Office 365 Pro Plus

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office-beitragsbildNach einem erfolgreichen Pilotversuch mit Office 365 können alle Studierenden und Mitarbeitenden der ZHAW ab Montag, 12. September 2016 kostenlos das Office 365 Pro Plus beziehen und auf bis zu 5 privaten Geräten installieren. Informationen und Anleitungen zur Installation finden Sie ab 12.09.2016 auf dem Intranet.

Office-Suite für PC, Mac, Tablet und Smartphone

Mit Office 365 erhalten Sie:

Auf Ihrem Windows Notebook können Sie zurzeit alternativ auch Office Professional 2016 installieren, die beiden Produkte sind kompatibel. Microsoft Office Professional 2016 kann auf Wunsch in der Startwoche im Modul „Computer einrichten“ kostenlos bezogen werden. Visio und MS Project laufen nur auf Windows und müssen separat installiert werden. Den Link für den Download dieser zwei Programme finden Sie im Intranet.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Mit Office 365 Pro Plus erhalten Sie 1 TB persönlichen Online-Speicher auf OneDrive for Business. Sie loggen sich mit der ZHAW E-Mail und Passwort bei diesem Cloud-Dienst von Microsoft an. Mit OneDrive for Business können Sie Ihre digitalen Unterlagen während des ganzen Studiums in der Cloud speichern, ohne kostenpflichtigen Speicherplatz kaufen zu müssen. Sind die Dateien online auf OneDrive for Business gespeichert können Sie Dokumente innerhalb und ausserhalb der ZHAW mit anderen Personen teilen und online gemeinsam an Dokumente arbeiten. Damit entfallen die lästigen E-Mails und das Hochladen und Zusammenfügen verschiedener Versionen bei Gruppenarbeiten. Wenn Sie in Skype eingeloggt sind können Sie zusätzlich während der Bearbeitung mit Ihren TeamkollegInnen direkt in Office Online chatten.

PDF in Word bearbeiten

Auf Windows können Sie PDFs wie z.B. Arbeitsblätter mit Microsoft Word öffnen. Word konvertiert das PDF-Dokument dabei in ein Office Dokument und Sie können die Text darin wie in einem Word bearbeiten. Das Dokument wird anschliessend als .docx gespeichert. Das funktioniert in der Regel gut, ausser wenn das Dokument viele Tabellen enthält oder es sich um eine grafisch aufwändig gestaltete Broschüre handelt.

Microsoft Tutorial: PDF in Word bearbeiten

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PDFs können auf Windows mit Word geöffnet und so in ein editierbares Office-Dokument konvertiert werden.

Handschriftliche Notizen in Office Programmen

Auf Geräten mit Touchscreen können Sie in allen oben erwähnten Office-Programmen über das Menü Stifte handschriftliche Notizen erfassen. Die Stiftfunktion ist in älteren Formaten wie z.B bei Word .doc (statt .docx) nicht verfügbar.

Zeichnen und Freihandkommentare in Office 2016

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Beispiel handschriftlicher Notizen in einer Word-Datei.

Datenschutz

Die Vereinigung der kantonalen Datenschutzbeauftragen (Privatim) und der Eidgenössischen Datenschutz-und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) haben in Zusammenarbeit mit SWITCH, die Datenschutzbestimmungen des Campus and School Agreement (CASA) für die Hochschulen geprüft und angepasst.

Es gilt dadurch, im Gegensatz zu Office 365 Angeboten für Privatpersonen, ein datenschutzkonformer Rahmen beim Einsatz von Microsoft Office 365 Education durch Bildungsinstitutionen:

  • Es gilt Schweizerisches Recht.
  • Der Gerichtsstand ist Zürich.
  • Dies unabhängig von den allen anderen Datenschutzvereinbarungen.
  • Standort der Datenhaltung ist die Europäische Union.
  • Es besteht eine Informationspflicht gegenüber Behördenanfragen.
  • Microsoft verarbeitet und nutzt Kundendaten nur für die Erbringung der vereinbarten Onlinedienste, jedoch nicht für Werbung oder ähnliche Dienste.

Es bestehen weiterhin Risiken bei Nutzung von Cloud Computing, daher möchten wir Sie unter Berücksichtigung der Reglemente auf folgendes hinweisen:
Besonders schützenswerte Personendaten (z.B. Gesundheitsdaten, Arztzeugnisse, Noten von Studierenden) und sensitive Daten, welche besonderen Geheimhaltungspflichten unterliegen (z.B. Forschungsdaten, die einer Geheimhaltungsvereinbarung der ZHAW unterliegen) dürfen nicht in Microsoft Office 365 genutzt werden.

Weitere Informationen

Scanbot

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Scanbot BeitragsbildScanbot ist ein praktischer Helfer im papierlosen Studium und unterstützt Sie bei der Digitalisierung von analogen Inhalten. Mit Scanbot können Sie mit der Kamera Ihres iPads, Andorid Tablets oder Smartphones Dokumente und QR-Codes einscannen.

Einfach die Kamera auf das gewünschte Objekt ausrichten, z.B. ein Blatt Papier, eine Quittung, eine Visitenkarte, eine Zeichnung auf einem Flipchart und Scanbot bringt den Inhalt in digitaler Form auf Ihr Gerät.

Dokumente einscannen

Im Unterschied zu einem einfachen Foto optimiert die App Scans automatisch durch die Anwendung von Scharfzeichner, Kantenerkennung und Perspektivkorrektur und liefert eine Auflösung von 200dpi und mehr. Mit dem kostenpflichtigen OCR-Upgrade werden die eingescannten Dokumente zudem durchsuchbar. Die eingescannten Dokumente können anschliessend an eine andere App, z.B. OneNote gesendet werden oder automatisch auf einen der zahlreichen Cloud-Dienste hochgeladen werden.

QR-Codes lesen

QR CodeUnterwegs trifft man immer häufiger auf sog. QR Codes (Quick Response Codes), diese Codes beinhalten Informationen und verweisen Sie oft auf Webseiten. Scanbot kann QR-Codes zuverlässig lesen und leitet Sie auf die entsprechende Quelle weiter.

Weitere Informationen

Scanbot Support

Alternative

Evernote

Gastbeitrag von Christoph Gütersloh, d1gital-lernen.ch.

EvernoteEvernote ist eine Notizen-App die auf allen gängigen Betriebssystemen für Tablets, Desktops und im Browser funktioniert. Evernote ermöglicht das Sammeln und Verwalten von Notizen, Dokumenten, Webseiten und Fotos. Von den Funktionen ist es vergleichbar mit OneNote. In der kostenlosen Basisversion stehen die Notizen nur online zur Verfügung und es besteht eine Upload-Limite von 60 MB pro Monat. Die Plus Version kostet aktuell CHF 35.- pro Jahr.

Organisation von Notizen in Notizbüchern

Organisation von Notizen in Notizbüchern.

Synchronisation

Die Notizen und Dateien werden in der Cloud auf den Servern von Evernote gespeichert. So werden sie über alle verwendeten Geräte synchronisiert, ohne dass man die Synchronisation selber einrichten muss.

Notizen

Notizen können sowohl handschriftlich als auch über die Tastatur eingegeben werden. Für längere handschriftliche Eingaben steht mit Penultimate eine der besten Apps für handschriftliche Notizen auf dem iPad zur Verfügung. Dieses ist mit Evernote verknüpft, so dass Notizen, die in Penultimate erstellt wurden automatisch in Evernote angezeigt werden. Penultimate wird nur für das iPad angeboten. Evernote ermöglicht auch das Archivieren von ganzen Webseiten. Ähnlich wie bei OneNote können Sie Inhalte aus dem Web via Web Clipper oder E-Mail an Evernote senden.
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Suchfunktionen

Evernote durchsucht Text in Notizen, Bilder, Dokumenten und handschriftlichen Notizen. Die Texterkennung in handschriftlichen Notizen geschieht auf den Servern von Evernote, daher dauert es ca. 30 min. bis handschriftliche Notizen nach dem Erstellen durchsucht werden können.

PDF in Evernote annotieren

PDFs können direkt Evernote importiert und dort annotiert werden. Evernote erstellt automatisch eine Zusammenfassung mit den Abschnitten, die markiert oder kommentiert wurden. Annotierte PDFs können mitsamt den Notizen als PDF exportiert werden.

Notizen können mit Textfeldern, Highlights, Formen und Stempeln versehen werden

Notizen können mit Textfeldern, Highlights, Formen und Stempeln versehen werden

Notizen teilen und exportieren

Notizen oder ganze Notizbücher können für andere Benutzer freigegeben werden. Dazu gibt es zwei Varianten. Entweder wird ein Link generiert, der dann an andere Personen verschickt werden kann. Solche Notizen können nur gelesen werden. Es gibt aber auch die Möglichkeit einen Work Chat zu starten, um Notizen gemeinsam zu überarbeiten.

Weitere Informationen

Mendeley

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Mendeley-BeitragsbildMendeley ist ein kostenloses Literaturverwaltungsprogramm das auf allen Betriebssystemen läuft. Mendeley verwaltet aber nicht nur Literatur, es ist gleichzeitig auch ein PDF-Reader und ein soziales, akademisches Netzwerk welches auf verwandte Publikationen hinweist und das erstellen gemeinsamer Literaturverzeichnisse erlaubt. Mendeley gibt es nur auf Englisch.

Wir empfehlen allen Studierenden bereits von Beginn an relevante Literatur zu sammeln und zu organisieren. Damit sind Sie später beim Suchen von Referenzen und dem Zitieren von wissenschaftlichen Quellen bedeutend effizienter. An der ZHAW wird in der Regel das webbasierte RefWorks verwendet. Wenn Sie allerdings keinen ZHAW-spezifischen Zitierstil benötigen und Artikel offline lesen möchten ist Mendeley allenfalls eine gute Alternative. Bitte beachten Sie diesbezüglich die Vorgaben Ihres Instituts.

Literatur importieren

Bei Recherchearbeiten erweist sich der Mendeley Web Importer als äusserst praktisch und effizient. Einfach im Web oder im NEBIS auf den gewünschten Artikel navigieren und das Mendeley PlugIn im Browser aktivieren. Mendeley analysiert daraufhin die Seite und darin enthaltene Publikationen und erstellt basierend auf der Datenbank einen Vorschlag für den Import der gewünschten Literatur. Bitte prüfen Sie die Literaturangaben vor dem Import immer auf ihre Korrektheit.
Alternativ können Dateien auch direkt per Drag&Drop nach Mendeley kopiert werden oder bereits bestehende Literaturverzeichnisse aus anderen Programmen importiert werden. Unterstützt wird zurzeit der Import folgender Dateien: BibTex (.bib), EndNote (.xml), RIS (.ris) und Zotero (zotero.sqlite)

Integrierter PDF-Viewer

Im Unterschied zu Literaturverwaltungsprogrammen wie RefWorks kann man in Mendeley Publikationen als PDF importieren und sie direkt dort lesen, annotieren und kommentieren. In Windows können die Notizen und Markierungen über die Druckfunktion zusätzlich als PDF exportiert werden. Einzig handschriftliche Notizen und Skizzen sind nicht möglich.

Synchronisation in der Cloud

Mendeley bietet jedem Nutzer 2 GB kostenlosen persönlichen Speicherplatz in der Cloud. Das ist vor allem für jene interessant, die PDFs direkt in Mendeley importieren und dort lesen. Die Dateien werden nur bei Bedarf auf die Geräte heruntergeladen. Falls Sie also offline Lesen möchten achten Sie darauf, dass Sie die gewünschten PDF-Dateien vorher heruntergeladen haben. Die Synchronisation läuft automatisch und zuverlässig, so dass Sie jederzeit von überall aus Zugriff auf ihre aktuelle Literatursammlung und die annotierten Dateien haben. Mendeley bietet auch einen online PDF-Reader, mit dem die PDFs direkt im Browser gelesen und annotiert werden können.

Mendeley Word-PlugIn

Mit dem Reference Manager können Sie auf Windows und Mac direkt im Word auf Ihre Literatursammlung zugreifen und daraus zitieren oder eine Bibliografie erstellen. Es stehen die gängigen Zitierstile zur Verfügung. Bitte prüfen Sie, ob der verwendete Zitierstil den Vorgaben Ihres Instituts entspricht. Es gibt pro Studiengang unterschiedliche Vorgaben und einige nutzen ZHAW-spezifische Zitierstile, die Sie allenfalls manuell anpassen müssen. Mit Android und iOS ist das automatische zitieren aus Word nicht möglich. Sie können als Zwischenlösung die Mendeley Bibliothek als .ris ins RefME importieren und von dort aus eine Referenz oder Bibliografie ins Word kopieren. Das kostenpflichtige RefME Plus bietet ein Word PlugIn für iOS.

Suche und empfohlene Artikel

Sie können die Datenbank und das soziale Netzwerk von Mendeley für die Suche nach wissenschaftlichen Publikationen nutzen. Praktisch ist auch die Funktion Mendeley Suggest, die basierend auf Ihrer bereits importierten Literatur weitere möglicherweise interessante Artikel vorschlägt. Alternativ können Sie auch jederzeit über die Bibliothek verwandte Artikel abrufen.

Kollaboration

Mendeley bietet die Möglichkeit, gemeinsame Literaturverzeichnisse zu erstellen und gemeinsam Dokumente zu annotieren. Diese Funktionen finden wir sehr spannend und sehen viel Potenzial für die Anwendung im Studium, besonders in den höheren Semestern und in den Masterstudiengängen. Leider ist der kostenlose Account limitiert auf 100 MB gemeinsamen Speicherplatz und eine private Gruppe mit maximal 3 Mitgliedern, womit die Möglichkeiten sehr eingeschränkt sind.

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Alternativen

S Note

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S-Note-BeitragsbildS Note ist eine Notizen-App für Android Tablets. Früher war die App exklusiv nur auf Samsung Note Tablets verfügbar, neu kann sie aus dem Google Play Store auf alle Android Tablets geladen werden. Wir haben sie allerdings nur mit einem Samsung Galaxy Tab 2.0 getestet.

Handschriftliche Skizzen und Notizen

S Note unterstützt handschriftliche Notizen und Skizzen und kann nebst der S Pen und dem Finger auch mit externen Stiften wie z.B. dem Bamboo Stylus oder dem Adonit Jot Pro bedient werden.  Für die Gestaltung der Notizen stehen verschiedene Papiersorten und eine Vielzahl von Stiftarten zur Auswahl. Zusätzlich können Sie Bilder, Formen, Cliparts, Videos und Sprachmemos einfügen und natürlich auch Text mit der Tastatur erfassen.

PDFs importieren und annotieren

S Note erlaubt euch das Importieren von PDFs. So können Sie z.B. ein Präsentation oder ein Arbeitsblatt importieren und mit Skizzen ergänzen. Die Funktion ist etwas versteckt auf der Übersichtsseite unter Mehr – > PDF-Datei importieren.

Export als Bild oder PDF

Die Notizen und Skizzen können als PDF oder Bild exportiert werden. Eine Auto-Synchronisation ist allerdings nur mit einem Samsung-Konto oder Evernote möglich. Die Notizen werden auf Android in einen lokalen S Note Ordner gespeichert und können über eine Drittapplikation wie z.B. OneSyc auf OneDrive for Business gespeichert werden.

Erweiterungspaket und S Note-Widget

Nach der Installation finden Sie unter Weitere Funktionen zwei kostenlos Zusatzpakete. Mit dem Erweiterungspaket erhalten Sie einen praktischen Formerkennungsmodus, mit dem Formen beim Zeichnen automatisch begradigt werden. Zudem beinhaltet das Paket einen Zoom-Modus für platzsparende Notizen und die Möglichkeit, Ihre Skizzen als Video aufzuzeichnen. Mit dem S Note-Widget können Sie eine Notiz direkt vom Sperrbildschirm aus hinzufügen.

Xodo PDF-Reader

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Xodo-PDF-ReaderDer kostenlose Xodo PDF Reader & Editor ist vor allem auf Android-Geräten eine gute Alternative zum Adobe Reader. Im Gegensatz zum Adobe Reader kann man mit dem Xodo Reader Dateien nämlich nebst Dropbox auch mit OneDrive und Google Drive synchronisieren. OneDrive for Business wird allerdings noch nicht unterstützt.

Annotationen

Xodo bietet alle nötigen Annotationstools wie Highlights und Kommentare. Text kann entweder mittels Tastatur in ein Textfeld eingetippt oder von Hand mit dem Stift erfasst werden. Auch Bilder, Formen und Signaturen können in die PDFs eingefügt werden.

Seiten bearbeiten

Praktisch ist, dass man leere Seiten hinzufügen kann, damit erhalten Sie in einem PDF mehr Platz für Skizzen und Notizen. Die Seiten können auch gedreht oder zugeschnitten werden und für das Lesen stehen drei verschiedene Farbmodi zur Verfügung.

Annotationen exportieren

Highlights und Kommentare können als Zusammenfassung im PDF-Format exportiert werden (Drucken -> Als PDF speichern -> Druckoptionen). Dabei werden auch Annotationen aus anderen PDF-Readern erkannt, die Texterkennung funktioniert allerdings je nach Qualität des PDFs nicht immer so zuverlässig.

Weitere Informationen

Xodo Knowledge Base

Adobe Acrobat Reader DC

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Adobe Reader BeitragsbildDer kostenlose Adobe Acrobat Reader DC eignet sich für das Lesen und Annotieren von PDF mit Markierungen und Kommentaren auf Windows, iOS und Android. Das Einfügen von handschriftlichen Notizen und Skizzen ist möglich, allerdings sind Stiftfarbe und -dicke nicht wählbar und das Schriftbild ist im Vergleich zu anderen Apps etwas unschön.

Dem kostenlosen Adobe Acrobat Reader DC fehlt im Vergleich zur teuren Pro Version vor allem die Möglichkeit, eine Zusammenfassung der Annotationen zu exportieren und die OCR-Texterkennung für eingescannte Dokumente. Die Lehrpersonen an der ZHAW können die Pro Version aus dem Anwendungskatalog herunterladen und sind gebeten, eingescannte Lehrunterlagen für die Studierenden mit einer OCR-Texterkennung zu versehen. Eine Alternative für Windows-NutzerInnen ist der kostenlose PDF X-Change Editor.

Ein Nachteil für iOS und Android NutzerInnen sind ausserdem die eingeschränkten Synchronisationsmöglichkeiten. Hier lohnt sich als Alternative die Prüfung der App PDF Expert für iOS oder PDF Max für Android.

iOS und Andorid – Synchronisation via Dropbox und Adobe Document Cloud

Die Adobe Reader App ist für die Nutzung der Adobe Document Cloud optimiert, sie lässt sich aber auf iOS und Android auch mit Dropbox synchronisieren. Die Synchronisation mit anderen Cloud-Diensten wie Microsoft OneDrive oder SWITCHdrive werden zurzeit noch nicht unterstützt. Dokumente können unter iOS manuell via „Öffnen in“ in einen anderen Cloud-Dienst verschoben werden. In Android können Sie die Dateien lokal speichern und den entsprechenden Ordner über eine Drittapplikation (z.B. OneSync) mit dem gewünschten Cloud-Dienst synchronisieren.

Windows – Synchronisation via Dropbox, OneDrive und OneDrive for Business

Im Windows sind nebst der Adobe Document Cloud und Dropbox auch OneDrive und OneDrive for Business sowie SharePoint (für Mitarbeitende) und Box für die Synchronisation verfügbar. Ausserdem können Sie unter Windows grundsätzlich jeden beliebigen lokalen Speicherort mit dem Cloud-Dienst Ihrer Wahl synchronisieren.

Teure Upgrades und Abos

Im Adobe Reader auf Windows, iOS und Android sind nur die Grundfunktionen (lesen, teilen und annotieren) kostenlos. Weitere Funktionen wie PDF generieren, Dateien zusammenfügen oder die OCR-Texterkennung sind mit einem kostenpflichtigen Abo oder teuren In-App Käufen verfügbar. Vor dem Kauf lohnt sich deshalb die Prüfung der anderen empfohlenen Apps.

Weitere Informationen

Acrobat Reader DC Benutzerhandbuch

Dateimanagement in der Cloud

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Dateimanagement BeitragsbildEin Sprichwort sagt: „Wenn es im Internet ist, ist es nicht privat.“

Warum ein Cloud-Dienst?

Viele NutzerInnen stehen der Datenablage in der Cloud skeptisch gegenüber. Im Laufe des Studiums werden Sie aber oft mit KollegInnen zusammenarbeiten und kaum um die Nutzung einer Datenablage in der Cloud herum kommen.

Es ist wichtig, dass Sie die Risiken der Datenspeicherung in der Cloud kennen. Informationen und Tipps, wie Sie Ihre Daten schützen können, finden Sie z.B. im Intranet unter ICT-Sicherheit und auf der Webseite des Datenschutzbeauftragten des Kantons Zürich. Wenn Sie Unterlagen und Daten der ZHAW in der Cloud speichern beachten Sie bitte auch Anhang 2 zum Reglement zur Nutzung der ZHAW IT-Infrastruktur (Intranet).

Die Festplatte erscheint als Datenablage auf den ersten Blick am sichersten, bedenken Sie aber bitte, dass Sie Ihre Daten bei Defekt oder Verlust der Hardware verlieren können. Falls Sie sich trotzdem für die Variante mit einer lokalen Festplatte oder einen privaten Netzwerkspeicher (NAS) entscheiden, sollten Sie unbedingt regelmässig ein automatisches Backup durchführen. In diesem Beitrag beziehen wir uns ausschliesslich auf Cloud-Dienste.

Berücksichtigen Sie bei der Wahl des Cloud-Dienstes folgende Punkte:

  1. Kann ich von meinen Geräten mit den von mir verwendeten Applikationen Daten auf den Cloud-Dienst synchronisieren?
  2. Wie viel Speicherplatz ist kostenlos verfügbar und was kostet zusätzlicher Speicherplatz?
  3. Ist eine sichere Zweiweg-Authentifizierung verfügbar?
  4. Nutzen meine StudienkollegInnen denselben Cloud-Dienst, damit wir gemeinsam an Dokumenten arbeiten können?

Beim Verwalten Ihrer Daten werden sich zudem folgende Fragen aufdrängen:

  • Wie sensitiv sind die Daten, die ich dort speichere?
  • In welchem Land befinden sich die Daten und wie gut sind meine Persönlichkeitsrechte geschützt?
  • Sind die Unterlagen offline verfügbar, wenn ich z.B. im Zug daran arbeiten will.
  • Werden die Daten automatisch in der Cloud synchronisiert, wenn ich wieder mit dem WLAN verbunden bin?
  • Wie teile ich Dokumente mit StudienkollegInnen, damit wir gemeinsam daran arbeiten können?
  • Wo erstelle ich ein sicheres Backup meiner Daten?

OneDriveOneDrive

Wir empfehlen OneDrive allen Studierenden, die mit Office 365 Produkten auf Windows, Mac, iOS oder Android arbeiten. Insbesondere wenn Sie planen, Ihre Notizen mit OneNote zu erfassen oder wenn Sie auf iOS und Android mit Microsoft Word, PowerPoint und Excel arbeiten, ist OneDrive die bequemste Lösung, da es nahtlos in die Microsoft-Dienste integriert ist und die Daten zuverlässig synchronisiert werden.

Kombination mit Office 365

OneDrive bietet kostenlos 5 GB virtuellen Speicherplatz. Wenn Sie ein Office-365-Abo besitzen, haben Sie 1 TB Speicherplatz auf OneDrive zur Verfügung. In Windows 10 ist OneDrive bereits in das Betriebssystem integriert, für Mac, iOS und Android können Sie die App aus dem jeweiligen Store herunterladen. OneDrive kann von den meisten gängigen Apps aus für die Synchronisierung der Daten verbunden werden.

OneDrive for Business

Studierende an der ZHAW können ab 12. September 2016 ein Microsoft Office 365 ProPlus Abo der ZHAW beziehen und erhalten damit kostenlos 1TB Speicherplatz auf OneDrive for Business. OneDrive for Business unterscheidet sich vom persönlichen Onlinespeicher OneDrive; die Daten werden verschlüsselt auf einem SharePoint-Server gespeichert und Sie melden sich mit Ihrer ZHAW E-Mail-Adresse an. Leider unterstützen viele Apps auf iOS und Android die Anbindung an Office 365 (ZHAW OneDrive for Business) noch nicht. Aktuell ist die Synchronisation auf dem iPad aus allen Office Apps sowie dem PDF Expert und GoodNotes möglich. Bei Android können Sie eine Drittapplikation wie z.B. OneSync für die Synchronisation nutzen.

Dateien teilen und zusammenarbeiten

Mit Windows 10 können Sie OneDrive und OneDrive for Business direkt im Windows Explorer verknüpfen. Die synchronisierten Dateien sind auch offline verfügbar. Ein Link auf die Datei kann über das Kontextmenü kopiert und mit anderen Nutzern geteilt werden, diese können die Datei lesen, kommentieren, teilen und sie herunterladen. Wenn Sie gemeinsam mit anderen Nutzern ein Dokument bearbeiten möchten, muss die Freigabe entweder direkt im jeweiligen Office Programm (z.B. Word) oder online über den Web-Client erfolgen. Dort können Sie unterscheiden, ob ein Nutzer ein Dokument nur anzeigen (Standard) oder auch bearbeiten kann.

In iOS und Android können Sie direkt aus der OneDrive App und aus den Microsoft Office Apps heraus einen Link auf eine Datei versenden oder Personen zur Zusammenarbeit einladen. Dabei können Sie jeweils wählen, ob eine Person die Datei nur anzeigen oder auch bearbeiten kann. Dateien können für die offline Verwendung heruntergeladen werden.

PDF Editor in OneDrive für iOS und Android

OneDrive und OneDrive for Business bieten auf iOS und Android einen kostenlosen, integrierten PDF-Editor mit dem Sie direkt in OneDrive PDF-Dokumente mit Annotationen versehen können. Der OneDrive PDF-Editor erlaubt auch das Erfassen von handschriftlichen Skizzen und Notizen. Farbe sowie Stil des Stifts können allerdings nicht verändert werden und es fehlt ein Radiergummi.

Zweistufige Überprüfung

Aktivieren Sie die Überprüfung in zwei Schritten für OneDrive. Dieses Verfahren bietet einen zusätzlichen Schutz für Ihre Daten.

Anleitungen für OneDrive for Business

SWITCHdriveSWITCHdrive

Der akademische Cloud-Dienst von SWITCH bietet allen Hochschulangehörigen je 25 GB virtuellen Speicherplatz. Die Daten werden verschlüsselt und in der Schweiz gehostet. Der Dienst basiert auf Own-Cloud und kann via WebDAV (https://drive.switch.ch/remote.php/webdav/) angesteuert werden. Wenn Sie sich für SWITCHdrive entscheiden, sind Sie in der Wahl der Apps etwas eingeschränkter, da nicht alle Apps die WebDAV-Anbindung unterstützen. Um SWITCHdrive nutzen zu können, müssen Sie zuerst eine SWITCHcloud ID erstellen. Das Passwort der SWitCHcloud ID sollte sich von Ihrem ZHAW-Passwort unterscheiden.

Dateien teilen

SWITCHdrive bietet die Möglichkeit, Ordner oder Dateien mit anderen Nutzern via Link zu teilen. Zusätzlich können Sie ein Ablaufdatum und ein Passwort für die Freigabe setzen. Die Nutzer erhalten einen Gastzugang und können die Dokumente ohne SWITCHdrive Login herunterladen.

Kollaboratives arbeiten

Wenn Sie gemeinsam mit anderen Nutzern ein Dokument bearbeiten möchten, muss die Freigabe über den Web-Client auf https://drive.switch.ch erfolgen. Dort können Sie registrierten SWITCHdrive Nutzern verschiedene Rechte für die Bearbeitung (erstellen, aktualisieren, löschen) der freigegebenen Dateien vergeben.
SWITCHdrive online teilen

Weitere Informationen zu SWITCHdrive

Empfehlung

Wir empfehlen unseren Studierenden die Nutzung von OneDrive for Business oder SWITCHDrive, da die Daten dort verschlüsselt und entweder in der Schweiz gespeichert werden oder zumindest dem Schweizer Recht unterstehen. Natürlich steht es Ihnen aber für private Daten frei, auch einen anderen Cloud-Dienst zu nutzen.

Je nach Betriebssystem bieten sich beispielsweise die Cloud-Dienste der Gerätehersteller an. So bietet Apple z.B. BesitzerInnen eines iPads die iCloud (5 GB) an und auf Android Tablets ist meist Google Drive (15 GB) bereits vorinstalliert, während Microsoft bei Windows 10 Geräten OneDrive (5 GB) ebenfalls direkt in das Betriebssystem integriert hat.

Weitere beliebte Cloud-Dienste

DropboxDropbox

Dropbox ist einer der meist verwendeten Cloud-Dienste unter den Studierenden, oft aus Bequemlichkeit, weil viele bereits ein Konto dort besitzen. Standardmässig erhalten Sie 2 GB Speicherplatz kostenlos. Durch das Empfehlen neuer Nutzer können Sie sich zusätzlichen bis zu 16 GB Speicherplatz dazu verdienen. Falls Ihnen das nicht ausreicht wird die Nutzung von Dropbox teuer; ein Upgrade auf Dropbox Pro (1 TB) kostet 99 Euro pro Jahr.

Dropbox bietet sehr nutzerfreundliche Sharing-Funktionen für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, man kann auch zu jedem Dokument eine Diskussion im Chatformat führen. Der Dienst ist in den meisten Apps für die Synchronisation integriert.

Falls Sie sich für Dropbox entscheiden, empfehlen wir die zweistufige Überprüfung via Mobiltelefon zu aktivieren. Dieses Verfahren bietet einen zusätzlichen Schutz für Ihre Daten

Google DriveGoogle Drive

Google Drive ist ein weiterer, sehr beliebter Cloud-Dienst der kostenlos 15 GB Speicherplatz bietet. Der Speicherplatz wird zwischen Google Drive, Gmail und Google Fotos aufgeteilt. Ein Upgrade auf 100 GB kostet 1.99 Euro pro Monat.

Um Google Drive Nutzen zu können benötigen Sie ein Google-Konto.

Die Sharing-Funktionen sind ähnlich einfach wie bei anderen Cloud-Diensten und Google Drive ist ebenfalls in vielen Apps implementiert. Google Drive bietet noch einen zusätzlichen Vorteil: Sie können Dokumente gemeinsam online im Browser bearbeiten, wenn Sie mit Ihren KollegInnen via Google Docs virtuell zusammen arbeiten.

Auch bei Google Drive empfehlen wir für einen zusätzlichen Schutz Ihrer Daten die zweistufige Überprüfung via Mobiltelefon zu aktivieren.

Android: Tipps und Apps gesucht!

AndroidMit dem Wechsel auf Bring Your Own Device werden an der ZHAW in Wädenswil ab Herbst 2016 mit hoher Wahrscheinlichkeit nebst Windows, Mac und iOS neu auch Studierende mit Android Tablets arbeiten.

Sind Sie überzeugte/r Android Nutzerin oder Nutzer und kennen Sie gute Apps aus dem Google Play Store für das papierlose Studium?

Verraten Sie uns hier Ihre Tipps und helfen Sie den Studierenden, die richtig guten Apps fürs papierlose Arbeiten mit Android Tablets zu finden!