PDF bearbeiten mit OneNote

Mark Kreuzer aus Köln hat für unsere Surface Pro Nutzer einen Webcast produziert, in dem er erklärt, wie man mit OneNote mühelos PDFs bearbeiten und Notizen erfassen kann.

Vielen Dank für diesen tollen Input!

Auf seinem Blog blog.microle.de berichtet Mark Kreuzer übrigens über sein Leben, fast ohne Papier. Es hat einige sehr lesenswerte Beiträge dabei. Ihr findet ihn auch auf Twitter unter @kramkr.

50 Gedanken zu „PDF bearbeiten mit OneNote

  1. Für die persönliche Bearbeitung von PDFs mag das Handling von OneNote ja noch gehen… aber wenn man OneNote wieder verlassen möchte, wird es schwer – beispielsweise wenn man eine kommentierte/bearbeitete Folie weitergeben möchte.
    Unglücklicherweise werden die Seiten der PDF-Datei als „Screenshot“ im Bitmap-Format in OneNote eingefügt. Damit werden die Dateien in OneNote zum einen sehr groß und zum anderen kann der importierte Text weder bearbeitet noch kopiert werden. Das geht in den originären PDF-Dateiformat in Kombination mit den passenden Programmen (z.B. PDF Annotator) oder auch auf’m iPad wesentlich besser und auch programm- und plattformübergreifend. Dabei gibt es massenhaft Tools um eine PDF-Datei in das Word-Dateiformat zu überführen ohne die „Krücke Screenshot“, so das die Inhalte editierbar bleiben… vielleicht lohnt sich der Umweg über Word und copy&paste?

    Ansonsten ist OneNote ein Top Programm – aber wenn man seine Notizen ggf. exportieren will, sollte man besser jede Seite im A4 Format anlegen. Auch wenn das natürlich zu Lasten einiger Features der „Endlos“-Seite geht. Da muss jeder für sich die eigene Balance finden – wie so oft im Leben 🙂

  2. Erstmal klasse Video ,hat mir jetzt schon mega geholfen!:) Habe nur ein Problem mit dem drucken von Pdf Dateien. Die Pdf wird in viele Seiten aufgeteilt und nicht wie im Video auf eine endlos Seite. Diese Option konnte ich aber auch nicht wählen:/ Was tun?
    Freu mich jetzt schon auf Hilfe:)
    Mfg Artur

    • Hallo Artur
      Danke für deinen Kommentar. Man kann beim Drucken von PDF zu OneNote wählen, ob lange Ausdrucke auf mehrere Seiten oder eine Seite eingefügt werden sollen. Standardmässig ist es so eingestellt, dass lange Ausdrucke auf mehrere Seiten eingefügt werden, was allerdings nicht so sinnvoll ist. Du kannst das in One Note einstellen. Dazu gehst du auf Datei -> Optionen -> runterscrollen bis zum Abschnitt „Anzeige“ und das Häkchen bei „Lange Ausdrucke auf mehrere Seiten einfügen“ raus nehmen. Siehe auch hier: http://onenote365.wordpress.com/2013/05/12/lange-pdf-dokumente-auf-eine-notizseite-drucken/

      • Hallo, super Video
        habe alles so gemacht und auch mehrmals versucht, leider stellt mir OneNote die letzte Frage nicht, es wird zwar alles auf Seite eingefügt aber leider wieder als 20 einzelne Seiten. OneNote stellt mir die letzte Frage nicht und zwar „wie möchten Sie diesen Ausdruck einfügen“. hat jemand eine Idee?
        liebe Grüsse
        Oliver

        • Deaktiviere unter Optionen –> Erweitert –> Ausdrucke –> „Lange Ausdrucke auf mehrere Seiten einfügen“

          Diese Funktion ist nach der Installation standardmässig aktiviert und sollte deshalb deaktiviert werden.

  3. Grias di Mark,
    wie kann ich Notitzen im Din 4 Format zwischen den jeweiligen Skriptseiten einfügen (Ausdruch one note 1. Seite)

    VG Jakob

  4. Für das Bearbeiten von PDFs hab ich in einem Video den PDF Annotator gesehen. Wäre der vielleicht ne super Lösung für Surface 3 Pro und Co? 🙂
    Vielleicht möchte ihn mal einer von euch ausprobieren und mir dann sagen, was er denkt 🙂

    Ich selbst hab seit gestern das Surface Pro 3.

  5. Hallo Markus, vielen Dank für den Hinweis. Wir werden den PDF Annotator gerne prüfen. Bis jetzt war der kostenlose PDF XChange Editors der Favorit bei den Studierenden. Er bietet eine integrierte OCR-Texterkennung.

  6. Wow, vielen Dank für dieses Video.
    Habe das Surface seit 2 Wochen für mein Studium und es war genau das was gefehlt hat.
    Zum einen das schnelle bearbeiten, zum anderen gefällt mir auch besonders gut, dass man Seine Notizen so gut organisieren kann, das möchte ich auch noch hinbekommen beispielsweise mit Hauptbuch Uni, Unterbuch 1.Semester, 2. Semster etc und dann in der dritten Ebene die Fachbezeichnung.

    Leider funktioniert bei mir der Druck eines Pdfs oder Words nicht mit Send to One Note. Es kommt dann die Fehlermeldung One Note muss zum ersten Mal gestartet werden, obwohl One note bereits gestartet wurde.
    Man kann diese Problem umgehen in dem man One Note öffnet und dann über Einfügen/Datei PDF Druck einfügen rein geht und dann normal über die Explorerfunktion die Datei auswählt, die man in One Note einfügen möchte. Dabei wird die Datei in die Aktuelle Lasche eingefügt.

    Wisst Ihr zufällig wo die Daten dieses One Note Buches gescpeichert wird? Mir geht es vor allem um die Datensicherheit. Wenn man sich so ein Riesiges Notizenmanagement aufbaut wäre es gut davon auch eine Datensicherung zu haben für den Fall der Fälle. Falls der Computer mal von einem Virus befallen ist und alle Notizen weg sind wird das ein sehr böses erwachen… Danke

    • Hallo Daniel, Danke für deinen Kommentar. Den Speicherort der Notizen findest du in den Einstellungen unter Datei -> Optionen -> Speichern und Sichern. Schau dazu doch mal in das Handbuch auf Seite 35.
      Du kannst die Notizen entweder direkt auf OneDrive speichern oder den lokalen Ordner, in den die Notizbücher gespeichert werden, mit einem Cloud-Dienst synchronisieren.

    • hört sich nach dem Problem an was ich auch hatte. Es gibt 2 unterschiedliche Programm. OneNote und in meinem Fall OneNote2016. Das normale OneNote hat nicht alle Funktionen!

  7. Hallo,
    ich habe mir nun auch ein Surface 3 Pro für die Uni zugelegt. Kannst du mir verraten wie man bearbeitete Dateien, also mit Anmerkungen, Markierungen etc., speichern kann? Damit man sie aus OneNote löschen kann und quasi bearbeitet wieder einfügen kann.
    Schon mal Vielen Dank im Vorraus.

    • Hallo Nico, ich hoffe, ich habe deine Frage richtig verstanden: Du möchtest die zuvor als Ausdruck eingefügten PDF Dateien aus OneNote exportieren, sie mit einem anderen Programm bearbeiten und sie danach als Verknüpfung wieder in OneNote einfügen?

      Du kannst die OneNote Notizbücher als PDF exportieren. Dazu klickst du in OneNote auf die Registerkarte Datei -> Exportieren -> Aktuelles Element exportieren und wählst das Format PDF (*.pdf). Leider scheint der Export von Notizen als PDF in OneNote nicht immer zufriedenstellend zu funktionieren, das hängt wohl damit zusammen, dass OneNote die importierten PDFs als Bild einfügt.

      Grundsätzlich kannst du das PDF in einem anderen Programm, z.B. dem PDF-XChange Editor oder Drawboard bearbeiten und es anschliessend in deinen Notizen in OneNote nur noch als Verknüpfung einfügen.
      Die Verknüpfung von Dateien in OneNote hat den Vorteil, dass deine OneNote Dateien nicht so gross werden, ein Nachteil ist allerdings, dass die verknüpften PDF-Dateien nicht via OneNote durchsuchbar sind.

  8. Hallo (:

    Es geht hier zwar um das Surface Pro, aber vielleicht kann mir ja trotzdem jemand bei meinem Problem weiterhelfen.
    Ich besitze ein IPad Air 2 auf dem ich mir kürzlich One Note installiert habe und damit auch sehr zufrieden bin!
    Das einzige was ich nicht verstehe, oder finde ist: Wie schreibe ich in eine „ausgedruckte“ PDF Text?
    Ich würde gerne direkt in die Vorlesungen (die meistens in PDF- Form sind) hineinschreiben. Tippe ich mit meinem Finger jedoch an die Stelle an die der Text soll, kann ich nur die ganze Folie bearbeiten oder löschen etc. Ich kann also keinen Text direkt hinter die Stichpunkte schreiben, so wie es am PC geht.
    Kann mir jemand helfen?
    P.S.: Ich schreibe mit der Tablet- Tastatur und brauche keinen Stift und möchte auch gar keinen (;

    • Hallo Antje
      Man kann leider in der iOS Version von OneNote aktuell nur Kommentare über oder neben dem als Ausdruck eingefügtem PDF Dokument einfügen. Das Schreiben mit der Tastatur direkt hinter die Stichpunkte ist aktuell auf dem iPad nur mit dem Stift möglich.

  9. Hallo,
    ich habe genau das Problem, dass ich die eingefügten PDF’s nicht mehr ausdrucken kann. Sobald diese Dateien zu gross sind, hängt sich one note dauernd auf. Beim Ausdrucken oder auch beim Exportieren als PDF-Datei, onenote hängt sich auf. Gibt es eine Möglichkeit solch eingefügte PDF-Dateien nachträglich auf 2-3 Seiten zu verteilen, damit sie einzeln gedruckt oder exportiert werden können?

  10. Habe das Ganze mit dem an OneNote senden probiert. Funktioniert leider nicht. Drcuker startet, druckt aber in OneNote öffnet sich nichts.

    • Hallo, haben Sie es mit OneNote for Desktop versucht? Es gibt von OneNote zwei Versionen. Von welchem PDF Programm aus drucken Sie? Mit dem Adobe Reader sollte es eigentlich gut funktionieren.

  11. Klasse Video!!
    Jedoch habe ich eine Frage. Ich möchte eine PDF Datei mit 1Mb Größe einfügen. Das Problem ist, dass das Einfügen zu lange dauert. Hat das jemand eine Lösung? Benutze OneNote 2016 auf meinem Surface Pro 4 mit 4GB Arbeitsspeicher und I3 Prozessor.

  12. Hallo zusammen,

    ich würde OneNote gerne generell als Ablage für pdf-Dateien nutzen, da OneNote ja eine Texterkennung hat und ich so direkt mehrere pdf-Dateien aufeinmal durchsuchen kann.
    Leider ist meine OneNote-Datei dadurch 5-10 mal größer als meine einzelnen pdf-Dateien.

    Frage: Wie kriege ich es hin, dass das OneNote-Notizbuch mit den pdf-Ausdrucken nur geringfügig größer ist als die reinen pdf-Dateien? Bzw. welche Möglichkeiten gibt es, um meine OneNote-Datei zu komprimieren?

    Viele Grüße
    Max

  13. Hallo, wenn ich die .pdf Ansicht wähle oder das .pdf jemanden gebe sind alle Notizen weg! Sie sind nur in OneNote ersichtlich. Was mache ich falsch?

  14. Man kann ja PDF-Dateien in OneNote editieren und speichern. Das Thema ist ganz spannend, da importierte PDF-Dateien eine Volltextsuche (auch durch sämtliche in dem OneNote Notizbuch vorhandenen PDF-Dateien) ermöglicht. Leider ist es in diesen Fällen zwangsläufig so, dass dann auch jede Seite des PDF´s im entsprechenden Notizbuch angezeigt wird.
    Ich würde aber gerne, dass lediglich eine Verknüpfung auf das PDF vorhanden ist, die Volltextsuche durch das gesamte PDF aber trotzdem funktioniert.
    Geht das?

    • Hallo Timo, die Volltextsuche in OneNote funktioniert meines Wissens nur innerhalb von OneNote und nicht für verknüpfte Dokumente. Für effizientes Suchen in PDF Dokumenten eignen sich andere Programme besser, z.B. bietet Mendeley für die Verwaltung von wissenschaftlichen Publikationen eine sehr gute Suchfunktion innerhalb von PDFs an. Auch Cloud-Dienste wie OneDrive / OneDrive for Business bieten die Möglichkeit die Inhalte von PDF-Dokumenten zu durchsuchen, wenn die PDFs in der Cloud gespeichert sind.

  15. Guten Tag,

    ich habe seit Weihnachten ein Surface Pro 4 zu Hause und in Verbindung mit OneNote 2016
    ist es wirklich eine super Alternative zu Papier. Da ich zur Zeit studiere bekomme ich sehr viele
    PDFs, welche ich immer gleich in OneNote einfüge. Soweit alles top, nur ab und zu werden einzelne
    PDF-Seiten in OneNote nicht richtig angezeigt. Vielleicht können sie mir ja weiterhelfen.

    Mit freundlichen Grüßen

    Julian

    • Hallo Julian, wie werden die PDF in OneNote „nicht richtig“ angezeigt? Sind sie verzogen oder was für ein Problem taucht auf?
      Generell funktioniert es am Besten wenn man die PDFs via Drucken an OneNote sendet. Dann kann man das Papierformat, z.B. hoch- oder querformat auswählen. Du kannst die PDFs als z.B. im Adobe Reader öffnen und dann auf Drucken -> Senden an klicken.

      • Guten Tag, danke für die Antwort. Ja einzelne Formeln, Vektoren oder Matrizendarstellungen sind verzogen bzw. es fehlen Teile davon. Ich mache es immer genau so wie Sie es beschreiben, PDF per Adobe Reader öffnen -> Drucken -> Senden an OneNote 2016 und dann wähle ich in OneNote die jeweilige Seite aus, in der der Ausdruck erstellt werden soll.

        • Hallo Julian, das klingt eher danach als hätte OneNote ein Problem mit komplexen Inhalten in PDF-Dateien (Formeln usw.). Wie wurden diese PDF-Dateien denn erstellt? Vielleicht liegt es an der PDF-Datei selber. Ich nehme an in einem PDF-Editor wie Adobe Reader werden die Formeln korrekt angezeigt? Kannst du das PDF mal neu als PDF exportieren und schauen, ob das etwas hilft?
          Wahrscheinlich kann OneNote diese eingefügten (Sonder)Inhalte nicht richtig lesen. Du könntest die entsprechenden Seiten als Bild exportieren und sie als Bild in OneNote einfügen, das ist aber natürlich etwas umständlich.

          • Guten Tag, ich weiß nicht wie die PDF-Dateien erstellt worden sind, da müsste ich mal beim jeweiligen Professor nachfragen. Im Adobe Reader werden die Formeln korrekt angezeigt. Ich werde es mal mit Ihrem Tipp probieren, also die einzelnen fehlerhaften Seiten einfach als Bild in OneNote einfügen. Danke für die Hilfe!

  16. Hi. Mein Hauptproblem ist zur Zeit dass ich diverse PDF´s eingescannt habe, in der die Seiten mal im Hochformat und mal im Querformat vorhanden sind. Jeder Reader erkennt die dreheung der Seiten an, nur OneNote nicht. Hat da jemand eine Lösungsidee?

  17. Ich nerve noch mal…
    Kennt sich irgendjemand damit aus wie ich dauerhaft die Seitengröße auf DinA4 einstellen kann. Ich möchte nämlich jeder Zeit in der Lage sein, diese Dokumente auch wieder vernünftig ausducken zu können. Das gestalltet sich aber grade bei PDfs in Querformat grade sehr schwierig. Die bringt ON dann nur quer auf A4 im oberen Bereich. Sprich das ehemals A4 wird dann zu einem A5. Auch ein aufrechtes A4 wird etwas kleiner angezeigt. Ich hoffe auf eure Lösungsvorschläge.
    Vielen Dank!

    • Hallo Stephan, es gibt dafür meines Wissens leider keine einfache Lösung.
      Es gibt eine Option „Originalausdruck anzeigen“ mit der du die Datei in einem PDF-Reader öffnen und ausdrucken kannst, allerdings wird dann nur die Originaldatei ohne Annotationen gedruckt. Du findest diese Option im Kontextmenü, wenn du mit der rechten Maustaste auf den Dateiausdruck klickst.
      Im Menü „Ansicht“ gibt es eine Option „Papierformat“. Dort kannst du die Seitengrösse in OneNote auf A4 einstellen und diese Einstellungen als Vorlage für Seiten nutzen, in die du Dateiausdrucke einfügst.
      Im Menü „Ansicht“ kannst du zudem den Seitentitel ausblenden, damit er nicht gedruckt wird.
      Beim Drucken kannst du anschliessend unter Datei -> Drucken -> Seitenansicht den Druckbereich und das Papierformat anpassen. Du kannst versuchen das Häkchen bei „Inhalt auf Papierbreite anpassen“ zu deaktivieren, aber das führt wahrscheinlich dazu, dass eine Seite auf mehre Seiten verteilt gedruckt wird.
      Eine weitere Möglichkeit ist allenfalls auch das Drucken via Adobe PDF. Anstelle eines Druckers wählst du Adobe PDF als Drucker aus, dort kannst du unter Layout -> Erweitert noch einige zusätzliche Einstellungen vornehmen.

  18. Hallo,
    ich gehöre zwar nicht zu diesem Projekt, nutze aber auch schon seit 3 Jahren ein Surface als Papierersatz. Super Video! Ich bin durch ein Problem beim PDF druck auf dieser Seite gelandet.
    Mein OneNote (2016) zeigt mir beim Druckprozess auch nicht die Frage an wie ich es denn gerne einfügen möchte. Also ob als langes Dokument auf einer Seite oder als eine Folie pro Seite.
    Wie kann man das aktivieren?

    Den Tipp oben habe ich schon angewandt mit dem Haken bei „lange Ausdrucke auf mehreren Seiten einfügen“, aber ich würde gerne für die Dokumente einzeln entscheiden ohne jedesmal die Grundeinstellungen zu verändern 🙂

  19. Hi,
    Ich möchte gerne in Onenote PDFs bearbeiten und dann auch wieder als PDF versenden, ohne das dieses zwischendurch als jpeg geändert wird und somit sich die Auflösung verschlechtert.
    wie kann das funktionieren? über einen Hinweis wäre ich dankbar!

  20. Hallo,
    ein sehr aufschlussreiches Video!

    Ich habe folgendes Problem: Seit 2 Wochen nutze ich das Surface Pro (i5 mit 8gb RAM) nun in der Uni. Das „drucken“ der PDFs in Onenote 2016 hat auch gut geklappt. Leider stürzt Onenote bei der Bearbeitung regelmäßig ab oder friert das Bild ein. Nach einem schnellen Neustart von Onenote sind aber noch alle Notizen vorhanden. Kann es sein, dass Onenote mit diesen Zeichen- und Schreibarbeiten in die PDFs das System überfordert? Updates sind alle frisch aktualisiert.

    Haben Sie eine Lösung für mein Problem? Über eine Antwort würde ich mich sehr freuen.

    • Hallo Thorben, das klingt schon eher nach Performanceproblemen. Leider ist das Einfügen von PDF-Dateiausdrucken in OneNote auf die Dauer keine empfehlenswerte Option für das Bearbeiten von PDFs. OneNote wandelt die PDFs beim Einfügen aus Ausdruck in durchsuchbare Bilder um. Die Dateien werden dadurch sehr gross und auf die Dauer führt das zu Performanceproblemen. Ich würde daher für das Annotieren von PDF nicht OneNote, sondern ein PDF-Bearbeitungsprogramm nutzen, wie z.B. der Foxit-Reader oder Drawboard PDF.

  21. Hallo,
    ich möchte gerne PDF Dateien während der Vorlesung bearbeiten, d. h. Notizen und Bilder hinzufügen. Ich habe ein MacBook Pro.
    Habt ihr irgendeinen guten Tipp für ein bestenfalls kostenfreies Programm?

    Liebe Grüße,
    Eva

  22. Hi zusammen,

    wenn ich Powerpoint Folien als PDF Ausdruck in OneNote einfüge, ist jede Folie riiieesig. Gibt es einen Trick die Folien nicht alle einzeln „kleiner zu ziehen“, sondern sie direkt kleiner einzufügen?

    • Hallo, dazu musst du einen kleinen Trick anwenden. Wähle alle eingefügten Folien im OneNote mit CTRL+A aus und schneide sie aus mit CTRL+X.
      Erstelle dann eine Textbox in dem du z.B. ein paar Buchstaben tippst. Füge danach die zuvor ausgeschnittenen Folien mit CRTL+V in die Textbox ein. Nun kannst du die Grösse der Folien mit der Grösse der Textbox regulieren.

  23. Hallo Zusammen

    Ich habe auf meinem Surface das One Note wie auch das One Note 2016.
    Mein erstes Problem ist es, dass die Volltext suche von pdfs nur im One Note 2016 funktioniert.
    Wisst Ihr warum es im One Note nicht funktioniert?

    Meine zweite Frage ist, ob es möglich ist ein Notizbuch im vom einen Microsoft Konto zu einem anderen zu einem anderen zu übertragen.
    Oder von einer älteren Version von One Note zu einer neueren?

    Besten Dank für Infos

    Gruss

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