Wer papierlos arbeitet muss sich früher oder später mit der Frage nach dem Dateimanagement auseinander setzen.
Während die Studierenden in der Wahl des Cloud-Dienstes relativ frei sind und der Grossteil der Studierenden Dropbox verwendet, sind die Mitarbeitenden der ZHAW bei der Wahl der Dateiablage etwas eingeschränkter.
Schützenswerte Daten bitte nicht auf externe Cloud-Dienste stellen
Wie wir im Beitrag “Welche Tools darf man im Unterricht eigentlich verwenden?” bereits erwähnt haben, dürften Daten, die der Geheimnis- oder Schutzpflicht unterliegen nicht auf externe Cloud-Dienste gespeichert werden. Dazu gehören Dateien die dem Persönlichkeitsrecht, dem Datenschutz und dem Amtsgeheimnis unterliegen (z.B. Notenlisten, Klassenlisten usw.) aber auch vertrauliche Daten aus Forschungsprojekten.
SharePoint: Die plattformübergreifende Dateiablage
Als Cloud-Dienst für Mitarbeitende der ZHAW LSFM empfehlen wir zurzeit SharePoint: https://collab.zhaw.ch. SharePoint hat gegenüber den Pool Laufwerken den Vorteil, dass es auf allen Betriebssystemen sehr gut in die Office-Programme integriert ist und nicht über VPN angesteuert werden muss. Sie können z.B. von der Office 2016 Version (Anwendungskatalog) von Word, PowerPoint, Excel auf Windows, iOS, Mac und Android direkt auf Dateien auf SharePoint zugreifen. Die Synchronisation der Daten läuft sehr zuverlässig, schnell und automatisch.
Zudem lassen sich SharePoint Seiten auch von einigen anderen wichtigen Apps, z.B. dem PDF Expert, GoodReader oder Explain Everything aus via WebDAV verbinden. Damit können Sie beispielsweise Ihre PDFs, die Sie im PDF Expert auf dem iPad erstellt annotiert haben, automatisch auf SharePoint synchronisieren.
Wenn Sie eine SharePoint Seite aus einer App heraus verbinden möchten, kopieren Sie bitte immer den direkten Link auf die Projekt- oder Eventseite. z.B. https://collab.zhaw.ch/projekte/1234/ und nicht nur collab.zhaw.ch.
In der Regel haben bei SharePoint immer mind. 2 Personen die vollen Zugriffsberechtigungen auf eine Seite. Bei sensiblen Daten können Sie auch sich selber als Stellvertretung erfassen, allerdings raten wird davon ab, da Sie damit Ihrer Stellvertretung bei einem Ausfall doppelte Mühe bereiten.
SWITCHDrive
SWITCHDrive eignet sich als persönliche Ablage für ZHAW-Mitarbeitende. Die App läuft zwar auf allen Betriebssystemen, sie eignet sich aber vor allem für Windows-NutzerInnen, da die Synchronisation mit SWITCHdrive (WebDAV) auf dem iPad von vielen Apps, wie z.B. OneNote, Word, PowerPoint und Excel, die von Dozierenden bevorzugt genutzt werden, nicht unterstützt wird. SWITCHdrive kann man auf dem iPad nur mit Apps synchronisieren, die WebDAV unterstützen. Das sind z.B. PDF Expert, Good Reader, Notability und Outline+. Teilweise kann man aber Dateien aus anderen Apps über die Funktion “Öffnen in” manuell auf SWITCHdrive hochladen.
Für die Zusammenarbeit in Teams ist der Dienst von SWITCH ebenfalls weniger gut geeignet. Ein Grund hierfür ist, dass die differenzierte Freigabe von Dateien (lesen, bearbeiten, löschen) z.B. nur über den Web-Browser und nicht über die App möglich ist. Auch ist nicht einfach ersichtlich, ob jemand anderes gerade an der Datei arbeitet. Viel wichtiger aber ist, dass die Gefahr besteht, dass Daten z.B. aus Projekten für die Kolleginnen und Kollegen nicht mehr zugänglich sind, wenn eine Person die Hochschule verlässt. Im schlimmsten Fall wird das SWITCHDrive Konto gelöscht und die Daten gehen verloren.
In der oben stehenden Grafik sehen Sie die Kompatibilität der verschiedenen ZHAW-Dateiablagen. Für den Zugriff auf die Pool Laufwerke benötigen Sie eine VPN Verbindung, wenn Sie nicht im WLAN der ZHAW eingeloggt sind.
OneDrive for Business
OneDrive stellt zurzeit einen Sonderfall dar, da die ZHAW Office 365 evaluiert. Sollte Office 365 eingeführt werden würde den Mitarbeitenden das sichere OneDrive for Business als Dateiablage zur Verfügung stehen. OneDrive for Business vereinfacht zwar die Synchronisation und hat das Potenzial, SWITCHdrive für Mitarbeitende abzulösen. Allerdings unterstützen zurzeit nebst den Microsoft Apps nur sehr wenige iOS Apps die neue Microsoft API für OneDrive für Business.