Dateimanagement in der Cloud

Hervorgehoben

Dateimanagement BeitragsbildEin Sprichwort sagt: „Wenn es im Internet ist, ist es nicht privat.“

Warum ein Cloud-Dienst?

Viele NutzerInnen stehen der Datenablage in der Cloud skeptisch gegenüber. Im Laufe des Studiums werden Sie aber oft mit KollegInnen zusammenarbeiten und kaum um die Nutzung einer Datenablage in der Cloud herum kommen.

Es ist wichtig, dass Sie die Risiken der Datenspeicherung in der Cloud kennen. Informationen und Tipps, wie Sie Ihre Daten schützen können, finden Sie z.B. im Intranet unter ICT-Sicherheit und auf der Webseite des Datenschutzbeauftragten des Kantons Zürich. Wenn Sie Unterlagen und Daten der ZHAW in der Cloud speichern beachten Sie bitte auch Anhang 2 zum Reglement zur Nutzung der ZHAW IT-Infrastruktur (Intranet).

Die Festplatte erscheint als Datenablage auf den ersten Blick am sichersten, bedenken Sie aber bitte, dass Sie Ihre Daten bei Defekt oder Verlust der Hardware verlieren können. Falls Sie sich trotzdem für die Variante mit einer lokalen Festplatte oder einen privaten Netzwerkspeicher (NAS) entscheiden, sollten Sie unbedingt regelmässig ein automatisches Backup durchführen. In diesem Beitrag beziehen wir uns ausschliesslich auf Cloud-Dienste.

Berücksichtigen Sie bei der Wahl des Cloud-Dienstes folgende Punkte:

  1. Kann ich von meinen Geräten mit den von mir verwendeten Applikationen Daten auf den Cloud-Dienst synchronisieren?
  2. Wie viel Speicherplatz ist kostenlos verfügbar und was kostet zusätzlicher Speicherplatz?
  3. Ist eine sichere Zweiweg-Authentifizierung verfügbar?
  4. Nutzen meine StudienkollegInnen denselben Cloud-Dienst, damit wir gemeinsam an Dokumenten arbeiten können?

Beim Verwalten Ihrer Daten werden sich zudem folgende Fragen aufdrängen:

  • Wie sensitiv sind die Daten, die ich dort speichere?
  • In welchem Land befinden sich die Daten und wie gut sind meine Persönlichkeitsrechte geschützt?
  • Sind die Unterlagen offline verfügbar, wenn ich z.B. im Zug daran arbeiten will.
  • Werden die Daten automatisch in der Cloud synchronisiert, wenn ich wieder mit dem WLAN verbunden bin?
  • Wie teile ich Dokumente mit StudienkollegInnen, damit wir gemeinsam daran arbeiten können?
  • Wo erstelle ich ein sicheres Backup meiner Daten?

OneDriveOneDrive

Wir empfehlen OneDrive allen Studierenden, die mit Office 365 Produkten auf Windows, Mac, iOS oder Android arbeiten. Insbesondere wenn Sie planen, Ihre Notizen mit OneNote zu erfassen oder wenn Sie auf iOS und Android mit Microsoft Word, PowerPoint und Excel arbeiten, ist OneDrive die bequemste Lösung, da es nahtlos in die Microsoft-Dienste integriert ist und die Daten zuverlässig synchronisiert werden.

Kombination mit Office 365

OneDrive bietet kostenlos 5 GB virtuellen Speicherplatz. Wenn Sie ein Office-365-Abo besitzen, haben Sie 1 TB Speicherplatz auf OneDrive zur Verfügung. In Windows 10 ist OneDrive bereits in das Betriebssystem integriert, für Mac, iOS und Android können Sie die App aus dem jeweiligen Store herunterladen. OneDrive kann von den meisten gängigen Apps aus für die Synchronisierung der Daten verbunden werden.

OneDrive for Business

Studierende an der ZHAW können ab 12. September 2016 ein Microsoft Office 365 ProPlus Abo der ZHAW beziehen und erhalten damit kostenlos 1TB Speicherplatz auf OneDrive for Business. OneDrive for Business unterscheidet sich vom persönlichen Onlinespeicher OneDrive; die Daten werden verschlüsselt auf einem SharePoint-Server gespeichert und Sie melden sich mit Ihrer ZHAW E-Mail-Adresse an. Leider unterstützen viele Apps auf iOS und Android die Anbindung an Office 365 (ZHAW OneDrive for Business) noch nicht. Aktuell ist die Synchronisation auf dem iPad aus allen Office Apps sowie dem PDF Expert und GoodNotes möglich. Bei Android können Sie eine Drittapplikation wie z.B. OneSync für die Synchronisation nutzen.

Dateien teilen und zusammenarbeiten

Mit Windows 10 können Sie OneDrive und OneDrive for Business direkt im Windows Explorer verknüpfen. Die synchronisierten Dateien sind auch offline verfügbar. Ein Link auf die Datei kann über das Kontextmenü kopiert und mit anderen Nutzern geteilt werden, diese können die Datei lesen, kommentieren, teilen und sie herunterladen. Wenn Sie gemeinsam mit anderen Nutzern ein Dokument bearbeiten möchten, muss die Freigabe entweder direkt im jeweiligen Office Programm (z.B. Word) oder online über den Web-Client erfolgen. Dort können Sie unterscheiden, ob ein Nutzer ein Dokument nur anzeigen (Standard) oder auch bearbeiten kann.

In iOS und Android können Sie direkt aus der OneDrive App und aus den Microsoft Office Apps heraus einen Link auf eine Datei versenden oder Personen zur Zusammenarbeit einladen. Dabei können Sie jeweils wählen, ob eine Person die Datei nur anzeigen oder auch bearbeiten kann. Dateien können für die offline Verwendung heruntergeladen werden.

PDF Editor in OneDrive für iOS und Android

OneDrive und OneDrive for Business bieten auf iOS und Android einen kostenlosen, integrierten PDF-Editor mit dem Sie direkt in OneDrive PDF-Dokumente mit Annotationen versehen können. Der OneDrive PDF-Editor erlaubt auch das Erfassen von handschriftlichen Skizzen und Notizen. Farbe sowie Stil des Stifts können allerdings nicht verändert werden und es fehlt ein Radiergummi.

Zweistufige Überprüfung

Aktivieren Sie die Überprüfung in zwei Schritten für OneDrive. Dieses Verfahren bietet einen zusätzlichen Schutz für Ihre Daten.

Anleitungen für OneDrive for Business

SWITCHdriveSWITCHdrive

Der akademische Cloud-Dienst von SWITCH bietet allen Hochschulangehörigen je 25 GB virtuellen Speicherplatz. Die Daten werden verschlüsselt und in der Schweiz gehostet. Der Dienst basiert auf Own-Cloud und kann via WebDAV (https://drive.switch.ch/remote.php/webdav/) angesteuert werden. Wenn Sie sich für SWITCHdrive entscheiden, sind Sie in der Wahl der Apps etwas eingeschränkter, da nicht alle Apps die WebDAV-Anbindung unterstützen. Um SWITCHdrive nutzen zu können, müssen Sie zuerst eine SWITCHcloud ID erstellen. Das Passwort der SWitCHcloud ID sollte sich von Ihrem ZHAW-Passwort unterscheiden.

Dateien teilen

SWITCHdrive bietet die Möglichkeit, Ordner oder Dateien mit anderen Nutzern via Link zu teilen. Zusätzlich können Sie ein Ablaufdatum und ein Passwort für die Freigabe setzen. Die Nutzer erhalten einen Gastzugang und können die Dokumente ohne SWITCHdrive Login herunterladen.

Kollaboratives arbeiten

Wenn Sie gemeinsam mit anderen Nutzern ein Dokument bearbeiten möchten, muss die Freigabe über den Web-Client auf https://drive.switch.ch erfolgen. Dort können Sie registrierten SWITCHdrive Nutzern verschiedene Rechte für die Bearbeitung (erstellen, aktualisieren, löschen) der freigegebenen Dateien vergeben.
SWITCHdrive online teilen

Weitere Informationen zu SWITCHdrive

Empfehlung

Wir empfehlen unseren Studierenden die Nutzung von OneDrive for Business oder SWITCHDrive, da die Daten dort verschlüsselt und entweder in der Schweiz gespeichert werden oder zumindest dem Schweizer Recht unterstehen. Natürlich steht es Ihnen aber für private Daten frei, auch einen anderen Cloud-Dienst zu nutzen.

Je nach Betriebssystem bieten sich beispielsweise die Cloud-Dienste der Gerätehersteller an. So bietet Apple z.B. BesitzerInnen eines iPads die iCloud (5 GB) an und auf Android Tablets ist meist Google Drive (15 GB) bereits vorinstalliert, während Microsoft bei Windows 10 Geräten OneDrive (5 GB) ebenfalls direkt in das Betriebssystem integriert hat.

Weitere beliebte Cloud-Dienste

DropboxDropbox

Dropbox ist einer der meist verwendeten Cloud-Dienste unter den Studierenden, oft aus Bequemlichkeit, weil viele bereits ein Konto dort besitzen. Standardmässig erhalten Sie 2 GB Speicherplatz kostenlos. Durch das Empfehlen neuer Nutzer können Sie sich zusätzlichen bis zu 16 GB Speicherplatz dazu verdienen. Falls Ihnen das nicht ausreicht wird die Nutzung von Dropbox teuer; ein Upgrade auf Dropbox Pro (1 TB) kostet 99 Euro pro Jahr.

Dropbox bietet sehr nutzerfreundliche Sharing-Funktionen für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, man kann auch zu jedem Dokument eine Diskussion im Chatformat führen. Der Dienst ist in den meisten Apps für die Synchronisation integriert.

Falls Sie sich für Dropbox entscheiden, empfehlen wir die zweistufige Überprüfung via Mobiltelefon zu aktivieren. Dieses Verfahren bietet einen zusätzlichen Schutz für Ihre Daten

Google DriveGoogle Drive

Google Drive ist ein weiterer, sehr beliebter Cloud-Dienst der kostenlos 15 GB Speicherplatz bietet. Der Speicherplatz wird zwischen Google Drive, Gmail und Google Fotos aufgeteilt. Ein Upgrade auf 100 GB kostet 1.99 Euro pro Monat.

Um Google Drive Nutzen zu können benötigen Sie ein Google-Konto.

Die Sharing-Funktionen sind ähnlich einfach wie bei anderen Cloud-Diensten und Google Drive ist ebenfalls in vielen Apps implementiert. Google Drive bietet noch einen zusätzlichen Vorteil: Sie können Dokumente gemeinsam online im Browser bearbeiten, wenn Sie mit Ihren KollegInnen via Google Docs virtuell zusammen arbeiten.

Auch bei Google Drive empfehlen wir für einen zusätzlichen Schutz Ihrer Daten die zweistufige Überprüfung via Mobiltelefon zu aktivieren.

ZHAW-Dateimanagement in der Cloud

Wer papierlos arbeitet muss sich früher oder später mit der Frage nach dem Dateimanagement auseinander setzen.

Während die Studierenden in der Wahl des Cloud-Dienstes relativ frei sind und der Grossteil der Studierenden Dropbox verwendet, sind die Mitarbeitenden der ZHAW bei der Wahl der Dateiablage etwas eingeschränkter.

Schützenswerte Daten bitte nicht auf externe Cloud-Dienste stellen

Wie wir im Beitrag „Welche Tools darf man im Unterricht eigentlich verwenden?“ bereits erwähnt haben, dürften Daten, die der Geheimnis- oder Schutzpflicht unterliegen nicht auf externe Cloud-Dienste gespeichert werden. Dazu gehören Dateien die dem Persönlichkeitsrecht, dem Datenschutz und dem Amtsgeheimnis unterliegen (z.B. Notenlisten, Klassenlisten usw.) aber auch vertrauliche Daten aus Forschungsprojekten.

Sharepoint-LogoSharePoint: Die plattformübergreifende Dateiablage

Als Cloud-Dienst für Mitarbeitende der ZHAW LSFM empfehlen wir zurzeit SharePoint: https://collab.zhaw.ch. SharePoint hat gegenüber den Pool Laufwerken den Vorteil, dass es auf allen Betriebssystemen sehr gut in die Office-Programme integriert ist und nicht über VPN angesteuert werden muss. Sie können z.B. von der Office 2016 Version (Anwendungskatalog) von Word, PowerPoint, Excel auf Windows, iOS, Mac und Android direkt auf Dateien auf SharePoint zugreifen. Die Synchronisation der Daten läuft sehr zuverlässig, schnell und automatisch.

Zudem lassen sich SharePoint Seiten auch von einigen anderen wichtigen Apps, z.B. dem PDF Expert, GoodReader oder Explain Everything aus via WebDAV verbinden. Damit können Sie beispielsweise Ihre PDFs, die Sie im PDF Expert auf dem iPad erstellt annotiert haben, automatisch auf SharePoint synchronisieren.

Wenn Sie eine SharePoint Seite aus einer App heraus verbinden möchten, kopieren Sie bitte immer den direkten Link auf die Projekt- oder Eventseite. z.B. https://collab.zhaw.ch/projekte/1234/ und nicht nur collab.zhaw.ch.

In der Regel haben bei SharePoint immer mind. 2 Personen die vollen Zugriffsberechtigungen auf eine Seite. Bei sensiblen Daten können Sie auch sich selber als Stellvertretung erfassen, allerdings raten wird davon ab, da Sie damit Ihrer Stellvertretung bei einem Ausfall doppelte Mühe bereiten.

SWITCHdriveSWITCHDrive

SWITCHDrive eignet sich als persönliche Ablage für ZHAW-Mitarbeitende. Die App läuft zwar auf allen Betriebssystemen, sie eignet sich aber vor allem für Windows-NutzerInnen, da die Synchronisation mit SWITCHdrive (WebDAV) auf dem iPad von vielen Apps, wie z.B. OneNote, Word, PowerPoint und Excel, die von Dozierenden bevorzugt genutzt werden, nicht unterstützt wird. SWITCHdrive kann man auf dem iPad nur mit Apps synchronisieren, die WebDAV unterstützen. Das sind z.B. PDF Expert, Good Reader, Notability und Outline+. Teilweise kann man aber Dateien aus anderen Apps über die Funktion „Öffnen in“ manuell auf SWITCHdrive hochladen.

Für die Zusammenarbeit in Teams ist der Dienst von SWITCH ebenfalls weniger gut geeignet. Ein Grund hierfür ist, dass die differenzierte Freigabe von Dateien (lesen, bearbeiten, löschen) z.B. nur über den Web-Browser und nicht über die App möglich ist. Auch ist nicht einfach ersichtlich, ob jemand anderes gerade an der Datei arbeitet. Viel wichtiger aber ist, dass die Gefahr besteht, dass Daten z.B. aus Projekten für die Kolleginnen und Kollegen nicht mehr zugänglich sind, wenn eine Person die Hochschule verlässt. Im schlimmsten Fall wird das SWITCHDrive Konto gelöscht und die Daten gehen verloren.

Papierloses Studium Dozierende

In der oben stehenden Grafik sehen Sie die Kompatibilität der verschiedenen ZHAW-Dateiablagen. Für den Zugriff auf die Pool Laufwerke benötigen Sie eine VPN Verbindung, wenn Sie nicht im WLAN der ZHAW eingeloggt sind.

OneDriveOneDrive for Business

OneDrive stellt zurzeit einen Sonderfall dar, da die ZHAW Office 365 evaluiert. Sollte Office 365 eingeführt werden würde den Mitarbeitenden das sichere OneDrive for Business als Dateiablage zur Verfügung stehen. OneDrive for Business vereinfacht zwar die Synchronisation und hat das Potenzial, SWITCHdrive für Mitarbeitende abzulösen. Allerdings unterstützen zurzeit nebst den Microsoft Apps nur sehr wenige iOS Apps die neue Microsoft API für OneDrive für Business.

Weitere Informationen

SWITCH Drive – der akademische Cloud Dienst

Seit September steht unseren Studierenden der akademische Cloud Dienst SWITCH Drive zur Verfügung: www.switch.ch/drive/

Wir möchten Ihnen damit eine Alternative zu den gängigen Cloud-Diensten wie Dropbox, Google Drive, iCloud und OneDrive bieten.

25 GB Speicherplatz für Hochschulangehörige

SWITCH Drive bietet 25 GB Speicherplatz und kann sowohl auf dem iPad wie auch auf den Windows Tablets installiert werden. Der akademische Cloud Dienst ist noch sehr neu und wir testen ihn dieses Semester mit den Tablet Studierenden. Die Idee ist, dass der Dienst später auch anderen Studierenden zur Verfügung steht.

So nutzen Sie SWITCHcloud

  1. Erstellen Sie eine SWITCHcloud ID: https://cloud-id.switch.ch/
    Sie können sich noch nicht direkt mit Ihrem ZHAW Login anmelden.
    Die SWITCHcloud ID besteht aus Ihrer ZHAW E-Mail Adresse und einem Passwort. Wobei das Passwort nicht dasselbe sein darf, wie dasjenige, das Sie für das ZHAW Login nutzen.
  2. Loggen Sie sich danach unter https://drive.switch.ch/ mit Ihrer SWITCHcloud ID ein.Login SWITCHcloud
  3. Laden Sie die Desktop App für Windows oder die iPad App herunter.SWITCHDrive App
  4.  Konfigurieren Sie SWITCHdrive auf Ihrem Gerät. Die App wird bei Windows im Desktop-Modus rechts unten in der Taskleiste als kleines Icon angezeigt.
    Sie können in der Desktop App für Windows einen Ordner auswählen, der mit SWITCHDrive synchronisiert werden soll z.B. „Eigene Dokumente“. Die Synchronisation findet in beide Richtungen statt.Screenshot (17)

 

 

 

 

Verbindung via WebDAV

SWITCHdrive kann via WebDAV angesteuert werden. Die WebDAV Adresse lautet: https://drive.switch.ch/remote.php/webdav/
Sie können auf dem iPad Apps, die WebDAV unterstützen nutzen, um Dateien auf SWITCHdrive zu laden.

Apps, die WebDAV unterstützen sind z.B.: