Dateimanagement in der Cloud

Hervorgehoben

Dateimanagement BeitragsbildEin Sprichwort sagt: „Wenn es im Internet ist, ist es nicht privat.“

Warum ein Cloud-Dienst?

Viele NutzerInnen stehen der Datenablage in der Cloud skeptisch gegenüber. Im Laufe des Studiums werden Sie aber oft mit KollegInnen zusammenarbeiten und kaum um die Nutzung einer Datenablage in der Cloud herum kommen.

Es ist wichtig, dass Sie die Risiken der Datenspeicherung in der Cloud kennen. Informationen und Tipps, wie Sie Ihre Daten schützen können, finden Sie z.B. im Intranet unter ICT-Sicherheit und auf der Webseite des Datenschutzbeauftragten des Kantons Zürich. Wenn Sie Unterlagen und Daten der ZHAW in der Cloud speichern beachten Sie bitte auch Anhang 2 zum Reglement zur Nutzung der ZHAW IT-Infrastruktur (Intranet).

Die Festplatte erscheint als Datenablage auf den ersten Blick am sichersten, bedenken Sie aber bitte, dass Sie Ihre Daten bei Defekt oder Verlust der Hardware verlieren können. Falls Sie sich trotzdem für die Variante mit einer lokalen Festplatte oder einen privaten Netzwerkspeicher (NAS) entscheiden, sollten Sie unbedingt regelmässig ein automatisches Backup durchführen. In diesem Beitrag beziehen wir uns ausschliesslich auf Cloud-Dienste.

Berücksichtigen Sie bei der Wahl des Cloud-Dienstes folgende Punkte:

  1. Kann ich von meinen Geräten mit den von mir verwendeten Applikationen Daten auf den Cloud-Dienst synchronisieren?
  2. Wie viel Speicherplatz ist kostenlos verfügbar und was kostet zusätzlicher Speicherplatz?
  3. Ist eine sichere Zweiweg-Authentifizierung verfügbar?
  4. Nutzen meine StudienkollegInnen denselben Cloud-Dienst, damit wir gemeinsam an Dokumenten arbeiten können?

Beim Verwalten Ihrer Daten werden sich zudem folgende Fragen aufdrängen:

  • Wie sensitiv sind die Daten, die ich dort speichere?
  • In welchem Land befinden sich die Daten und wie gut sind meine Persönlichkeitsrechte geschützt?
  • Sind die Unterlagen offline verfügbar, wenn ich z.B. im Zug daran arbeiten will.
  • Werden die Daten automatisch in der Cloud synchronisiert, wenn ich wieder mit dem WLAN verbunden bin?
  • Wie teile ich Dokumente mit StudienkollegInnen, damit wir gemeinsam daran arbeiten können?
  • Wo erstelle ich ein sicheres Backup meiner Daten?

OneDriveOneDrive

Wir empfehlen OneDrive allen Studierenden, die mit Office 365 Produkten auf Windows, Mac, iOS oder Android arbeiten. Insbesondere wenn Sie planen, Ihre Notizen mit OneNote zu erfassen oder wenn Sie auf iOS und Android mit Microsoft Word, PowerPoint und Excel arbeiten, ist OneDrive die bequemste Lösung, da es nahtlos in die Microsoft-Dienste integriert ist und die Daten zuverlässig synchronisiert werden.

Kombination mit Office 365

OneDrive bietet kostenlos 5 GB virtuellen Speicherplatz. Wenn Sie ein Office-365-Abo besitzen, haben Sie 1 TB Speicherplatz auf OneDrive zur Verfügung. In Windows 10 ist OneDrive bereits in das Betriebssystem integriert, für Mac, iOS und Android können Sie die App aus dem jeweiligen Store herunterladen. OneDrive kann von den meisten gängigen Apps aus für die Synchronisierung der Daten verbunden werden.

OneDrive for Business

Studierende an der ZHAW können ab 12. September 2016 ein Microsoft Office 365 ProPlus Abo der ZHAW beziehen und erhalten damit kostenlos 1TB Speicherplatz auf OneDrive for Business. OneDrive for Business unterscheidet sich vom persönlichen Onlinespeicher OneDrive; die Daten werden verschlüsselt auf einem SharePoint-Server gespeichert und Sie melden sich mit Ihrer ZHAW E-Mail-Adresse an. Leider unterstützen viele Apps auf iOS und Android die Anbindung an Office 365 (ZHAW OneDrive for Business) noch nicht. Aktuell ist die Synchronisation auf dem iPad aus allen Office Apps sowie dem PDF Expert und GoodNotes möglich. Bei Android können Sie eine Drittapplikation wie z.B. OneSync für die Synchronisation nutzen.

Dateien teilen und zusammenarbeiten

Mit Windows 10 können Sie OneDrive und OneDrive for Business direkt im Windows Explorer verknüpfen. Die synchronisierten Dateien sind auch offline verfügbar. Ein Link auf die Datei kann über das Kontextmenü kopiert und mit anderen Nutzern geteilt werden, diese können die Datei lesen, kommentieren, teilen und sie herunterladen. Wenn Sie gemeinsam mit anderen Nutzern ein Dokument bearbeiten möchten, muss die Freigabe entweder direkt im jeweiligen Office Programm (z.B. Word) oder online über den Web-Client erfolgen. Dort können Sie unterscheiden, ob ein Nutzer ein Dokument nur anzeigen (Standard) oder auch bearbeiten kann.

In iOS und Android können Sie direkt aus der OneDrive App und aus den Microsoft Office Apps heraus einen Link auf eine Datei versenden oder Personen zur Zusammenarbeit einladen. Dabei können Sie jeweils wählen, ob eine Person die Datei nur anzeigen oder auch bearbeiten kann. Dateien können für die offline Verwendung heruntergeladen werden.

PDF Editor in OneDrive für iOS und Android

OneDrive und OneDrive for Business bieten auf iOS und Android einen kostenlosen, integrierten PDF-Editor mit dem Sie direkt in OneDrive PDF-Dokumente mit Annotationen versehen können. Der OneDrive PDF-Editor erlaubt auch das Erfassen von handschriftlichen Skizzen und Notizen. Farbe sowie Stil des Stifts können allerdings nicht verändert werden und es fehlt ein Radiergummi.

Zweistufige Überprüfung

Aktivieren Sie die Überprüfung in zwei Schritten für OneDrive. Dieses Verfahren bietet einen zusätzlichen Schutz für Ihre Daten.

Anleitungen für OneDrive for Business

SWITCHdriveSWITCHdrive

Der akademische Cloud-Dienst von SWITCH bietet allen Hochschulangehörigen je 25 GB virtuellen Speicherplatz. Die Daten werden verschlüsselt und in der Schweiz gehostet. Der Dienst basiert auf Own-Cloud und kann via WebDAV (https://drive.switch.ch/remote.php/webdav/) angesteuert werden. Wenn Sie sich für SWITCHdrive entscheiden, sind Sie in der Wahl der Apps etwas eingeschränkter, da nicht alle Apps die WebDAV-Anbindung unterstützen. Um SWITCHdrive nutzen zu können, müssen Sie zuerst eine SWITCHcloud ID erstellen. Das Passwort der SWitCHcloud ID sollte sich von Ihrem ZHAW-Passwort unterscheiden.

Dateien teilen

SWITCHdrive bietet die Möglichkeit, Ordner oder Dateien mit anderen Nutzern via Link zu teilen. Zusätzlich können Sie ein Ablaufdatum und ein Passwort für die Freigabe setzen. Die Nutzer erhalten einen Gastzugang und können die Dokumente ohne SWITCHdrive Login herunterladen.

Kollaboratives arbeiten

Wenn Sie gemeinsam mit anderen Nutzern ein Dokument bearbeiten möchten, muss die Freigabe über den Web-Client auf https://drive.switch.ch erfolgen. Dort können Sie registrierten SWITCHdrive Nutzern verschiedene Rechte für die Bearbeitung (erstellen, aktualisieren, löschen) der freigegebenen Dateien vergeben.
SWITCHdrive online teilen

Weitere Informationen zu SWITCHdrive

Empfehlung

Wir empfehlen unseren Studierenden die Nutzung von OneDrive for Business oder SWITCHDrive, da die Daten dort verschlüsselt und entweder in der Schweiz gespeichert werden oder zumindest dem Schweizer Recht unterstehen. Natürlich steht es Ihnen aber für private Daten frei, auch einen anderen Cloud-Dienst zu nutzen.

Je nach Betriebssystem bieten sich beispielsweise die Cloud-Dienste der Gerätehersteller an. So bietet Apple z.B. BesitzerInnen eines iPads die iCloud (5 GB) an und auf Android Tablets ist meist Google Drive (15 GB) bereits vorinstalliert, während Microsoft bei Windows 10 Geräten OneDrive (5 GB) ebenfalls direkt in das Betriebssystem integriert hat.

Weitere beliebte Cloud-Dienste

DropboxDropbox

Dropbox ist einer der meist verwendeten Cloud-Dienste unter den Studierenden, oft aus Bequemlichkeit, weil viele bereits ein Konto dort besitzen. Standardmässig erhalten Sie 2 GB Speicherplatz kostenlos. Durch das Empfehlen neuer Nutzer können Sie sich zusätzlichen bis zu 16 GB Speicherplatz dazu verdienen. Falls Ihnen das nicht ausreicht wird die Nutzung von Dropbox teuer; ein Upgrade auf Dropbox Pro (1 TB) kostet 99 Euro pro Jahr.

Dropbox bietet sehr nutzerfreundliche Sharing-Funktionen für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, man kann auch zu jedem Dokument eine Diskussion im Chatformat führen. Der Dienst ist in den meisten Apps für die Synchronisation integriert.

Falls Sie sich für Dropbox entscheiden, empfehlen wir die zweistufige Überprüfung via Mobiltelefon zu aktivieren. Dieses Verfahren bietet einen zusätzlichen Schutz für Ihre Daten

Google DriveGoogle Drive

Google Drive ist ein weiterer, sehr beliebter Cloud-Dienst der kostenlos 15 GB Speicherplatz bietet. Der Speicherplatz wird zwischen Google Drive, Gmail und Google Fotos aufgeteilt. Ein Upgrade auf 100 GB kostet 1.99 Euro pro Monat.

Um Google Drive Nutzen zu können benötigen Sie ein Google-Konto.

Die Sharing-Funktionen sind ähnlich einfach wie bei anderen Cloud-Diensten und Google Drive ist ebenfalls in vielen Apps implementiert. Google Drive bietet noch einen zusätzlichen Vorteil: Sie können Dokumente gemeinsam online im Browser bearbeiten, wenn Sie mit Ihren KollegInnen via Google Docs virtuell zusammen arbeiten.

Auch bei Google Drive empfehlen wir für einen zusätzlichen Schutz Ihrer Daten die zweistufige Überprüfung via Mobiltelefon zu aktivieren.

Testlauf mit Office 365

Endlich ist es soweit, einige ausgewählte Studierende können an der ZHAW jetzt kostenlos Office 365 Pro Plus testen.

Diese Nachricht dürfte vor allem auch unsere iPad NutzerInnen freuen, da sie mit Office 365 die kostenpflichtige Pro Version der Office Apps (Word, Excel, PowerPoint) für iOS freischalten können.

Welche Vorteile bietet Office 365?

Die Vollversion von Office auf bis zu fünf Geräten
Mit Office 365 können Sie von bis zu fünf Geräten aus an Office Dokumenten arbeiten; egal, ob Sie gerade unterwegs auf dem Smartphone etwas prüfen müssen, mit dem Tablet im Unterricht sitzen oder zu Hause vor dem Computer oder Mac arbeiten.
Office 365 ist auf Windows, Mac, iOS und Android verfügbar.

Office online
Sollten Sie mal keines Ihrer Geräte dabei haben und eines Ihrer Office-Dokumente bearbeiten müssen, können Sie Office Online nutzen und Word-, OneNote-, PowerPoint- sowie Excel-Dokumente direkt im Browser erstellen und bearbeiten.

One Drive for Business mit 1 TB
Mit Office 365 Pro Plus erhalten Sie 1 TB Cloudspeicher, auf dem Sie Ihre Dokumente von allen Geräten aus speichern und synchronisieren können. Sie können via One Drive for Business Dokumente mit anderen NutzerInnen teilen und steuern, wer die Dokumente bearbeiten kann.

Skype for Business
Die Business Version erlaubt Online-Besprechungen, Chats, Audio- und Videoanrufe mit bis zu 250 Personen. Ausserdem können Sie mit Skype Ihren Bildschirm übertragen und Gespräche werden durch eine leistungsfähige Authentifizierung und Verschlüsselung geschützt. Der Dienst steht im Testbetrieb noch nicht zur Verfügung, folgt aber in Kürze.

Neue Tools
Office 365 Pro Plus bzw. Office Online bieten Zugang zu neuen Tools, wie z.B.

  • Sway: Präsentations-App, mit der Sie interaktive Präsentationen erstellen können.
  • Yammer: unternehmensinternes, soziales Netzwerk.
  • Video: Videoplattform, auf der Sie Video speichern, anschauen und teilen können.
  • Delve: eine intelligente Assistentin, die analysiert, wer mit wem zusammen arbeitet und Inhalte vorschlägt, die interessant sein könnten.

Wer kann Office 365 Pro Plus an der ZHAW nutzen?

Der Testbetrieb ist zurzeit auf die papierlose Klasse BT15 beschränkt und dauert bis Ende Frühlingssemester 2016. Es handelt sich um ein ICT Projekt unter der Leitung von Christian Schneider. Nach dem Test wird die ZHAW entscheiden, ob das Angebot für alle Studierende eingeführt wird.

Und wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Die Vereinigung der kantonalen Datenschutzbeauftragen (Privatim) und der Eidgenössischen Datenschutz-und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) haben in Zusammenarbeit mit SWITCH, die Datenschutzbestimmungen des Campus and School Agreement (CASA) für die Hochschulen geprüft und angepasst.

Es gilt dadurch, im Gegensatz zu Office 365 Angeboten für Privatpersonen, ein datenschutzkonformer Rahmen beim Einsatz von Microsoft Office 365 Education durch Bildungsinstitutionen:

  • Es gilt Schweizerisches Recht.
  • Der Gerichtsstand ist Zürich.
  • Dies unabhängig von den allen anderen Datenschutzvereinbarungen.
  • Standort der Datenhaltung ist die Europäische Union.
  • Es besteht eine Informationspflicht gegenüber Behördenanfragen.
  • Microsoft verarbeitet und nutzt Kundendaten nur für die Erbringung der vereinbarten Onlinedienste, jedoch nicht für Werbung oder ähnliche Dienste.

Es bestehen weiterhin Risiken bei Nutzung von Cloud Computing, daher möchten wir Sie unter Berücksichtigung der Reglemente auf folgendes hinweisen:
Besonders schützenswerte Personendaten (z.B. Gesundheitsdaten, Arztzeugnisse, Noten von Studierenden) und sensitive Daten, welche besonderen Geheimhaltungspflichten unterliegen (z.B. Forschungsdaten, die einer Geheimhaltungsvereinbarung der ZHAW unterliegen) dürfen nicht in Microsoft Office 365 genutzt werden.

Word, Excel und PowerPoint – kostenlos auf dem iPad

Mit den Office Apps für das iPad kann man seit November 2014 Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente kostenlos erstellen und bearbeiten. In der früheren Version war das Bearbeiten und Erstellen von Dokumenten nur mit einem Office 365 Abo möglich. Mit den kostenlosen Office Apps für das iPad konnten lediglich Dokumente dargestellt – aber nicht bearbeitet – werden.

Microsoft hat nun viele Grundfunktionen von Word, Excel und PowerPoint in die kostenlosen iPad Apps integriert und bietet neu auch eine Schnittstelle zu Dropbox. Einzig die Schnittstelle zu WebDAV, mit der auch auf den akademischen Cloud-Dienst SWITChdrive zugegriffen werden könnte, fehlt noch.

Folgende erweiterte Funktionen und Formatierungsmöglichkeiten stehen nur NutzerInnen mit einem Office 365 Abo zur Verfügung:

Word

  • Nachverfolgen und Überprüfen von Änderungen
  • Ändern der Seitenausrichtung (Hoch-/Querformat)
  • Einfügen von Abschnittsumbrüchen
  • Aktivieren von Spalten im Seitenlayout
  • Anpassen der Kopf- und Fusszeilen einzelner Seiten
  • Hinzufügen von benutzerdefinierten Farben zu Formen
  • Einfügen und Bearbeiten von WordArt
  • Hinzufügen von Schatten und Spiegelungen zu Bildern
  • Hinzufügen und Bearbeiten von Diagrammelementen
  • Hervorheben von Tabellenzellen mit benutzerdefinierten Farbschattierungen

Excel

  • Anpassen von PivotTable-Formaten und -Layouts
  • Hinzufügen und Bearbeiten von Diagrammelementen
  • Hinzufügen von benutzerdefinierten Farben zu Formen
  • Einfügen und Bearbeiten von WordArt
  • Hinzufügen von Schatten und Spiegelungen zu Bildern

PowerPoint

  • Anzeigen der Sprechernotizen während einer Präsentation in der Referentenansicht
  • Hinzufügen von benutzerdefinierten Farben zu Formen
  • Einfügen und Bearbeiten von WordArt
  • Hinzufügen von Schatten und Spiegelungen zu Bildern
  • Hinzufügen und Bearbeiten von Diagrammelementen
  • Hervorheben von Tabellenzellen mit benutzerdefinierten Farbschattierungen

Weitere Informationen zum Leistungsumfang von Office 365 finden Sie unter https://products.office.com/de-ch/office-resources

Die ZHAW prüft zurzeit das Microsoft Angebot für den kostenlosen Zugang zu Office 365 für Studierende. Weitere Informationen dazu folgen im Herbst 2015.

Konkurrenz belebt den Markt

Office 365 jetzt auch für Schulen

Am 19. März 2014 informierte Privatim, die Vereinigung der kantonalen Datenschutzbeauftragten, dass sie mit Microsoft einen Vertragszusatz für de Nutzung von Office 365 an Schulen erwirkt hat und der Cloud-Dienst nun von Schweizer Schulen genutzt werden kann.

Diese Nachricht freut uns sehr, denn mit Office 365 sind die Office Programme nicht mehr auf dem Gerät, sondern in der Cloud und die Studierenden können von jedem beliebigen Gerät aus auf ihre Dokumente zugreifen. Dies dürfte vor allem die iPad-Nutzer freuen. Office 365 ist an der ZHAW zwar aktuell noch nicht verfügbar. Mit dem jüngsten Entscheid des Schweizerischen Datenschützers wird Office 365 jedoch auch an unserer Hochschule ein Thema.

Office bald auch fürs iPad?

Was Office auf dem iPad betrifft dürfen wir am 27. März 2014 auch gespannt nach San Francisco blicken, denn es ist eine Pressekonferenz zum Thema “Schnittpunkte zwischen Cloud- und Mobile-Computing” angekündigt. Vielleicht gibt es ja bald ein Office für das iPad?

Muss es immer Office sein?

Im Gespräch mit Studierenden und Dozierenden aus der papierlosen Pilotklasse wird schnell klar, dass Office ein wichtiges Arbeitswerkzeug ist. Nebst Word und PowerPoint wird auch Excel für Laborauswertungen benötigt, wobei es sich meist um einfache Graphen handelt und nur ein Bruchteil der Funktionen verwendet werden, die Excel eigentlich bietet. Dass diese Funktionalitäten benötigt werden steht ausser Frage, die Frage ist jedoch, ob man die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation auch mit einem alternativen Programm erledigen könnte.

Pages, Numbers und Keynote als Alternative fürs iPad

Kürzlich sagte mir eine Studentin, dass sie mit Pages arbeitet und die App ihrer Meinung nach sehr empfehlenswert ist. Pages ist Apple’s Pendant zu Word. Daneben gibt es auch noch Numbers und Keynote, welche ähnliche Funktionen bieten wie Excel und PowerPoint. Die Apple Produktivitätsapps für iOS bieten weniger Funktionen als Microsoft Office. Für das Erstellen einfacher Texte, Tabellen und Präsentationen auf dem iPad reichen sie aber allemal. Problematisch wird es erst, wenn man mit Formatierungen arbeitet und die Dokumente abwechslungsweise auf verschiedenen Betriebssystemen bearbeiten will.

Firmen wechseln zu Google Apps

An der ZHAW in Wädenswil wird standardmässig mit Windows und Microsoft Office gearbeitet, insbesondere auch im Informatikunterricht. Daher müssen alle Studierenden ein Notebook mit einem Windows Betriebssystem und Office mitbringen. Schaut man über die ZHAW hinaus, hat Microsoft Office jedoch spürbare Konkurrenz von Google Apps erhalten. So werden z.B. unsere Biotechnologie Studierenden, sollten sie nach dem Studium bei Roche arbeiten, dort mit Gmail, Google Kalender, Google Drive, und Google Docs, Tabellen und Präsentationen arbeiten.

Roche ist nicht die einzige Firma, die sich für diesen Weg entschieden hat. Es sind bereits 5 Millionen Unternehmen weltweit, die Google Apps nutzen. Zwar erwähnt Microsoft immer wieder, dass einige Kunden von Google Apps zu Office 365 gewechselt haben, aber die Konkurrenz ist sichtlich spürbar.

Google Apps for Education aktuell keine Alternative

Auch im Bildungsmarkt hat Google Marktanteile gewonnen, an den Schweizer Hochschulen hat sich das kostenlose Angebot der Google Apps for Education jedoch noch nicht durchgesetzt. Einer der Hauptgründe dürften der Datenschutz und die Rechtslage sein. Erst kürzlich haben Studierende in den USA Google verklagt, weil Google ihre E-Mails gescannt und zu Werbezwecken ausgewertet hat. Bei Klagen kommt zudem nicht das Schweizer-, sondern das US-Datenschutzgesetz zum Einsatz.

Google und Apple sollten sich in dieser Hinsicht für einmal ein Vorbild an Microsoft nehmen und ebenfalls einen Vertragszusatz für Schweizer Schulen mit den kantonalen Datenschutzbeauftragten aushandeln. Denn solange die Datenschützer nicht einwilligen, bleibt den öffentlichen Schulen, Hochschulen und Universitäten in der Schweiz die Nutzung dieser durchaus sehr nützlichen Applikationen verwehrt.