Office 365 Pro Plus

Hervorgehoben

office-beitragsbildNach einem erfolgreichen Pilotversuch mit Office 365 können alle Studierenden und Mitarbeitenden der ZHAW ab Montag, 12. September 2016 kostenlos das Office 365 Pro Plus beziehen und auf bis zu 5 privaten Geräten installieren. Informationen und Anleitungen zur Installation finden Sie ab 12.09.2016 auf dem Intranet.

Office-Suite für PC, Mac, Tablet und Smartphone

Mit Office 365 erhalten Sie:

Auf Ihrem Windows Notebook können Sie zurzeit alternativ auch Office Professional 2016 installieren, die beiden Produkte sind kompatibel. Microsoft Office Professional 2016 kann auf Wunsch in der Startwoche im Modul „Computer einrichten“ kostenlos bezogen werden. Visio und MS Project laufen nur auf Windows und müssen separat installiert werden. Den Link für den Download dieser zwei Programme finden Sie im Intranet.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Mit Office 365 Pro Plus erhalten Sie 1 TB persönlichen Online-Speicher auf OneDrive for Business. Sie loggen sich mit der ZHAW E-Mail und Passwort bei diesem Cloud-Dienst von Microsoft an. Mit OneDrive for Business können Sie Ihre digitalen Unterlagen während des ganzen Studiums in der Cloud speichern, ohne kostenpflichtigen Speicherplatz kaufen zu müssen. Sind die Dateien online auf OneDrive for Business gespeichert können Sie Dokumente innerhalb und ausserhalb der ZHAW mit anderen Personen teilen und online gemeinsam an Dokumente arbeiten. Damit entfallen die lästigen E-Mails und das Hochladen und Zusammenfügen verschiedener Versionen bei Gruppenarbeiten. Wenn Sie in Skype eingeloggt sind können Sie zusätzlich während der Bearbeitung mit Ihren TeamkollegInnen direkt in Office Online chatten.

PDF in Word bearbeiten

Auf Windows können Sie PDFs wie z.B. Arbeitsblätter mit Microsoft Word öffnen. Word konvertiert das PDF-Dokument dabei in ein Office Dokument und Sie können die Text darin wie in einem Word bearbeiten. Das Dokument wird anschliessend als .docx gespeichert. Das funktioniert in der Regel gut, ausser wenn das Dokument viele Tabellen enthält oder es sich um eine grafisch aufwändig gestaltete Broschüre handelt.

Microsoft Tutorial: PDF in Word bearbeiten

Screenshot (89)

PDFs können auf Windows mit Word geöffnet und so in ein editierbares Office-Dokument konvertiert werden.

Handschriftliche Notizen in Office Programmen

Auf Geräten mit Touchscreen können Sie in allen oben erwähnten Office-Programmen über das Menü Stifte handschriftliche Notizen erfassen. Die Stiftfunktion ist in älteren Formaten wie z.B bei Word .doc (statt .docx) nicht verfügbar.

Zeichnen und Freihandkommentare in Office 2016

Screenshot (87)

Beispiel handschriftlicher Notizen in einer Word-Datei.

Datenschutz

Die Vereinigung der kantonalen Datenschutzbeauftragen (Privatim) und der Eidgenössischen Datenschutz-und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) haben in Zusammenarbeit mit SWITCH, die Datenschutzbestimmungen des Campus and School Agreement (CASA) für die Hochschulen geprüft und angepasst.

Es gilt dadurch, im Gegensatz zu Office 365 Angeboten für Privatpersonen, ein datenschutzkonformer Rahmen beim Einsatz von Microsoft Office 365 Education durch Bildungsinstitutionen:

  • Es gilt Schweizerisches Recht.
  • Der Gerichtsstand ist Zürich.
  • Dies unabhängig von den allen anderen Datenschutzvereinbarungen.
  • Standort der Datenhaltung ist die Europäische Union.
  • Es besteht eine Informationspflicht gegenüber Behördenanfragen.
  • Microsoft verarbeitet und nutzt Kundendaten nur für die Erbringung der vereinbarten Onlinedienste, jedoch nicht für Werbung oder ähnliche Dienste.

Es bestehen weiterhin Risiken bei Nutzung von Cloud Computing, daher möchten wir Sie unter Berücksichtigung der Reglemente auf folgendes hinweisen:
Besonders schützenswerte Personendaten (z.B. Gesundheitsdaten, Arztzeugnisse, Noten von Studierenden) und sensitive Daten, welche besonderen Geheimhaltungspflichten unterliegen (z.B. Forschungsdaten, die einer Geheimhaltungsvereinbarung der ZHAW unterliegen) dürfen nicht in Microsoft Office 365 genutzt werden.

Weitere Informationen

Schlussevaluation papierloses Studium: Software und Apps

Im dritten Teil der Schlussevaluation haben wir die rund 160 Studierenden des Bachelorstudiengangs in Biotechnologe gefragt, welche Apps und Programme sie für das papierlose Studium auf ihrem Tablet am häufigsten nutzen.

Cloud-Speicher

Die Daten werden von rund 65% der Studierenden auf Dropbox gespeichert. Dropbox hält sich seit Jahren auf dem 1. Platz, obwohl wir den Studierenden den akademischen Cloud-Dienst SWITCHDrive mit 25 GB empfehlen.

Die Windows-NutzerInnen arbeiten zu 37% mit dem Cloud-Dienst von SWITCHDrive, wo hingegen die iPad-NutzerInnen mit über 50% Dropbox bevorzugen. Das hat teilweise auch damit zu tun, dass sich die Synchronisation mit Dropbox von allen Apps aus sehr komfortabel einrichten lässt. SWITCHDrive lässt sich hingegen nur via WebDAV verbinden und diese Option ist nicht in allen Apps verfügbar.

Cloud SpeicherOffice 365

Die jüngste Klasse BT15 hat ein Office 365 Abo zur Verfügung und damit Zugriff auf 1 TB Microsoft One Drive for Business. Microsoft OneDrive wird mittlerweile ebenfalls von sehr vielen Apps unterstützt und ist vor allem für die Verwendung von Office auf dem iPad sehr praktisch. Bei BT15 nutzten gesamthaft rund 44% das Office 365 Abo, überraschenderweise machten die Dell-NutzerInnen mit 54,5% häufiger davon Gebrauch als die iPad-Nutzerinnen mit 42%.

Meistverwendete Apps

Bei den meistverwendeten Apps zeigen sich interessante Unterschiede zwischen den Betriebssystemen. Während die Windows-NutzerInnen vor allem mit Microsoft Word, OneNote und dem kostenlosen Adobe Reader arbeiten, nutzen die iPad-NutzerInnen den PDF Expert, den Safari Browser und Good Notes am häufigsten.

Windows – Office Programme und Adobe Reader

Die Windows-NutzerInnen mit dem Dell Venue 11 Pro nutzen in erster Linie Microsoft Word und OneNote, gefolgt vom kostenlosen Adobe Reader für die Bearbeitung von PDFs. Diese drei Programme kommen in allen Lernphasen vor; sowohl im Unterricht und in den Labors als auch im Selbststudium und in der Prüfungsvorbereitung.

Mit dem Adobe Reader kann man keine handschriftlichen Notizen und Skizzen in den PDFs erfassen, daher greifen viele Studierende für Notizen auf Word und OneNote zurück. NutzerInnen mit Office 2016 können die PDFs auch in Word öffnen und sie wie eine Word-Datei weiter bearbeiten.

In OneNote können zwar PDFs importiert und mit handschriftlichen Notizen ergänzt werden, allerdings werden die OneNote-Dateien relativ gross und belasten damit die Speicherkapazität. Aus diesem Grund greifen einige Studierende auf spezifische Notizen-Apps wie Drawboard und MetaMoJi Lite oder den PDF X-Change Editor zurück, damit können handschriftliche Skizzen und Notizen direkt in den PDFs erfasst werden.

Beim Browser bevorzugen die Windows-NutzerInnen den Internet Explorer gefolgt von Google Chrome.

Windows

Verwendete Applikationen auf Windows mit mind. 4 Nennungen

iPad – PDF Expert, Safari und eine kunterbunte Mischung

Bei den iPad-NutzerInnen ist die App PDF Expert in allen Lernphasen vom Unterricht und im Labor bis hin zum Selbststudium und der Prüfungsvorbereitung die meistverwendete App. Einige nutzen auch den etwas günstigeren GoodReader, MobiFolders oder den kostenlosen Adobe Reader.

Nebst den PDF-Bearbeitungsprogrammen werden auf dem iPad auch häufig die Internetbrowser Safari und Google Chrome sowie der Cloud-Dienst Dropbox verwendet.

Die App Good Notes für handschriftliche Notizen wurde ebenfalls häufig genannt. Die App von Microsoft Word hat mittlerweile die Apple eigene App Pages überholt und wird ebenfalls gerne im Unterricht und im Labor genutzt. Das erklärt auch, warum de iPad-NutzerInnen Dropbox bevorzugen; Good Notes und Word können nämlich nicht mit SWITCHDrive (WebDAV) synchronisiert werden.

Spannend ist, dass die Studierenden mit dem iPad häufiger die Kamera und das Mail-Programm nutzen als die Windows-NutzerInnen. Die Verwendung des Mail-Programms überrascht allerdings nicht, da viele NutzerInnen von iOS Bilder und Dateien per E-Mail verschicken, statt sie auf einen Cloud-Dienst hochzuladen.

iOS

Verwendete Applikationen auf iOS mit mind. 5 Nennungen

Mehr bildungsrelevante Apps auf dem iPad

In der Evaluation vom 2014 hatten 77% der Studierenden angegeben, dass das Tablet für sie eine neue Form des Lernens darstellt. Dabei waren diejenigen Studierenden, die dem nicht zugestimmt haben allesamt Windows-NutzerInnen.

Was hier diesbezüglich auffällt ist, dass die iPad-NutzerInnen mit einer grösseren Vielfalt von neuen Applikationen arbeiten, während die Windows-NutzerInnen dazu tendieren, mit bereits vertrauten Applikationen wie Microsoft Office und Adobe Reader zu arbeiten.

So haben die iPad-NutzerInnen in der Befragung z.B. für den Unterricht vereinzelt Apps wie GeoGebra, ScannerApp, Paper von Fifty Three, Penultimate, Pocket, Pons Wörterbuch, StudentLife und Wonderlist genannt. Im Labor kommen nebst dem Rechner und Excel auch das Merck Periodensystem und die Suchmaschine Wolfram Alpha zum Einsatz.

Im Selbststudium wird unter anderem mit iBooks und Videos der Khan Academy gelernt, während für die Prüfungsvorbereitung auf Lernkarten-Apps wie card2brain und Flascards Deluxe zurückgegriffen wird.

Bei den Windows-NutzerInnen haben hingegen mehrere Studierende angegeben, dass sie mit Papier arbeiten. GeoGebra, Flashcards Pro, die Kamera und YouTube wurden nur ganz vereinzelt genannt.

Diese Ergebnisse deuten darauf hin, dass es Studierenden mit einem iPad einfacher fällt, neue digitale Hilfsmittel in den Lernprozess einzubinden, da ihnen eine breitere Palette von bildungsrelevanten Apps zur Verfügung steht.

Kein Literaturverwaltungssystem

Überrascht hat mich, dass keine/r der Studierenden eine Literaturverwaltungssoftware wie z.B. Mendeley oder das an der ZHAW übliche RefWorks erwähnt hat. Eine solche Applikation ist im Studium äusserst hilfreich und es haben auch Studierende aus höheren Semester an der Umfrage teilgenommen. Da besteht offenbar noch Optimierungspotential.

Kurse für das Lehren und Lernen mit Tablets

Im Frühlingssemester finden zahlreiche Weiterbildungsveranstaltungen für das papierlose Arbeiten mit Tablets statt.

Microsoft OneNote Demo für ZHAW Mitarbeitende
26. Februar 2014 von 9:00 Uhr bis 11:00 Uhr an der ZHAW in Winterthur
Informationen aus verschiedenen Quellen mit OneNote erfassen, verwalten und zuverlässig wiederfinden.
Infos und Anmeldung

Workshops und Impulse der PH Zürich
März – Juni, jeweils am Nachmittag oder Abends an der PH Zürich beim HB Zürich.
Die PH Zürich bietet im Rahmen des Lernforums eine breite Palette von Weiterbildungen für Lehrpersonen der Zürcher Fachhochschulen an. Darunter befinden sich auch Kurse zur Nutzung von iPads im Unterricht und zur Gestaltung von Dokumenten.
Infos und Anmeldung

Schulungen der ETH-Bibliothek
Die ETH-Bibliothek in Zürich bietet im März, April und Mai Schulungen zum Arbeiten mit Tablets an. Es gibt auch einen Kurs speziell für die Nutzung des iPads in Studium und Beruf. Die Kurse sind auch für allgemein Interessierte offen.
Infos und Anmeldung

PDF bearbeiten mit OneNote

Mark Kreuzer aus Köln hat für unsere Surface Pro Nutzer einen Webcast produziert, in dem er erklärt, wie man mit OneNote mühelos PDFs bearbeiten und Notizen erfassen kann.

Vielen Dank für diesen tollen Input!

Auf seinem Blog blog.microle.de berichtet Mark Kreuzer übrigens über sein Leben, fast ohne Papier. Es hat einige sehr lesenswerte Beiträge dabei. Ihr findet ihn auch auf Twitter unter @kramkr.