Digitalisierung ist gut, Effizienz ist besser: Das EVA-Prinzip als Fundament erfolgreicher Digitalisierungsprojekte

Von Eva Hollenstein

Die Prozessgestaltung mithilfe digitaler Technologien wird heute im Gesundheitswesen häufig als Allheilmittel angesehen. Man verspricht sich unter anderem eine bessere Versorgungsqualität bei geringeren Kosten, einen reibungslosen Informationsaustausch über Abteilungs- und Sektorengrenzen hinweg und eine bessere Einbindung von Patienten in den Behandlungsprozess.

So zumindest in der Theorie. In der Praxis sieht die Welt oft anders aus. Digitalisierungsprojekte verschlingen Unmengen an Zeit und Geld und der gewünschte Effekt bleibt hinter den Erwartungen zurück.

Woran liegt das? Damit die Vorteile eines digitalen Prozesses greifen können, ist die Abfolge der Umsetzung entscheidend. In erster Linie sollte dabei gelten: «Organisation vor Software». Das heisst, bevor man sich mit der Digitalisierung beschäftigt, muss die prozessbezogene Perspektive eingenommen werden. Dabei werden aktuelle Prozesse und Strukturen aufgebrochen und auf den Prüfstand gestellt. Damit wird sichergestellt, dass schlechte oder überflüssige Prozesse nicht unnötig digitalisiert werden. Erst danach sollte damit begonnen werden, sich mit der Digitalisierung dieser Prozesse zu befassen.

Steht man nun vor der konkreten Aufgabe, einen analogen oder semi-analogen Prozess zu digitalisieren, lassen sich Probleme im bestehenden Prozess anhand des EVA-Prinzips priorisieren: Dieses Prinzip folgt den klassischen Prozess-Redesign-Schritten Eliminieren, Vereinfachen, Automatisieren. Lean Management als etablierte Optimierungsphilosophie bietet für jeden dieser Schritte hilfreiche Tools zur Umsetzung.

Im ersten Schritt «eliminieren» werden zunächst unnötige oder nicht wertschöpfende Arbeitsschritte, wie z.B. Doppelspurigkeiten oder überflüssige Kontrollen aus dem Prozess eliminiert. Lean-Tools wie z.B. das Swimlane-Diagramm helfen, diese Prozessschritte zu identifizieren. Eine andere Möglichkeit, eliminierbare Prozessschritte zu finden oder Ideen zu genieren ist folgende: Fragen Sie sich, wie der Prozess im besten Fall ablaufen würde und modellieren Sie so den sogenannten Idealprozess. Das Future-State-Diagramm ermöglicht, diesen Zustand abzubilden.

Im zweiten Schritt werden die verbleibenden Prozessschritte so stark wie möglich vereinfacht. Dazu zählen z.B. die Erstellung von eindeutigen Prozessbeschrieben oder standardisierten Formularen. Visual Management bietet hier viele praktische Möglichkeiten, die vereinfachten Prozesse abzubilden.

Erst nachdem diese beiden Schritte sorgfältig durchgeführt wurden, kann über eine Automatisierung z.B. mittels Workflow-Management nachgedacht werden. Beim diesem Schritt setzen dann auch verschiedene digitale Lösungen im Gesundheitswesen an, wie z.B. die Einführung einer Online-Terminbuchungssoftware.

Das Einhalten dieser Abfolge ist erfolgsentscheidend, da die raffinierteste Software wenig nützt, wenn sie für schlechte Prozesse entwickelt wurde. Denn: Ein schlechter Prozess bleibt ein schlechter Prozess, auch wenn er digitalisiert wird.

Weitere Lean-Tools und Konzepte finden Sie auf unserer Website www.leanhealth.ch oder im Fachbuch LHT-BOK Lean Healthcare Transformation Body of Knowledge.

Eva Hollenstein ist wissenschaftliche Mitarbeiterin der Fachstelle Management im Gesundheitswesen am WIG.