInnen machen dann grosse Augen und reagieren oft mit Unverständnis.

Und wie gesagt: Das Ganze wird gewürzt durch den digitalen Wandel, der viele neue Medien zur Vermittlung bietet. Produkte selbst werden digital und neue Technologien eröffnen ganz neue Möglichkeiten. Produkte und Anlagen sind für den Datenaustausch und die Diagnose mehr und mehr mit der Cloud verknüpft, Tablets und andere mobile Bedientools werden zum Standard für die Bedienung der Geräte. Künstliche Intelligenz hält auch im industriellen Sektor Einzug. Persönlich folge ich gern rasch neuen Trends. In der Technischen Dokumentation ist hier jedoch Vorsicht geboten. Bevor ich neue Technologien einsetzen kann, müssen die  rechtlichen und vertraglichen Anforderungen an die Dokumentation geklärt sein und ob die neuen Medien diese erfüllen können. Das ist ein stetiger Balanceakt, bei dem man das kommunikative Ziel nicht aus den Augen verlieren darf.

Birgit Fuhrmann hat 2012 den Bachelor Angewandte Sprachen mit Vertiefung Technikkommunikation abgeschlossen. Über ein Praktikum als Studentin fand sie direkt den Einstieg in die Technische Dokumentation bei der Endress+Hauser Gruppe, wo sie 2018 Head Of Department Technology Media wurde. Im Video „Sprachprofis im Porträt – mit Hazel Brugger“ (2016) gibt sie Einblick in die vielseitige Arbeit als Technische Redakteurin. Seit August 2020 ist Birgit Fuhrmann operative Leiterin des Forschungs- und Arbeitsbereichs Technikkommunikation am IUED Institut für Übersetzen und Dolmetschen der ZHAW und unterrichtet im Bachelor Angewandte Sprachen in der Vertiefung Technikkommunikation, und in der Weiterbildung.

Credits Beitragsbild: Endress+Hauser


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Im Bachelor Angewandte Sprachen bildet das IUED Institut für Übersetzen und Dolmetschen Sprachinteressierte zu Sprach- und Kommunikationsprofis aus, die sich souverän zwischen Sprachen, Kulturen und Domänen bewegen können. Das Studium qualifiziert für eine Tätigkeit im mehrsprachigen Projekt-, Event- und Informationsmanagement, in verschiedenartigen Übersetzungskontexten oder in der Technikkommunikation an der Schnittstelle zwischen Mensch und Technik.

Für QuereinsteigerInnen in die Technische Dokumentation bietet das IUED Institut für Übersetzen und Dolmetschen ausserdem eine Weiterbildung. Der CAS Technische Dokumentation vermittelt solides anwendungsorientiertes Grundlagenwissen für die zweck- und zielgruppengerechte Aufbereitung technischer Informationen im Technical Writing. Das Weiterbildungsangebot besteht aus drei Modulen – Grundlagen der Technischen Dokumentation, Single Source Publishing und XML sowie Strukturierung und Standardisierung in der Technischen Dokumentation -, die auch einzeln absolviert werden können. 

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