Das Studiengangsekretariat ist der erste Kontaktpunkt, wenn sich jemand für ein Studium interessiert und der letzte, wenn man das Studium abschliesst. Es ist die Abteilung, die dafür sorgt, dass der Studienalltag reibungslos läuft und Lösungen für jedes Anliegen von Studierenden und Dozierenden hat. Doch wer steckt hinter den bekannten info-Adressen? Für einen Blick hinter die Kulissen haben wir mit Anna-Lena Künzli vom Studiengangsekretariat des Bachelor Kommunikation und Medien gesprochen.
Autorin: Kyra Jetzer
Seit 2 ½ Jahren ist Anna-Lena bei der ZHAW angestellt und vor gut einem Jahr hat sie die Leitung der Administration für den Bachelor Kommunikation und Medien übernommen. Mit ihrem Team aus sechs engagierten Mitarbeiterinnen meistert sie Semester für Semester die administrativen Angelegenheiten, die ein Studiengang so mit sich bringt.
Teamwork makes the dream work
Am Departement Angewandte Linguistik ist der Bachelor Kommunikation und Medien der Studiengang mit den meisten Studierenden – auch diesen Herbst starten etwa 150 Studierende mit ihrer Ausbildung im Bereich Corporate Communications, Content Marketing und Journalismus. Es gibt also Einiges, das koordiniert, organisiert, geplant und gebucht werden muss. Für einen strukturierten Ablauf hat deshalb jeder Jahrgang eine eigene Betreuungsperson – im ersten Jahr dürfen sich die Studierenden mit ihren Fragen und Anliegen an Calissa Ciroli-Strahm wenden, im zweiten Jahr an Lilian Weber und im dritten an Claudia Bentele. Auf die Frage, was ihr an ihrem Job am besten gefällt, antwortete Calissa: «Mir gefällt meine Arbeit besonders gut, weil es eine anspruchsvolle und sehr abwechslungsreiche Drehscheibenfunktion ist. Und wir haben ein großartiges Team.»
Doch auch für alle externen Praxistrainer:innen und Dozierenden stellt das Studiengangsekretariat eine Ansprechperson zur Verfügung – Anja Holle. «Auch wenn die Zuständigkeiten getrennt erscheinen, wissen wir alle immer Bescheid und können so einen reibungslosen Ablauf garantieren», erklärt Anna-Lena.
Von A wie Aufnahmeprüfung bis Z wie Zivildienst
Die Bandbreite der Aufgaben, die das siebenköpfige Team des Studiengangsekretariats abdeckt, ist beeindruckend. Bereits mehrere Monate vor Semesterbeginn koordiniert das eingespielte Team die Aufnahmeprüfungen für alle Interessierten, klärt Fragen zu individuellen Lebensläufen und sorgt dafür, dass alle administrativen Themen vor Studienstart geregelt sind. Den Lead für die Immatrikulation sowie den Begrüssungstag hat jeweils Andrea Castiglioni. «Mir gefällt, dass ich für meinen eigenen Arbeitsbereich verantwortlich bin. Ausserdem schätze ich die Flexibilität, die mir meine Arbeit bietet», so Andrea.
Während des Semesters ist das Team von Anna-Lena Ansprechpartner für die Dozierenden und Studierenden. «Oftmals kommen Studierende mit allgemeinen Fragen, gesundheitlichen Themen, studienbezogenen Herausforderungen oder einfach, um mehr über ihre Möglichkeiten zu erfahren. Gerade beim Praktikumssemester kommen beispielsweise immer wieder Fragen auf – mit diesen können die Studierenden dann direkt zu Tina Nistal Valbuena. So helfen wir, die besten Lösungen für die individuellen Situationen zu finden», erläutert Anna-Lena.
Das Sekretariat koordiniert darüber hinaus auch die Dispositionen und Bachelorarbeiten, stellt während der intensiven Prüfungsphase Aufsichten für Nachteilsausgleiche und beantwortet Fragen zu Moodle. «Zum Schluss, wenn das Studium fertig ist und die Diplome verteilt wurden, schauen wir natürlich auch, dass alle korrekt exmatrikuliert sind.»
Hochsaison im Sommer
Im Sommer, wenn die Studierenden die Semesterpause geniessen, herrscht im Studiengangsekretariat Hochbetrieb. Die Abschlüsse vom vorherigen Semester laufen parallel zu den Vorbereitungen für den Start des neuen Semesters. «Es ist eine intensive Zeit, die wir schon ab der Prüfungsphase spüren», betont Anna-Lena. Durch die steigende Zahl der Studierenden wächst der Aufwand und die individuellen Bedürfnisse der Studierenden nehmen zu. «Wenn das Semester wieder anfängt und die Studierenden ins Haus kommen, ist es wie ein Abschluss der ganzen Arbeit.»
Auf die Frage, was ihr an ihrem Job besonders gut gefällt, antwortet Anna-Lena ohne zu zögern: «Am liebsten arbeite ich mit Studierenden zusammen. Es ist extrem vielfältig und für mich gibt es nichts Schöneres, als Probleme zu lösen.»
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