Office 365 Pro Plus

Hervorgehoben

office-beitragsbildNach einem erfolgreichen Pilotversuch mit Office 365 können alle Studierenden und Mitarbeitenden der ZHAW ab Montag, 12. September 2016 kostenlos das Office 365 Pro Plus beziehen und auf bis zu 5 privaten Geräten installieren. Informationen und Anleitungen zur Installation finden Sie ab 12.09.2016 auf dem Intranet.

Office-Suite für PC, Mac, Tablet und Smartphone

Mit Office 365 erhalten Sie:

Auf Ihrem Windows Notebook können Sie zurzeit alternativ auch Office Professional 2016 installieren, die beiden Produkte sind kompatibel. Microsoft Office Professional 2016 kann auf Wunsch in der Startwoche im Modul „Computer einrichten“ kostenlos bezogen werden. Visio und MS Project laufen nur auf Windows und müssen separat installiert werden. Den Link für den Download dieser zwei Programme finden Sie im Intranet.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Mit Office 365 Pro Plus erhalten Sie 1 TB persönlichen Online-Speicher auf OneDrive for Business. Sie loggen sich mit der ZHAW E-Mail und Passwort bei diesem Cloud-Dienst von Microsoft an. Mit OneDrive for Business können Sie Ihre digitalen Unterlagen während des ganzen Studiums in der Cloud speichern, ohne kostenpflichtigen Speicherplatz kaufen zu müssen. Sind die Dateien online auf OneDrive for Business gespeichert können Sie Dokumente innerhalb und ausserhalb der ZHAW mit anderen Personen teilen und online gemeinsam an Dokumente arbeiten. Damit entfallen die lästigen E-Mails und das Hochladen und Zusammenfügen verschiedener Versionen bei Gruppenarbeiten. Wenn Sie in Skype eingeloggt sind können Sie zusätzlich während der Bearbeitung mit Ihren TeamkollegInnen direkt in Office Online chatten.

PDF in Word bearbeiten

Auf Windows können Sie PDFs wie z.B. Arbeitsblätter mit Microsoft Word öffnen. Word konvertiert das PDF-Dokument dabei in ein Office Dokument und Sie können die Text darin wie in einem Word bearbeiten. Das Dokument wird anschliessend als .docx gespeichert. Das funktioniert in der Regel gut, ausser wenn das Dokument viele Tabellen enthält oder es sich um eine grafisch aufwändig gestaltete Broschüre handelt.

Microsoft Tutorial: PDF in Word bearbeiten

Screenshot (89)

PDFs können auf Windows mit Word geöffnet und so in ein editierbares Office-Dokument konvertiert werden.

Handschriftliche Notizen in Office Programmen

Auf Geräten mit Touchscreen können Sie in allen oben erwähnten Office-Programmen über das Menü Stifte handschriftliche Notizen erfassen. Die Stiftfunktion ist in älteren Formaten wie z.B bei Word .doc (statt .docx) nicht verfügbar.

Zeichnen und Freihandkommentare in Office 2016

Screenshot (87)

Beispiel handschriftlicher Notizen in einer Word-Datei.

Datenschutz

Die Vereinigung der kantonalen Datenschutzbeauftragen (Privatim) und der Eidgenössischen Datenschutz-und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) haben in Zusammenarbeit mit SWITCH, die Datenschutzbestimmungen des Campus and School Agreement (CASA) für die Hochschulen geprüft und angepasst.

Es gilt dadurch, im Gegensatz zu Office 365 Angeboten für Privatpersonen, ein datenschutzkonformer Rahmen beim Einsatz von Microsoft Office 365 Education durch Bildungsinstitutionen:

  • Es gilt Schweizerisches Recht.
  • Der Gerichtsstand ist Zürich.
  • Dies unabhängig von den allen anderen Datenschutzvereinbarungen.
  • Standort der Datenhaltung ist die Europäische Union.
  • Es besteht eine Informationspflicht gegenüber Behördenanfragen.
  • Microsoft verarbeitet und nutzt Kundendaten nur für die Erbringung der vereinbarten Onlinedienste, jedoch nicht für Werbung oder ähnliche Dienste.

Es bestehen weiterhin Risiken bei Nutzung von Cloud Computing, daher möchten wir Sie unter Berücksichtigung der Reglemente auf folgendes hinweisen:
Besonders schützenswerte Personendaten (z.B. Gesundheitsdaten, Arztzeugnisse, Noten von Studierenden) und sensitive Daten, welche besonderen Geheimhaltungspflichten unterliegen (z.B. Forschungsdaten, die einer Geheimhaltungsvereinbarung der ZHAW unterliegen) dürfen nicht in Microsoft Office 365 genutzt werden.

Weitere Informationen

Word, Excel und PowerPoint – kostenlos auf dem iPad

Mit den Office Apps für das iPad kann man seit November 2014 Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente kostenlos erstellen und bearbeiten. In der früheren Version war das Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten nur mit einem Office 365 Abo möglich. Mit den kostenlosen Office Apps für das iPad konnten lediglich Dokumente dargestellt – aber nicht bearbeitet – werden.

Microsoft hat nun viele Grundfunktionen von Word, Excel und PowerPoint in die kostenlosen iPad Apps integriert und bietet neu auch eine Schnittstelle zu Dropbox. Einzig die Schnittstelle zu WebDAV, mit der auch auf den akademischen Cloud-Dienst SWITChdrive zugegriffen werden könnte, fehlt noch.

Folgende erweiterte Funktionen und Formatierungsmöglichkeiten stehen nur NutzerInnen mit einem Office 365 Abo zur Verfügung:

Word

  • Nachverfolgen und Überprüfen von Änderungen
  • Ändern der Seitenausrichtung (Hoch-/Querformat)
  • Einfügen von Abschnittsumbrüchen
  • Aktivieren von Spalten im Seitenlayout
  • Anpassen der Kopf- und Fusszeilen einzelner Seiten
  • Hinzufügen von benutzerdefinierten Farben zu Formen
  • Einfügen und Bearbeiten von WordArt
  • Hinzufügen von Schatten und Spiegelungen zu Bildern
  • Hinzufügen und Bearbeiten von Diagrammelementen
  • Hervorheben von Tabellenzellen mit benutzerdefinierten Farbschattierungen

Excel

  • Anpassen von PivotTable-Formaten und -Layouts
  • Hinzufügen und Bearbeiten von Diagrammelementen
  • Hinzufügen von benutzerdefinierten Farben zu Formen
  • Einfügen und Bearbeiten von WordArt
  • Hinzufügen von Schatten und Spiegelungen zu Bildern

PowerPoint

  • Anzeigen der Sprechernotizen während einer Präsentation in der Referentenansicht
  • Hinzufügen von benutzerdefinierten Farben zu Formen
  • Einfügen und Bearbeiten von WordArt
  • Hinzufügen von Schatten und Spiegelungen zu Bildern
  • Hinzufügen und Bearbeiten von Diagrammelementen
  • Hervorheben von Tabellenzellen mit benutzerdefinierten Farbschattierungen

Weitere Informationen zum Leistungsumfang von Office 365 finden Sie unter https://products.office.com/de-ch/office-resources

Die ZHAW prüft zurzeit das Microsoft Angebot für den kostenlosen Zugang zu Office 365 für Studierende. Weitere Informationen dazu folgen im Herbst 2015.

Probleme mit Referentenansicht in Microsoft PowerPoint 2013

Lehrpersonen mit einem Windows-Tablet kennen dieses Problem: Wenn man mit PowerPoint in der Referentenansicht präsentiert und aus der Präsentation heraus auf einen Link klickt, ein Video abspielt oder ein Programm aufruft, wird der Bildschirminhalt des Referenten plötzlich nicht mehr auf den Beamer projiziert.

Referentenansicht nutzt den Bildschirmmodus „Erweitert“
PowerPoint 2013 wechselt in der Referentenansicht automatisch in den Bildschirmmodus „Erweitert“, um die zwei unterschiedlichen Ansichten für den Referenten und das Publikum darzustellen. Das funktioniert so lange, bis man einen Link aufruft oder ein Video abspielt, die Inhalte sind dann nämlich nur noch auf dem Bildschirm des Referenten sichtbar und das Publikums sieht nur den erweiterten, leeren Desktop.

Windows-Taste‌ + P und Bildschirm duplizieren
Um in dieser Situation den Bildschirminhalt wieder auf dem Beamer anzuzeigen drücken Sie die Windows-Taste‌ + P und wählen unter den Einstellungen für das Projizieren „Duplizieren“ aus. Alternativ können Sie auch vom rechten Bildschirmrand nach innen wischen und die rechte Charms-Leiste aufrufen. Dort wählen Sie unter „Geräte“ das Menü „Projizieren“ aus.

Bildschirm_duplizierenKritisch wird es, wenn Sie danach wieder zurück in PowerPoint wechseln, um mit der Präsentation in der Referentenansicht fortzufahren: Da sich das Gerät noch im Modus „Duplizieren“ befindet, wird die Referentenansicht auf den Beamer dupliziert.

Wenn Sie, vor oder nach dem Wechsel ins PowerPoint, über die Windows-Taste‌ + P wieder in den Bildschirmmodus „Erweitert“ zurück wechseln, sieht Ihr Publikum aber nicht wie erwartet die Präsentation, sondern einen leeren Desktop. Um aus dieser falschen Ansicht heraus zu kommen, müssen Sie die Präsentation stoppen und nochmals neu starten.

Referentenansicht deaktivieren
Wenn Sie planen, Verweise auf Webseiten oder Videos in ihre PowerPoint Präsentation einzubauen, empfehlen wir daher die Referentenansicht von Anfang an zu deaktivieren. Die Einstellung dazu befindet sich im PowerPoint im Register „Bildschirmpräsentationen“. Entfernen Sie das Häkchen bei der Referentenansicht. Damit ersparen Sie sich das mühsame hin- und her zwischen der erweiterten und der duplizierten Bildschirmansicht während der Präsentation und können sich besser auf Ihr Publikum und die Inhalte konzentrieren.

Referentenmodus

Microsoft Office für das iPad

Heute gibt es passend zum schönen Wetter und dem bevorstehenden Wochenende gute News!

Microsoft hat wie erwartet am 27. März 2014 in San Francisco das Office fürs iPad vorgestellt.

Die Apps sind bereits im Apple App Store verfügbar:

Office 365 Abonnement benötigt
Die Microsoft Office Apps sind kostenlos, haben allerdings einen Hacken: Mit der kostenlosen Version kann man nur Office Dokumente lesen. Zum Erstellen und Bearbeiten ist ein Office 365-Abonnement erforderlich.

Ein 4-Jahres-Abonnement Office 365 University für Studierende kostet zurzeit CHF 99.95, also monatlich CHF 2.08.

Unsere ICT-Abteilung arbeitet an den nötigen Abklärungen für die Verwendung von Office 365 an der ZHAW. Wir werden Sie diesbezüglich auf dem Laufenden halten!

Tablet Zubehör und Software

Am Montag, 29. Juli wurden die Studierenden über das Projekt per E-Mail informiert, wir haben entschieden, die Studierenden nicht mit einem Schreiben nach Hause zu informieren, da wir ja Papier sparen wollen.

Bis heute, Mittwoch, 31.  Juli 2013, sind bereits 20 Bestellungen eingegangen. Die Bestellungen von iPad und Surface halten sich in etwa die Wage, 55% der Studierenden haben sich für ein iPad entschieden, 45% für das Windows Surface Pro.

Zubehör zu den Tablets

Bitte warten Sie mit dem Kauf von Zubehör wie Tastatur, Stift und Adapter noch bis zum 21. August 2013, wir klären zurzeit ab, ob wir Ihnen den Zubehör mitliefern können.

Folgendes Zubehör wäre aus unserer Sicht sinnvoll:

Für das Surface Pro

Für das iPad

Fragen, die bereits aufgetaucht sind

In der Zwischenzeit sind bereits erste Fragen von Studierenden und Dozierenden aufgetaucht.

Software

Wir arbeiten zurzeit an einer Liste der Software, die auf den Geräten installiert werden soll und werden diese hier in Kürze publizieren, damit Sie sie mit Ihren eigenen Empfehlungen ergänzen können.

Das Microsoft Surface Pro hat eine volle Windows 8 Pro Version, d.h. alle Windows-Programme, mit denen Sie bis anhin gearbeitet haben, laufen auch auf dem Tablet. Es ist eine volle Microsoft Office Version installiert und die Dozierenden können weiterhin mit PowerPoint arbeiten, wenn sie das wünschen.
Auf den Geräten der Dozierenden wird voraussichtlich auch Adobe Acrobat Pro installiert werden, damit sie direkt vom Gerät aus PDFs generieren können. Auf den Microsoft Surface Pro Tablets der Studierenden wird der Adobe Reader installiert, die neuste Version des Adobe Readers erlaubt auch das Erfassen von Notizen.
Für handschriftliche Notizen ist in Microsoft One Note integriert.

Das iPad läuft mit iOS, d.h. Microsoft Produkte laufen darauf nicht. Es gibt sehr gute PDF Reader wie z.B. ezPDF Reader oder GoodReader und eine abgespeckte Office Version Office Pro HD.
Für Präsentationen gibt es Lösungen wie z.B. die App ExplainEverything.
Für handschriftliche Notizen gibt es ebenfalls sehr gute Apps wie z.B. Notability oder GoodNotes.

Die benötigte Software wird auf den Microsoft Surface Geräten bereits vor der Auslieferung von der ICT vorinstalliert. Bei den Apple iPads erhalten Sie voraussichtlich einen Gutschein für den Apple Store, da für die Installation eine persönliche Apple ID benötigt wird.

Anschluss an den Beamer

Die Dozierenden benötigen einen Adapter, um das Tablet an den Beamer anschliessen zu können. Da wir aktuell mehrheitlich immer noch Beamer mit VGA Anschluss haben, wird ein VGA Adapter benötigt. Der Adapter ist inbegriffen und wird zusammen mit dem Tablet an die Dozierenden abgegeben:

Zugriff auf Pool-Laufwerke der ZHAW

Beide Geräte können in die ZHAW Infrastruktur integriert werden, d.h. Sie können VPN auf dem Gerät nutzen und auf die Pool-Laufwerke der ZHAW zugreifen.

Internet für unterwegs (3G/4G)

Beide Geräte haben keine SIM und auch keinen Slot für eine private SIM-Karte. Der Zugriff auf das Internet ist nur via WiFi möglich. Als Hochschulangehörige können Sie dank SWITCH schweizweit über öffentliche Hotspots ins Internet.

Anpassung von Lehrunterlagen

Die Dozierenden können grundsätzlich ihre bestehenden Unterlagen weiterverwenden. Sowohl Word, PowerPoint als auch PDF können auf beiden Geräten geöffnet, bearbeitet und mit Notizen versehen werden. Für die Studierenden ist es ein Vorteil, wenn die Dozierenden Ihre PowerPoint Präsentationen als PDF ins Moodle stellen, da dann handschriftliche Notizen einfacher zu erfassen sind.

Wichtig ist, dass die Unterlagen jeweils vor dem Unterricht auf dem Moodle sind.
Beachten Sie hierfür auch die Moodle Kurse, die im Herbst in Wädenswil stattfinden (Intranet): https://intra.zhaw.ch/departemente/life-sciences-facility-management/studium/e-learning/news-detail/news/moodle-day.html (Login erforderlich)

Wenn Sie Ihre Unterlagen für die Arbeit auf dem Tablet bereits anpassen möchten, finden Sie im Moodle eine Anleitung: http://moodle.zhaw.ch/course/view.php?id=8007
Wir empfehlen zurzeit die Skripte als PDF anzubieten, da das eBook Format EPUB für Laien noch etwas schwierig zu erstellen ist. Gerne sind wir Ihnen bei der Aufbereitung der Unterlagen behilflich.