Kategorie: Videokonferenz

Ein Team durch Teams: Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter

Dorothea Geeler studiert im Bachelor Facility Management an der ZHAW Life Sciences und Facility Management und gibt einige Tipps, wie man die digitale Zusammenarbeit im Studium meistern kann.

In der momentanen Lage, in der für die Studierenden der Kontaktunterricht ausfällt, verändert sich auch die Lernumgebung und die Art, Arbeiten zu schreiben. Besonders die Gruppenarbeiten sorgen für Schwierigkeiten und brauchen kreative Lösungen. Denn #stayathome ist auch jetzt noch ein wichtiger Slogan für uns alle. Nachfolgend stelle ich eine Applikation vor, welche die Zusammenarbeit wesentlich vereinfacht.

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine Plattform, die den ZHAW-Angehörigen gratis zur Verfügung steht, denn sie ist in Office-365 integriert. Über dieses Programm können, wie der Name schon aussagt, Teams gegründet werden und es kann in diesen Teams gearbeitet werden. Die Handhabung ist eigentlich sehr einfach und wie viele Applikationen selbsterklärend. Für Probleme jeglicher Art gibt es entweder den guten Doktor Google oder direkt die Microsoft Teams-Hilfe und E-Learning Angebote. Wenn ihr ein neues Team eröffnet, solltet ihr die Vorlage «Andere» wählen. Gerne möchte ich hier ein paar Tipps und Anmerkungen mit euch teilen, die mir bei der Arbeit mit Teams aufgefallen sind.

Einführung in MS Teams

Digitales Treffen

Da ein analoges Treffen zurzeit nicht wirklich verantwortungsvoll ist, bleiben nur noch die Videokonferenzen. Über MS Teams kann man in der gegründeten Gruppe einen Videoanruf machen und diesen bei Bedarf auch aufzeichnen. Gerade für Gruppenarbeiten ist dies genial. Wem die Kamera nicht so liegt, der kann natürlich auch auf den Chat wechseln und sich so mit seinen Teammitgliedern unterhalten. Den Hintergrund kann man bei MS Teams übrigens weichzeichnen oder neu auch durch ein frei wählbares Hintergrundbild ersetzen, damit niemand das Chaos im Zimmer sieht (Video-Tutorial).

Termine regeln

Ein hauseigener Kalender ist für eine unkomplizierte Planung immer ein Segen. Auch MS Teams ist damit ausgestattet und gibt somit eine Hilfe zur Planung der Gruppenaktivitäten. Videokonferenzen, Chaträume und auch gemeinsame Arbeitszeiten können somit geplant und die Termineinladung gleich an alle Teammitglieder versendet werden (Video-Tutorial).

Dokumentenablage

Über MS Teams lässt sich nicht nur chatten, telefonieren und planen, sondern auch Dokumente können dort gespeichert und kollaborativ bearbeitet werden. Die Ordner auf MS Teams lassen sich mit dem OneDrive-Ordner synchronisieren, so dass alle Dokumente über den Explorer abgerufen werden können. Somit hat man immer noch alles an einem Ort und behält den Überblick.

Verknüpfungen

Die Plattform lässt sich übrigens auch mit anderen Applikationen verknüpfen. Dafür musst du nur bei dem Team auf das + klicken und eine neue Registerkarte mit dem beliebigen App hinzufügen. Was sich gerade für Gruppenarbeiten besonders eignet, ist «Meister Task». Damit lässt sich eine To-Do-Liste erstellen. Bei meinen ehemaligen Gruppenarbeiten haben wir dies oft genutzt, um Aufgaben zu erfassen und sie der Person zuzuteilen. Wenn jede und jeder dann den Stand der Aufgaben aktualisiert, behält man auch bei grösseren und komplexen Aufträgen den Überblick.

Das kann in etwa so aussehen:

Beispiel einer „To-Do-Liste“ in Meister Task

Alternativ zu Meister Task könnt ihr auch den Microsoft Planner nutzen, der bei Office 365 ebenfalls mit dabei ist.

Teams mit externen Gästen

Wenn man sich mit dem ZHAW-Login auf MS Teams registriert, hat man automatisch auch Zugriff auf alle anderen Nutzer/-innen mit einem ZHAW-Konto und kann mit jeder beliebigen Person innerhalb der Organisation ein Team gründen. Wenn die Plattform für ausserschulische Aktivitäten genutzt werden soll, kann man allerdings auch Gäste zu einem Team hinzufügen. Dafür einfach die Mailadresse der gewünschten Person eingeben und schon steht der Zusammenarbeit nichts mehr im Weg.

Ich hoffe, durch den Artikel konntet ihr einige neue Dinge über MS Teams erfahren und könnt dadurch auch den vollen Nutzen aus dieser Plattform ziehen. Allen da draussen eine gute Zeit und bleibt gesund!

Hast du eigene Tipps und Tricks zu MS Teams? Teile Sie über die Kommentarfunktion unten!

Nützliche Links

Tipps für die Teilnahme an Videokonferenzen mit Zoom.us

Seit einer Woche können Mitarbeitende, Studierende und Weiterbildungsteilnehmende auf https://zhaw.zoom.us/ an Online-Unterricht, Webinaren und Online-Sprechstunden teilnehmen. Das Tool wird rege genutzt und viele konnten bereits erste Erfahrungen damit sammeln. Anbei ein paar wichtige Hinweise zur Netiquette und Tipps für Studierende.

Mit Vornamen und Name einloggen

Melden Sie sich bei Zoom.us immer mit Ihrer ZHAW-E-Mail-Adresse und Passwort an und stellen Sie sicher, dass Ihr Vorname und Name im virtuellen Raum ersichtlich sind. Anonyme Teilnehmende oder Fantasienamen werden aus Sicherheitsgründen konsequent aus den Meetings entfernt. Lehrpersonen empfehlen wir, für Ihre Meeting-Räume ein Zugriffspasswort zu setzen, um unerwünschte Gäste und Störungen im Meeting zu verhindern.

Sobald Sie zum ersten Mal eine Sitzung mit Zoom.us starten, werden Sie aufgefordert, die Zoom-App zu starten (falls nicht bereits installiert).  Loggen Sie sich in der Zoom-App mit dem ZHAW-Login ein. Wenn Sie Probleme mit der Zoom App haben, können Sie auf https://zhaw.zoom.us/ auf «Join» klicken und dort die Meeting-ID eingeben. Die Meeting-ID entspricht der Zahlenkombination in der URL.

Zu Beginn die Videokamera aktivieren

Aktivieren Sie zu Beginn der Sitzung, wenn möglich, die Videokamera, damit die Lehrperson sieht, dass Sie anwesend sind. Sie können über die Kontoeinstellungen in Zoom einen virtuellen Hintergrund einblenden, um zu vermeiden, dass andere einen intimen Einblick in Ihre Wohnung erhalten.

Headset nutzen und Mikrofon stumm schalten

Nutzen Sie bitte ein Headset oder Kopfhörer und nicht das eingebaute Mikrofon Ihres Notebooks. Loggen Sie sich vor dem Start der Online-Vorlesung/Webinars ein und testen Sie Ihre Audioeinstellungen. Schalten Sie Ihr Mikrofon anschliessend auf stumm, um störende Hintergrundgeräusche zu vermeiden. Aktivieren Sie Ihr Mikrofon nur, wenn Sie etwas sagen möchten.

Ein Bild, das Screenshot, Monitor, Bildschirm enthält.

Automatisch generierte Beschreibung

Chat nutzen

Es gibt einen Chat in Zoom, den Sie verwenden können, um Fragen zu stellen, Kommentare abzugeben oder nützliche Informationen zu teilen, während jemand anderes spricht. Bedenken Sie bitte, dass die Lehrperson den Chat-Verlauf nicht ständig im Auge behalten kann, während Sie etwas präsentiert. Halten Sie sich an die Netiquette für Chats; beleidigende oder anderweitig unangemessene Kommentare haben in den Chats nichts verloren. Den Lehrpersonen empfehlen wir in den Einstellungen private Chats zwischen Teilnehmende oder Gruppen zu deaktivieren.

Wortmeldungen nutzen

Nutzen Sie die Möglichkeiten, Feedback ohne Worte zu geben, in dem Sie die Icons in der Steuerung nutzen. Lehrpersonen können diese Funktion in den Kontoeinstellungen unter «Feedback ohne Worte» aktivieren.

Hinweis zur Aufzeichnung von Webinaren

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Die Lehrperson wird zu Beginn des Webinars informieren, falls das Meeting aufgezeichnet wird. Aufnahmen von Zoom-Meetings werden über Moodle auf SWITCHCast zur Verfügung gestellt und sind nur für eingeschriebene Nutzerinnen und Nutzer des Moodle-Kurses zugänglich. Die Links auf die Videos sind mit einem Sicherheitscode versehen und können weder heruntergeladen noch mit Externen geteilt werden. Ihr Name und Vorname werden in der Aufzeichnung nicht erscheinen. Falls Sie nicht möchten, dass Ihr Videobild ersichtlich ist, deaktivieren Sie bitte Ihr Videobild vor dem Start der Aufzeichnung.

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