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Arbeiten digital und virtuell per Verordnung

von Prof. Dr. Andrea Müller

In der aktuellen Zeit des «Lockdown» erlebt jede und jeder seine ganz eigenen Herausforderungen.

In der Arbeitswelt zeichnen sich grundsätzlich zwei Tendenzen ab. (1) Vor allem Kleinstunternehmen sind von Kurzarbeit und existenziellen Sorgen betroffen, haben aber andererseits auch viel Zeit für kreatives Schaffen gewonnen. (2) Grössere Unternehmen und Organisationen schicken, wann immer möglich, ihre Mitarbeitende ins Homeoffice und erwarten dort von ihnen dieselben oder sogar noch grössere Leistungen als bisher und das ganz unabhängig von den zusätzlichen familiären Herausforderungen.

Die aktuelle Zeit bietet für Unternehmen und Organisationen aber auch die Chance, echte Wertschätzung gegenüber ihren Mitarbeitenden zu zeigen. Indem die Führungsverantwortlichen den «Lockdown» zur Entschleunigung nutzen, sich auf pragmatische Lösungen fokussieren und die «physical distance» bewusst gestalten.

Work-Life-Balance, flexible Arbeitszeiten und Homeoffice rangieren in Umfragen zu Arbeitgeberattraktivität seit Jahren auf den vorderen Plätzen. Nun bietet sich die Chance, Machbarkeit und Sinnhaftigkeit auszuprobieren, sich neue Kompetenzen (z.B. Pausenplanung) diesbezüglich anzueignen.

Neue Kompetenzen sind auch im Hinblick auf das bewusste Gestalten des Arbeitens auf Distanz gefordert. Auch hier sind die Führungsverantwortlichen als Vorbilder gefragt, dass aus der «physical distance» keine «social distance» entsteht. Gemeinsam mit den Mitarbeitenden bietet sich nun die Chance die «digital literacy» zu steigern. Sich durch bzw. mit digitalen Medien zu informieren und zu kommunizieren ist aktuell ein Muss.

Bereits seit den 1990er Jahren forschen Sozialwissenschaftler zu computervermittelter Kommunikation. Die Theorien und Forschungsergebnisse bieten hilfreiche Inputs für das digitale und virtuelle Arbeiten. Folgende Tabelle gibt einen Überblick über die wesentlichen theoretischen Ansätze (vgl. Boos, Müller & Cornelius, 2009, S. 29), wobei Medium die digitale Kommunikationstechnologie meint:

  das Medium filtert soziale Hinweisreize aus der soziale Kontext bestimmt die Kommunikation
die technischen Merkmale des Mediums bestimmen die Kommunikation Theorie der sozialen Präsenz, Theorie der reduzierten sozialen Hinweisreize SIDE-Modell (Social Identity and Dendividuation Effects Model)
die aktive Medienwahl und Aneignung des Mediums bestimmen die Kommunikation Messaging Threshold- Ansatz, media richness theory, media synchronicity theory hyperpersonale Perspektive, Theorie der sozialen Informationsverarbeitung

Um einen dieser Ansätze herauszugreifen: Der «media synchronicity theory» zu Folge laufen in einem Kommunikationsprozess immer zwei grundlegende Teilprozesse ab – Informationsübermittlung und Informationsverdichtung. Informationsübermittlung ist das Sammeln von Fakten aus unterschiedlichen Quellen, um einen Problembereich möglichst komplett zu erfassen. Informationsverdichtung ist das Zusammenführen dieser Informationen, um zu einer gemeinsamen Interpretation der Informationen zu gelangen. Dabei werden zur Reduktion von Unsicherheit und Mehrdeutigkeit bei medialer Kommunikation immer weniger reichhaltige Information übermittelt und reichhaltige Informationen verdichtet. Weiterhin trifft die Theorie Aussagen zum unterschiedlichen Ausprägungsgrad an Synchronizität. Synchronizität ist definiert als das Ausmass, in dem Individuen zur gleichen Zeit an der gleichen Aufgabe arbeiten. Synchronizität wiederum wirkt sich auf die grundlegenden Prozesse der Informationsübermittlung und -verdichtung aus. Für die Informationsübermittlung sind Medien mit niedriger Synchronizität (E-Mail, sms, Foreneinträge, Dokumente) geeignet. Für die Informationsverdichtung sind Medien mit hoher Synchronizität (Videokonferenz, Telefon) geeigneter.

Fazit: Das Arbeiten in «physical distance» fordert Führungsverantwortliche und Mitarbeitende umso mehr, da sie Arbeits- und Kommunikationsprozesse bewusster gestalten müssen. Zur «digital literacy» gehört auch die bewusste Wahl des Kommunikationsmediums und ein reflektiert eingesetzter Mix aus verschieden Medien. Reichhaltige, synchrone Kommunikationsmedien (Videokonferenzen, z.B. via Zoom, MS Teams, WebEx, Skype) eignen sich insbesondere dazu, Vertrauen und Beziehungen zu fördern, wohin gegen weniger reichhaltige, asynchrone Medien (E-Mail, sms, Newsgroups) zum Zusammentragen und Übermitteln von Informationen bei der Überwindung von Unsicherheiten besser helfen.

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