Online-Anmeldungen (kurz ONLA) sind für Studiengänge in der Lehre bereits seit 2018 möglich. Die Weiterbildungsadministration musste sich etwas länger gedulden, bis die technischen Voraussetzungen für automatisierte Anmeldungen im Schuladministrationssystem Evento geschaffen waren. Nun ist es so weit: In diesem Jahr gehen die ersten Pilotprodukte in der Weiterbildung live. Doch was bedeutet dieser Digitalisierungsschritt konkret?
Ein Beitrag von Simone Ecker
Ein langer Weg zur ONLA WB: Bereits kurz nach dem Start der Online-Anmeldungen für Bachelor- und Masterstudiengänge wurde das Projekt «ONLA WB» lanciert – mit dem Ziel, das bestehende ONLA-Modul auch für Weiterbildungen nutzbar zu machen. Damit können künftig die Anmeldedaten, die Interessenten online eingeben, automatisch in die angebundenen Systeme übernommen werden: Adressdaten fliessen direkt ins CRM, Anmeldungen auf Studiengänge und Weiterbildungslehrgänge in das Schuladministrationssystem Evento, wo sie von den Sekretariaten weiterbearbeitet werden können.
Die Umsetzung für die Weiterbildung gestaltete sich jedoch komplexer. Die Vielfalt an Produktarten – von MAS über DAS und CAS bis hin zu Weiterbildungskursen (WBK) – stellte zusätzliche technische Anforderungen. Erst mit dem Evento-Release im August 2023 wurden die notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen.
Im letzten Quartal 2023 startete das Projektteam der Fachgruppe Administrationsprozesse im Ressort Bildung zusammen mit F&S mit der Ausarbeitung eines Sollprozesses – gemeinsam mit den vier Pilotdepartementen Gesundheit, Angewandte Psychologie, School of Management and Law und School of Engineering. Im Verlauf des ersten Halbjahres 2024 wurden die Anmeldeschritte, Statuspläne und Standardfragen definiert und vereinheitlicht. Parallel dazu wurden weitere technische Anpassungen vorbereitet.
Was bringt ONLA WB konkret?
Der grösste Fortschritt liegt in der automatisierten Übertragung der Anmeldedaten aus dem Webformular in die Zielsysteme CRM und Evento. Damit entfällt die manuelle Datenübertragung – eine deutliche Entlastung für die Administration und ein Gewinn an Datenqualität.
Die Schnittstelle zum CRM wurde eigens angepasst, um eine qualifizierte Verarbeitung der Personendaten nach jeder Anmeldung zu ermöglichen. Auch rechtlich relevante Elemente wie Datenschutzerklärungen und Nutzungsbedingungen können nun standardisiert abgefragt und direkt in Evento gespeichert werden.
Ein weiterer Meilenstein ist die Einführung digitaler Rechnungen: Über ein Rechnungsportal können Teilnehmende aktuelle und abgeschlossene Rechnungen abrufen. Damit entfällt der Postversand, was zusätzlich Ressourcen spart. Zum Start steht E-Banking als Zahlungsmöglichkeit zur Verfügung; weitere Optionen wie Kreditkarte und TWINT sind in Planung.
Auch der bisher postalisch verschickte Passwortbrief für den Zugang zur ZHAW-IT-Infrastruktur wird künftig digital bereitgestellt. Voraussetzung für die Anmeldung ist eine Switch edu-ID – eine digitale Bildungsidentität, die an vielen Hochschulen in der Schweiz bereits für Services wie Moodle eingesetzt wird.
„Wir erwarten eine Erleichterung in der Administration durch Automatisierungen (automatische Datenablage von MyDossier, Rechnungsversand fällt weg, PW-Brief) und sind gespannt, welche weiteren Möglichkeiten/Verbesserungen sich in Zukunft ergeben werden.» Joena Herzog, Koordinatorin am Institut für Angewandte Psychologie
Nächste Schritte: Von der Pilotphase zum Rollout
Die Einführung von ONLA WB erfordert spezifische Vorarbeiten: Die Weiterbildungssekretariate müssen ihre Produkte in Evento so konfigurieren, dass sie im Web sichtbar sind und die richtigen Fragen anzeigen. In den Pilotdepartementen wurde dafür Know-how aufgebaut, intensive Tests durchgeführt und regelmässige Abstimmungen organisiert.
«Die Arbeit im Pilotprojekt ONLA WB war sehr spannend und lehrreich. Dank der Unterstützung von Saskia konnten wir das Projekt vorantreiben und freuen uns, dass die ONLA WB jetzt endlich umgesetzt werden kann. Es war jedoch sehr viel Arbeit, welche wir nebst unserem täglichen Pensum stemmen mussten. Das Testing war sehr aufwendig und hat uns viel abverlangt, da vieles für uns Neuland war. Aber wir haben sehr viel dabei gelernt und können dieses Wissen nun unseren Kolleginnen der Administration weitergeben. Unsere AD Vorlagen stehen bereit und wir werden unser Team Anfang August noch mit Hilfe von Saskia schulen. Wir schauen zuversichtlich auf den ONLA-WB Start und danken eurem Team, vor allem Saskia für die super Unterstützung.» Mirjam Holenstein, Administration Weiterbildung School of Engineering
Im Mai geht das erste Pilotprodukt live: Das Departement Gesundheit startet mit dem Modul «Reflektierte Praxis – Wissenschaft verstehen», das im Januar 2026 beginnt. Weitere Pilotprodukte folgen schrittweise. Mit einem Kick-off Ende April wurde der Rollout auf die anderen Departemente gestartet – Ziel ist, dass alle Departemente bis Ende Jahr mit ersten Produkten live gehen können.
