Anfang August stand eine Woche lang das an der ZHAW eingesetzte Schuladministrationssystem Evento still. Für Student:innen bedeutete das, dass weder Zahlungen der Semestergebühren, noch Modulwahlen oder Anmeldungen über das Online Anmeldesystem ONLA möglich waren. In den Sekretariaten konnten keine administrativen Arbeiten wie Erstellung von Abschlussdokumenten, Rechnungen, Teilnehmerlisten, Notenerfassungen etc. durchgeführt werden. Diese Woche hat gezeigt, wie viele administrative Prozesse der ZHAW über das Herzstück in der Schuladministration abgewickelt werden.
Ein Beitrag von Simone Ecker und Saskia Jochberger
Das Administrationssystem Evento: Das Herzstück in der Schuladministration
Abbildung 1 erläutert im Detail, welche Prozesse in der Schuladministration mit Evento verwaltet werden. Es werden Daten zu den verschiedenen Lehrgängen sowie Daten im Lifecycle eines Studierenden von der Anmeldung bis zur Exmatrikulation abgebildet. Verschiedene Prozesse werden über Umsysteme gehandhabt, wie z.B. SAP, worüber Rechnungen anhand der Daten in Evento erstellt werden.
Abb. 1 Auszug aus der Evento Basisschulung
Evento Release 2023: neue Funktionen für Lehre und Weiterbildung
Am 14. August wurde der Evento Release produktiv gestellt. Bis dahin war es ein langer Weg, der nur dank der tatkräftigen Mitarbeit von rund 120 Personen erfolgreich zurückgelegt werden konnte. Bei diesem Release ging es nicht nur um das Einspielen einer aktualisierten Software, welche die ICT über ein Wochenende einspielen kann.
Mit jedem Release werden neue Funktionen eingespielt, die vorab konfiguriert und getestet werden müssen. Mit dem im August eingespielten Release wurde ein überarbeitetes ONLA Webmodul eingespielt, welches die Basis für die digitalen Anmeldeformulare zu den Bachelor- und Masterstudiengängen bildet. Damit dies so nutzbar ist und der Weg für Onlineanmeldungen in der Weiterbildung eröffnet wird, musste das ONLA Modul komplett neu konfiguriert werden für sämtliche an der ZHAW angebotenen Bachelor- und Masterstudiengänge. Mit den verschiedenen Durchführungsvarianten handelte es sich um 88 Studiengänge, die manuell neu konfiguriert werden mussten.
Herausforderungen: Zeit und Ressourcen
Die eng getakteten Termine in der Studienadministration und die Abhängigkeit zu mehreren Umsystemen stellten eine grosse Herausforderung dar, nicht zuletzt auch in der Ressourcenplanung. Aus diesem Grund wurde bereits im August 2022 eine Taskforce gegründet mit dem Ziel, den Releasewechsel entsprechend zu planen und durchzuführen. Daran beteiligt waren Mitarbeiter:innen der ICT und des Ressorts Bildung.
Der Kern der Arbeiten war die Konfiguration und das Testen der aktualisierten ONLA, was nur unter Mitarbeit der Personen, die sich tagtäglich mit der Administration der Studiengänge auseinandersetzen, möglich war. Das Neuaufsetzen der Konfigurationen und das Testing hat sich über ein dreiviertel Jahr erstreckt. Dank der Mitarbeit zahlreicher Mitarbeiter:innen in den Sekretariaten konnte der Zeitplan eingehalten werden und Probleme frühzeitig erkannt sowie angegangen werden.
Abb 2. Auszug aus der Evento Basisschulung 2
Neben den Online Anmeldungen mussten sämtliche in den administrativen Prozessen angewendeten Funktionen auf der Testplattform getestet werden, damit die Sekretariate das System nach der Produktivstellung wieder möglichst fehlerfrei verwenden können. Zwischen den ersten Tests und dem Ende der Go Live Phase wurden rund 100 Fehler gefunden und behoben. Ein Grossteil dieser Fehler wurden aufgrund des gewählten Ablaufs frühzeitig entdeckt und behoben. Dabei spielten die einzelnen ICT-Teams, die Testpersonen der Departemente, das Kernteam der Taskforce und auch die externen Partner eine bedeutende Rolle. Neben dem Evento Team waren weitere ICT Teams involviert, die die rund 20 involvierten Applikationen und Services an der Schnittstelle zu Evento betreuen.
Ausblick: Warum war dieser Aufwand nötig?
Dieser Releasewechsel war zwingend notwendig, damit an der ZHAW die Grundlage für das Einspielen weiterer Releases und Neuerungen gelegt wird. Das verbesserte ONLA Webmodul bildet die Basis für die Einführung von Online Anmeldungen in der Weiterbildung. Weitere Funktionen, die in dem neuen Release vorhanden sind, wie z.B. die Abbildung der modularen Produktstruktur in der Weiterbildung, können nun ebenfalls eingeführt werden.
Mit den kommenden Evento Releases warten bereits Weiterentwicklungen hin zu einem workflowgeführten System, welches die Arbeiten der Sekretariate erleichtert, aber auch mehr Self Services für Student:innen anbietet, z.B. die Eingabe von Änderungsanträgen während des Studiums. Die beiden Teams in der ICT und im Ressort Bildung planen bereits den Wechsel auf den nächsten Release im Jahr 2024, wofür ein deutlich geringerer Aufwand eingerechnet werden kann.