Kennen Sie diese Situation auch? Sie sind in einem Workshop, bspw. um ein akutes Problem Ihrer Organisation zu lösen, und es sind viele kreative Ideen entstanden. Dank Brainstorming hat man schnell jede Menge Flipcharts oder Post-its mit Lösungsideen gefüllt. Doch nun kommt der schwierige Teil: Aus den Ideen soll auch Realität werden. Ressourcen sind bekanntlich knapp, man kann nicht alles machen. Welche Idee soll man als Erstes anpacken? Die Wahl ist wichtig, denn wenn man die falsche Idee anpackt, kann die Veränderungs-Energie schnell verpuffen. Wie gut, dass es da ein einfaches jedoch wirkungsvolles Tool gibt: Die Priorisierungsmatrix.
Das Prinzip ist ganz einfach: Man bewertet jede Idee anhand von zwei Fragen:
- Wie gross ist die Wirkung?
Bringt die Idee viel Nutzen bspw. für Patienten, Mitarbeitende oder die Organisation? Verbessert sie bspw. die Qualität, spart sie Zeit oder senkt sie gar die Kosten? - Wie einfach ist die Umsetzung?
Ist die Idee rasch und mit wenig Aufwand umsetzbar? Oder braucht es viel Zeit und Ressourcen? Es geht dabei nicht nur um Geld, sondern auch um weichere Faktoren wie «Muss ich viel Aufwand in das Überzeugen von Stakeholdern investieren?»
Das Team schätzt die Wirkung und die Einfachheit gemeinsam ein. Das ist natürlich nur eine grobe Schätzung, zu diesem Zeitpunkt ist das aber vollkommen ausreichend. Für beide Fragen können Sie eine Skala von bspw.1 bis 6 verwenden. Skalen mit einer geraden Anzahl Auswahloptionen sind hier besser, sonst landen Ideen genau in der Mitte und dann lassen sie sich schlecht einordnen. Je nach Team gibt es hier schon Diskussionen, die aber bis zu einem gewissen Grad auch wertvoll sind. Denn im Austausch entsteht häufig mehr Klarheit, was die Idee genau beinhaltet.
Vier Felder – vier Prioritäten
Die Ideen werden als nummerierte Punkte auf der Matrix markiert und landen somit in einem der vier Felder (siehe Abbildung 1):
- «Volltreffer» (oben rechts, Prio A):
Hohe Wirkung, einfache Umsetzung. Diese Ideen geht man sofort an. - «Quick Wins» (unten rechts, Prio B):
Kleine, schnell umsetzbare Verbesserungen mit begrenztem, aber gutem Nutzen. Diese kann man auch parallel zu den Volltreffern umsetzen. - «Dicke Brocken» (oben links, Prio C):
Hier steckt viel Potenzial, aber auch viel Aufwand. Diese Projekte plant man sorgfältig und entscheidet mit Unterstützung von oben, wann und wie sie angegangen werden. - Finger weg (unten links, Prio D):
Wenig Wirkung und viel Aufwand – diese Ideen lassen wir bleiben.
Übrigens: Wissen Sie, warum unten die Dimension «Einfachheit» ist und nicht «Aufwand»? Der Grund ist schnell erzählt. BWLer sind es gewohnt, dass bei solchen Matrizen «oben rechts» immer das Gute ist. So einfach gestrickt ist der BWLer.
Warum funktioniert das so gut?
Dieses einfache Raster hilft, in kurzer Zeit Struktur in eine Vielzahl von Ideen zu bringen. Es ist schnell, verständlich und fördert die Diskussion im Team. Oft entsteht dabei auch ein besseres gemeinsames Verständnis der Chancen und Herausforderungen. Man darf nicht enttäuscht sein, wenn das obere rechte Feld leer ist. Denn sehr nützliche Ideen, die auch noch sehr einfach umzusetzen sind, sind leider selten.
Gerade im dynamischen Umfeld der Gesundheitswelt, wo Ressourcen knapp sind und viele gute Ideen konkurrieren, schafft die Priorisierungsmatrix eine wertvolle Entscheidungsgrundlage. Fällt Ihnen spontan ein, wo Sie das Tool das nächste Mal einsetzen könnten?
Prof. Dr. Alfred Angerer ist Leiter der Fachstelle Management im Gesundheitswesen am WIG
- Mehr zu den Tools des Lean Healthcare Managements kann unter www.leanhealth.ch nachgelesen werden.
- Einen Austausch mit anderen Lean Healthcare-Begeisterten gibt es in unserer Digital Health Academy unter www.dh-academy.ch.
- Im CAS Kurs Unternehmensentwicklung im Gesundheitswesen können Sie noch viele weitere praktische Tools aus der BWL-Welt kennen lernen.