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Wissen digital verwalten

Das papierlose Studium bringt nebst dem Verzicht auf Papier noch eine weitere Herausforderung mit sich, nämlich die Organisation und Verwaltung der digitalen Unterlagen. Wo speichern Sie die Unterlagen und Notizen, damit Sie sie jederzeit wieder finden?

Da unsere Studierenden mit einem Tablet arbeiten bietet sich eine cloudbasierte Lösung an, so können sie von verschiedenen Endgeräten auf die Daten zugreifen und die Daten bleiben auch bei Verlust oder Defekt des Gerätes erhalten. Wer allerdings viel offline arbeitet braucht einen Dienst, der die Notizen bei verfügbarer WLAN Verbindung synchronisiert.

Hier drei Tools, die sich sowohl für Windows als auch für iOS Nutzer eignen.

Evernote

Evernote, kostenlos

Evernote, kostenlos

Die Plattform stellt eine Art virtuelles Gedächtnis dar, in dem man Notizen, To-Do-Listen, Sprachaufzeichnungen, Bilder, Videos und Webseiten speichern und verwalten kann.

Die Inhalte werden als Notizen in Notizbüchern erfasst und können mit Schlagwörtern versehen können. Dokumente, Textdateien und Bilder mit Textelementen können dank der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) durchsucht werden. Dies gilt jedoch nicht für handschriftliche Notizen.


Evernote für Anfänger und Einsteiger von TECHTREST

Lektionen in Notizen organisieren

Jeder organisiert sein Wissen individuell, wir möchten Ihnen jedoch ein Beispiel zeigen, wie Sie die Unterlagen und Notizen zum Studium organisieren könnten: Laden Sie das Dokument aus Moodle herunter, ergänzen Sie es im Adobe Acrobat Reader oder im GoodReader mit Notizen und senden Sie es anschliessend an Evernote. Evernote erstellt daraus eine Notiz, die in einem Notizbuch (z.B. pro Kurs) abgelegt werden kann.

Die Notiz können Sie anschliessend mit weiteren Inhalten wie To-Do-Listen, Erinnerungen oder Stichwörtern ergänzen oder sie via E-Mail oder Social Media mit anderen Studierenden teilen. So können Sie pro Kurs/Thema ein Notizbuch erstellen, das pro Lektion eine Notiz enthält.

Top

  • Kostenlose Version für Windows, Mac, iOS, Android
  • Synchronisation in der Cloud
  • Effiziente Suchfunktion, sucht bereits während dem Eintippen
  • Erinnerungen festlegen
  • Webinhalte speichern
  • Audio aufzeichnen
  • Fotos mit Text durchsuchen (z.B. Visitenkarten)
  • Inhalte an die persönliche Evernote E-Mail Adresse senden
  • Verknüpfung mit Apps von Drittanbietern wie z.B. Notes Plus, QuickOffice usw.

Flop

  • Keine handschriftlichen Notizen
  • Max. 60 MB Upload-Kapazität pro Monat
  • Hatte in der Vergangenheit diverse Sicherheitsprobleme
  • Nicht sehr intuitiv, man braucht eine Weile bis man sich zurecht gefunden hat
  • Server stehen in den USA

Evernote ist als webbasierte, mobile oder Desktop Version kostenlos verfügbar. Mit dem Premium-Service für CHF 45.- pro Jahr kann man unter anderem offline arbeiten und seine Daten besser schützen.

Weitere Informationen

Springpad (Hinweis: der Dienst existiert nicht mehr)

SpringpadDer online Dienst wird von vielen Nutzern als Mischung zwischen Evernote und Pinterest gesehen. SpringPad bietet ähnliche Funktionen wie Evernote, setzt dabei aber auf eine visuelle Benutzeroberfläche mit Pinboards.

SpringPad scheint auf den ersten Blick intuitiver als Evernote, bietet jedoch etwas weniger Funktionen. So kann z.B. nicht offline gearbeitet werden und der Text in den Notizen kann weniger gut formatiert werden. Wer viele textintensive Notizen erstellt, der ist mit Evernote besser bedient.


SPRINGPAD: Besser als Evernote? von TECHTREST

Ideen online teilen und kommentieren

Notizen können in SpringPad nach Typ erfasst werden, z.B. Link, Checkliste, Film, Restaurant usw. und mit Stichwörtern versehen werden. Die Notizen (sog. Springs) und Notizbücher können mit anderen Nutzern geteilt werden und eingeladene Nutzer können Kommentare erfassen; ähnlich wie bei Blogs oder auf Facebook. Zudem liefert SpringPad bei der Suche nach Inhalten Vorschläge für weitere Inhalte. Damit eignet sich SpringPad besonders gut für das Verwalten und Teilen von Ideensammlungen, Links, Bildern und Videos.

Im Gegensatz zu Evernote gibt es SpringPad aktuell nur als kostenlose, webbasierte Version, ein offline Modus ist nicht verfügbar. Eine App gibt es fürs iOS und Android.

Top

  • Kostenlose Web-Version und Apps für iOS und Android
  • Synchronisation in der Cloud
  • Visuelle Darstellung von Notizen als Pinboards
  • Vorschläge für weitere interessante Inhalte
  • Notizen nach Medientyp organisieren (Checkliste, Webseite, Video usw.)
  • Notizen teilen und kommentieren
  • Erinnerungen festlegen
  • Inhalte per E-Mail an SpringPad senden

Flop

  • Keine Desktop Version für Windows und Mac
  • Kein offline Modus
  • Weniger Formatierungsmöglichkeiten für Text
  • Keine handschriftlichen Notizen möglich
  • Server stehen in den USA

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Microsoft OneNote

Der digitale Notizblock von Microsoft verbindet die Office Suite elegant mit einem Notizverwaltungstool. Die App bietet alle Formatierungsmöglichkeiten wie wir sie z.B. von Word kennen und synchronisiert die Daten automatisch mit SkyDrive Pro oder SharePoint.

Handschriftliche Notizen und Office Integration

Im Gegensatz zu allen anderen Lösungen kann man mit OneNote auch handschriftliche Notizen erstellen. Zusätzlich können wie bei Evernote und SpringPad auch Bilder, Dokumente, Videos und Webseiten gespeichert werden. Die Notizen können über SkyDrive oder SharePoint mit anderen Nutzern geteilt werden.


Microsoft OneNote 2013 von FGMediaServices

OneNote gibt es auch als App für iOS und Android Geräte, allerdings nur in Kombination mit einem Office 365-Abonnement und als abgespeckte Version. OneNote eignet sich deshalb vor allem für Nutzer, die bereits mit Microsoft Office und dem Internet Explorer arbeiten und hierfür eine gut integrierte Notizverwaltungssoftware suchen. Für iOS oder Android Nutzer sind Evernote oder SpringPad wahrscheinlich die bessere Alternative.

Top

  • Handschriftliche Notizen
  • Synchronisation mit SkyDrive
  • Hierarchisch strukturierte Notizen
  • Integration mit Office Suite und Internet Explorer
  • Daten lokal speichern
  • Office Formatierungsmöglichkeiten
  • In Echtzeit gemeinsam an Notizen arbeiten (Whiteboard)

Flop

  • Lizenz kostet CHF 79.95 (für Studierende kostenlos erhältlich)
  • Keine Desktop Version für Mac
  • Die Apps für iOS und Android haben nur eingeschränkte Funktionen.
  • Server stehen in den USA

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Lokale Admin Rechte auf dem Surface Pro

Um Software auf dem Microsoft Surface Pro installieren zu können benötigen die Studierenden und die Mitarbeitenden lokale Administrator Rechte.

Ab sofort könnt ihr auf eurem Surface Pro im Softwarecenter den „Interim Administrator“ installieren. Damit erhält ihr jeweils sofort für 24 Stunden Administrator Rechte auf eurem Gerät.

So wird’s gemacht

  1. Softwarecenter unter „alle Apps“ aufrufen.
  2. Im Register „Verfügbare Software“ den „Interim Administrator“ aufwählen.
    AdminInterim
  3. Auf „Installieren“ klicken.
  4. Nutzungsvereinbarung für Admin Rechte lesen und akzeptieren.
    Bestätigung
  5. Abmelden und nochmals neu anmelden.
    Logoff

Falls Fehler auftauchen bitte einen Neustart durchführen und es nochmals versuchen.

Das lokale Admin Recht erlischt nach 24 Stunden und kann danach bei Bedarf wieder neu installiert werden.

Benutzerhandbücher

Diese Woche finden die Einführungsveranstaltungen für die Dozierenden statt. Die ersten 8 Microsoft Surface Pro und iPads sind bereits bereit.

Wer sich lieber selber dokumentiert, kann hier schon mal das Benutzerhandbuch herunterladen:

Die Geräte für die Studierenden werden diese Woche konfiguriert und können nächste Woche ausgeliefert werden. Den genauen Abholort und die Zeiten geben wir hier Ende Woche bekannt.

Starter Kit – Apps für das iPad

Wir stecken zurzeit mitten in den Vorbereitungen für die Einführungsveranstaltungen zum iPad und dem Surface Pro.

Anders als beim Surface Pro, welches mit bereits bekannter Software ausgeliefert wird, stehen wir beim iPad vor der Herausforderung, eine Auswahl von Apps für das papierlose Arbeiten zusammenzustellen, die wir den Studierenden und Dozierenden bei der Einführungsveranstaltung empfehlen können. Sicher werden Sie im Laufe des Projektes eigene Apps entdecken und nutzen, aber wir möchten Ihnen für den Start einen „Starter-Kit“ mit auf dem Weg geben. Deshalb hier schon mal eine Auswahl einiger nützlicher Apps.

Office

Bei Office stellt sich gleich zu Beginn die Frage, ob man lieber mit Apples hauseigenen Produkten Pages, Keynote und Numbers arbeitet oder ob man eine Office ähnliche App für das Arbeiten mit Word, PowerPoint und Excel bevorzugt. Die Apple Apps bieten aktuell die meisten Funktionalitäten und sind perfekt auf das iPad abgestimmt. Wer also gerne mit Apple Software arbeitet, kommt mit diesem Apps sicherlich gut klar:

Wer lieber Office ähnliche Apps bevorzugt, dem empfehlen wir eine der folgenden Apps:

Die Konvertierung ist bei beiden Apps recht gut und Dokumente, die auf dem iPad erstellt werden, können danach meist problemlos auf einem Windows Gerät weiterbearbeitet werden – oder umgekehrt. Office² HD kann Word, Excel und PowerPoint von 1997 – 2013 darstellen, während Quickoffice aktuell nur 1997 – 2010 unterstützt.

Bei Word schneidet Office² HD etwas besser ab als Quickoffice, da man in Office² HD Bilder, Tabellen oder Formen einfügen kann. Auch bietet es mehr Formatierungsmöglichkeiten und einen etwas umfangreicheren Korrekturmodus. Ein weiterer praktischer Vorteil von Office² HD ist die Möglichkeit, Dokumente direkt als PDF zu speichern. Korrektur: Auch Quickoffice kann Dokumente direkt als PDF speichern. Quickoffice lässt sich zudem direkt mit Evernote verbinden, was gerade für die Studierenden von Vorteil sein könnte.

Bei Excel schneiden beide Apps nicht sehr gut ab. Office² HD ist etwas besser als Quickoffice, da man wenigstens relativ einfach eine Summe bilden kann, das Zellenformat anpassen und die Zelleninhalte sortieren kann. Formeln kann man zwar bei beiden Apps eingeben, wirklich benutzerfreundlich ist die Arbeit mit Excel aber bei beiden Apps nicht.

Für PowerPoint eigenen sich beide Apps. Wobei hier bei beiden Apps auffällt, dass Links in Präsentationen nicht funktionieren, das geht nur mit Pages. In die Präsentation reinschreiben kann man bei allen Apps nicht.

Arbeiten mit PDFs

Das Erfassen von Notizen in PDFs spielt eine zentrale Rolle im Studium. Hierfür empfehlen wir folgende Apps:

GoodReader ist eine der bekanntesten Apps für das Arbeiten mit PDFs. Die App lässt sich als einzige direkt mit der ZHAW Datenablage verbinden, was äusserst nützlich ist. Notizen kann man sowohl von Hand als auch über die Tastatur erfassen. Die Bearbeitungsfunktionen sind praktisch auf der rechten Seite über eine Toolbar zugänglich und sehr vielseitig. Die bearbeiteten Dokumente und/oder Notizen kann man sich per Mail zusenden oder die Dokumente zwischen den Geräten über das lokale WiFi Netzwerk austauschen.

Der ezPDF Reader eignet sich vor allem für Nutzer, die mit multimedialen oder interaktiven PDFs arbeiten möchten. Er ist einer der wenigen PDF Reader, der Audio und Videodateien abspielen kann und in den man Fotos ins PDF einfügen kann – das könnte z.B. beim Erstellen eines Laborprotokolls nützlich sein. Ein Nachteil im alltäglichen Einsatz ist, dass man PDFs, die man aus einem E-Mail öffnet nicht direkt bearbeiten kann, man muss sie zuerst in einen Ordner abspeichern.

iBooks ist Apples eigener eBook Reader, damit können nebst PDFs auch dynamische EPUB e-Books und Apple iBooks gelesen werden. Die Software ist sehr benutzerfreundlich und bietet einfache Markierungs- und  Notizfunktionen. Wer es gerne einfach hat und keinen Zugriff auf die ZHAW Datenablage oder sonstige Cloud Dienste braucht, ist mit iBooks gut bedient.

Handschriftliche Notizen erfassen

Nicht immer schreibt man in ein bereits bestehendes Dokument. Wer eigene Notizen erstellen möchte kann aus zahlreichen Apps auswählen, wir empfehlen:

Notability hat einen verstellbaren Bildschirmschutz, damit man die Hand beim Schreiben auf das iPad ablegen kann. Notizen können von Hand erfasst und farbig markiert werden. Bei Bedarf kann man den Text auch über die Tastatur eintippen oder für eine kleinere Handschrift in den Zoom Modus wechseln. Papierdokumente können direkt aus der App heraus fotografiert, eingefügt und mit Notizen versehen werden. Ebenso können Fotos, Zeichnungen und Webseiten (inkl. Link) sowie Haftnotizen (Post-It) eingefügt und mit Notizen versehen werden. Die Notizen können in Ordnern verwaltet und als PDF oder RTF (falls per Tastatur eingegeben) per E-Mail versendet oder auf einem Cloud Dienst gespeichert werden.

Notes Plus ist etwas teurer, hat dafür eine etwas schönere Schriftdarstellung als Notability. Die Funktionen sind ähnlich. Man kann auch hier Fotos oder Ausschnitte von Webseiten einfügen und sie mit Notizen versehen. Die App bietet ebenfalls einen Bildschirmschutz und einen Zoom Modus, bei dem man etwas rein zoomt und in Ruhe schreiben kann Der Zoom-Modus ist etwas gewöhnungsbedürftig, aber sehr praktisch, wenn man viel von Hand schreibt.
Für CHF 3.- kann man bei Notes Plus zusätzlich eine Handschrifterkennung erwerben, diese funktioniert recht gut, fragt sich jedoch, ob man das wirklich braucht. Die Dokumente können als PDF oder PNG exportiert und entweder per E-Mail versendet oder auf Evernote bzw. Cloud Diensten gespeichert werden.

Dateien und Notizen verwalten

Wer mit einem iPad arbeitet muss sich von der klassischen Dateiverwaltung, wie wir sie von Windows kennen, verabschieden. Auf dem iPad sind die Dateien in den einzelnen Apps gespeichert. Viele Apps arbeiten mit Cloud Diensten zusammen; damit werden die lokalen Daten laufend in der Cloud gespeichert und auf verschiedenen Endgeräten synchronisiert. Solche kostenlose Cloud Dienste für Studierende sind z.B.:

  • Google Drive, 15 GB
  • Dropbox, 2 GB (500 MB für jede Empfehlung)
  • iCloud, 5 GB (Musik, Apps, TV Sendungen, Bücher und Fotos werden nicht mitgezählt)
  • Wuala, 5 GB (1 GB für jede Empfehlung)

Wir stehen hier etwas vor einem Dilemma: Die Cloud Dienste sind nicht in der Schweiz gehostet und stehen wegen Problemen beim Datenschutz und der Datensicherheit immer mal wieder in den Schlagzeilen. Andererseits müssen die Studierenden sicherstellen, dass ihre Dokumente nicht verloren gehen, falls die App gelöscht oder das Gerät gestohlen wird. Unsere ICT rät davon ab, die Cloud Dienste zu nutzen. Die Studierenden müssen für sich selbst entscheiden, ob sie diese kostenlosen Dienste nutzen möchten.

Die Dozierenden hingegen werden gebeten, mit der ZHAW Datenablage zu arbeiten. Dasselbe gilt für die Studierenden, wenn sie im Rahmen von Projektarbeiten mit vertraulichen Daten zu tun haben.

Für die Verwaltung von Dateien und Notizen empfehlen wir:

Mit dem FileBrowser  und dem FileExplorer kann man auf die Pool Laufwerke und das persönliche Laufwerk U der ZHAW zugreifen. Von vielen Apps aus kann man zudem Dokumente im FileBrowser oder im FileExplorer öffnen und sie so auf die ZHAW Datenablage kopieren bzw. hochladen. Der FileExplorer hat in meinen Tests etwas besser abgeschnitten als der FileBrowser, da der Upload von Dateien auf die ZHAW Datenablage zuverlässiger funktioniert. Ein Laufwerk kann zudem kostenlos verbunden werden.

Evernote ist eine Webplattform für das Sammeln, Ordnen und Finden von Notizen. Notizen können allerdings nur über die Tastatur erfasst werden. Handschriftliche Notizen können via Note Plus und Office Dokumente via QuickOffice nach Evernote exportiert werden. Zudem kann man Inhalte jeglicher Art an die persönliche Evernote Adresse senden, daraus wird dann automatisch eine Notiz erstellt.
Evernote gibt es auch für Notebooks (Windows und OS) sowie für Smartphones aller Art. Damit können die Studierenden ihre Dokumente jederzeit synchronisieren, egal auf welchem Gerät sie gerade arbeiten.

Mahara ist die E-Portfolio Plattform der ZHAW. Alle Studierenden und Dozierenden haben mit dem ZHAW Login Zugriff darauf und können dort ihre eigenen Seiten, Notiz und Dokumentensammlungen ablegen. Dokumente können auch freigegeben, in Gruppen bearbeitet und verwaltet werden. Gerade bei Open Book Prüfungen könnte sich Mahara als gute Lösung herausstellen, da wir den Zugriff auf dieses interne Tool bei Prüfungen freischalten könnten. Der direkte Zugriff auf Mahara aus den Apps heraus ist aktuell jedoch noch nicht möglich.

Weitere nützliche Apps

Kurse im Moodle archivieren

Viele Dozierende, die in das Pilotprojekt involviert sind, sind zurzeit dabei, ihre Kurse im Moodle zu überarbeiten. Dabei ist die Frage nach der Archivierung von alten Kursen in der Kursübersicht aufgetaucht.

Um Ihre Kurse zu verwalten haben Sie drei Möglichkeiten:

Kurse archivieren

Die erste Möglichkeit ist, Kurs ins Archiv zu verschieben. Der Kurs bleibt dabei für Studierende, die früher in den jeweiligen Kurs eingeschrieben waren, weiterhin zugänglich, er erscheint aber nicht mehr im aktuellen Semester auf Moodle. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den gewünschten Kurs.
  2. Klicken Sie links bei den Einstellungen unter Kurs-Administration auf „Einstellungen“
  3. Verschieben Sie den Kurs unter „Kursbereich“ ins Archiv.

Zugriff auf archivierte Kurse steuern

Falls Sie für den archivierten Kurs die Einschreibemethode „Selbsteinschreibung“ mit einem Kurspasswort gewählt haben, empfiehlt es sich, für die Selbsteinschreibung ein Enddatum zu setzen, damit sich keine neuen Studierenden mehr in einen bereits archivierten Kurs einschreiben können.

Kurse verbergen

Die zweite Möglichkeit ist, den Kurs für die Teilnehmenden nicht mehr sichtbar zu machen. In diesem Falle sehen nur noch Sie als Kursadministrator den Kurs (grau) in der Kursübersicht. Die Studierende haben keinen Zugriff mehr auf den Kurs, auch nicht Studierende aus früheren Jahrgängen, die evtl. noch Dokumente aus dem Kurs herunterladen möchten.

Hierzu gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie den gewünschten Kurs.
  • Klicken Sie links bei den Einstellungen unter Kurs-Administration auf „Einstellungen“.
  • Wählen Sie unter dem Punkt Sichtbar die Option „Verbergen“ aus.

Kurse löschen

Eine dritte Option ist das Löschen der Kurse. Das empfiehlt sich für alle Kurse von Studienjahrgängen, die ihr Studium bereits abgeschlossen haben. Um Kurse zu löschen schicken Sie bitte eine Liste der Kurse inkl. Links an die E-Learning Hotline. Aus Sicherheitsgründen können Sie Kurse nicht selber löschen.

PDF Dokumente scannen und optimieren

Wenn Sie Dokumente einscannen werden diese zwar als PDF gespeichert, aber die Studierenden können den Text im gescannten Dokument weder durchsuchen noch markieren. Um aus dem gescannten Dokument ein PDF mit normalem Text zu machen, müssen Sie das gescannte Dokument mit dem Adobe Acrobat Pro optimieren und eine Texterkennung, sog. OCR (Optical Character Recognition) durchführen.

An der ZHAW Life Sciences und Facility Management ist auf allen ZHAW Notebooks für Dozierende der Adobe Acrobat Professional DC installiert. Falls nicht, können Sie die Software aus dem Anwendungskatalog (intern) beziehen.

Dokumente scannen

Sie können an der ZHAW an jedem Multifunktionsgerät Dokumente einscannen. Mit der Option „Scan to Folder“ werden die gescannten Dokumente an https://pass.zhaw.ch/ geschickt. Loggen Sie sich nach dem Scannen dort ein, klicken Sie auf  Scan-Download und öffnen Sie das Dokument, das Sie herunterladen möchten.

Scan Download

Aktionsassistent

  1. Öffnen Sie das eingescannte Dokument im Adobe Acrobat Pro DC und klicken Sie im Menüband auf die Werkzeuge.
  2. Wählen Sie aus dem Menü (rechts) das Werkzeug Aktionsassistent aus:

  3. Wählen Sie aus der Aktionsliste die Aktion Gescannte Dokumente optimieren aus.
  4. Starten Sie den Optimierungsprozess mit einem klicken auf Anfang.
  5. Erfassen Sie den Titel, das Thema und den Verfasser des Dokuments. Eine klare Benennung ist für die Studierenden sehr wichtig, da sie im Laufe ihres Studiums sehr viele Dokumente herunterladen.

 

 

 

 

 

PDF für Web und Mobilgeräte optimieren

Wir empfehlen, PDF Dateien, die Sie aus Word, PowerPoint oder Webseiten erstellt haben für die Anzeige im Web und auf Mobilgeräten zu optimieren. Dabei werden unter anderem Bilder komprimiert, Schriften eingebettet und die schnelle Webanzeige aktiviert.

  1. Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie im Menüband erneut auf Werkzeuge und dann auf den Aktionsassistenten (siehe oben)
  2. Wählen Sie aus der Aktionsliste die Aktion Für Web und Mobilgeräte optimieren aus.
  3. Klicken Sie auf Anfang, um den Prozess zu starten.

Lehrpersonen der ZHAW LSFM finden weitere, interne Empfehlungen für die Optimierung von Unterlagen für das papierlose Studium auf Moodle.

Beitrag aktualisiert am 21.12.2016.

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