Dateimanagement in der Cloud

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Dateimanagement BeitragsbildEin Sprichwort sagt: „Wenn es im Internet ist, ist es nicht privat.“

Warum ein Cloud-Dienst?

Viele NutzerInnen stehen der Datenablage in der Cloud skeptisch gegenüber. Im Laufe des Studiums werden Sie aber oft mit KollegInnen zusammenarbeiten und kaum um die Nutzung einer Datenablage in der Cloud herum kommen.

Es ist wichtig, dass Sie die Risiken der Datenspeicherung in der Cloud kennen. Informationen und Tipps, wie Sie Ihre Daten schützen können, finden Sie z.B. im Intranet unter ICT-Sicherheit und auf der Webseite des Datenschutzbeauftragten des Kantons Zürich. Wenn Sie Unterlagen und Daten der ZHAW in der Cloud speichern beachten Sie bitte auch Anhang 2 zum Reglement zur Nutzung der ZHAW IT-Infrastruktur (Intranet).

Die Festplatte erscheint als Datenablage auf den ersten Blick am sichersten, bedenken Sie aber bitte, dass Sie Ihre Daten bei Defekt oder Verlust der Hardware verlieren können. Falls Sie sich trotzdem für die Variante mit einer lokalen Festplatte oder einen privaten Netzwerkspeicher (NAS) entscheiden, sollten Sie unbedingt regelmässig ein automatisches Backup durchführen. In diesem Beitrag beziehen wir uns ausschliesslich auf Cloud-Dienste.

Berücksichtigen Sie bei der Wahl des Cloud-Dienstes folgende Punkte:

  1. Kann ich von meinen Geräten mit den von mir verwendeten Applikationen Daten auf den Cloud-Dienst synchronisieren?
  2. Wie viel Speicherplatz ist kostenlos verfügbar und was kostet zusätzlicher Speicherplatz?
  3. Ist eine sichere Zweiweg-Authentifizierung verfügbar?
  4. Nutzen meine StudienkollegInnen denselben Cloud-Dienst, damit wir gemeinsam an Dokumenten arbeiten können?

Beim Verwalten Ihrer Daten werden sich zudem folgende Fragen aufdrängen:

  • Wie sensitiv sind die Daten, die ich dort speichere?
  • In welchem Land befinden sich die Daten und wie gut sind meine Persönlichkeitsrechte geschützt?
  • Sind die Unterlagen offline verfügbar, wenn ich z.B. im Zug daran arbeiten will.
  • Werden die Daten automatisch in der Cloud synchronisiert, wenn ich wieder mit dem WLAN verbunden bin?
  • Wie teile ich Dokumente mit StudienkollegInnen, damit wir gemeinsam daran arbeiten können?
  • Wo erstelle ich ein sicheres Backup meiner Daten?

OneDriveOneDrive

Wir empfehlen OneDrive allen Studierenden, die mit Office 365 Produkten auf Windows, Mac, iOS oder Android arbeiten. Insbesondere wenn Sie planen, Ihre Notizen mit OneNote zu erfassen oder wenn Sie auf iOS und Android mit Microsoft Word, PowerPoint und Excel arbeiten, ist OneDrive die bequemste Lösung, da es nahtlos in die Microsoft-Dienste integriert ist und die Daten zuverlässig synchronisiert werden.

Kombination mit Office 365

OneDrive bietet kostenlos 5 GB virtuellen Speicherplatz. Wenn Sie ein Office-365-Abo besitzen, haben Sie 1 TB Speicherplatz auf OneDrive zur Verfügung. In Windows 10 ist OneDrive bereits in das Betriebssystem integriert, für Mac, iOS und Android können Sie die App aus dem jeweiligen Store herunterladen. OneDrive kann von den meisten gängigen Apps aus für die Synchronisierung der Daten verbunden werden.

OneDrive for Business

Studierende an der ZHAW können ab 12. September 2016 ein Microsoft Office 365 ProPlus Abo der ZHAW beziehen und erhalten damit kostenlos 1TB Speicherplatz auf OneDrive for Business. OneDrive for Business unterscheidet sich vom persönlichen Onlinespeicher OneDrive; die Daten werden verschlüsselt auf einem SharePoint-Server gespeichert und Sie melden sich mit Ihrer ZHAW E-Mail-Adresse an. Leider unterstützen viele Apps auf iOS und Android die Anbindung an Office 365 (ZHAW OneDrive for Business) noch nicht. Aktuell ist die Synchronisation auf dem iPad aus allen Office Apps sowie dem PDF Expert und GoodNotes möglich. Bei Android können Sie eine Drittapplikation wie z.B. OneSync für die Synchronisation nutzen.

Dateien teilen und zusammenarbeiten

Mit Windows 10 können Sie OneDrive und OneDrive for Business direkt im Windows Explorer verknüpfen. Die synchronisierten Dateien sind auch offline verfügbar. Ein Link auf die Datei kann über das Kontextmenü kopiert und mit anderen Nutzern geteilt werden, diese können die Datei lesen, kommentieren, teilen und sie herunterladen. Wenn Sie gemeinsam mit anderen Nutzern ein Dokument bearbeiten möchten, muss die Freigabe entweder direkt im jeweiligen Office Programm (z.B. Word) oder online über den Web-Client erfolgen. Dort können Sie unterscheiden, ob ein Nutzer ein Dokument nur anzeigen (Standard) oder auch bearbeiten kann.

In iOS und Android können Sie direkt aus der OneDrive App und aus den Microsoft Office Apps heraus einen Link auf eine Datei versenden oder Personen zur Zusammenarbeit einladen. Dabei können Sie jeweils wählen, ob eine Person die Datei nur anzeigen oder auch bearbeiten kann. Dateien können für die offline Verwendung heruntergeladen werden.

PDF Editor in OneDrive für iOS und Android

OneDrive und OneDrive for Business bieten auf iOS und Android einen kostenlosen, integrierten PDF-Editor mit dem Sie direkt in OneDrive PDF-Dokumente mit Annotationen versehen können. Der OneDrive PDF-Editor erlaubt auch das Erfassen von handschriftlichen Skizzen und Notizen. Farbe sowie Stil des Stifts können allerdings nicht verändert werden und es fehlt ein Radiergummi.

Zweistufige Überprüfung

Aktivieren Sie die Überprüfung in zwei Schritten für OneDrive. Dieses Verfahren bietet einen zusätzlichen Schutz für Ihre Daten.

Anleitungen für OneDrive for Business

SWITCHdriveSWITCHdrive

Der akademische Cloud-Dienst von SWITCH bietet allen Hochschulangehörigen je 25 GB virtuellen Speicherplatz. Die Daten werden verschlüsselt und in der Schweiz gehostet. Der Dienst basiert auf Own-Cloud und kann via WebDAV (https://drive.switch.ch/remote.php/webdav/) angesteuert werden. Wenn Sie sich für SWITCHdrive entscheiden, sind Sie in der Wahl der Apps etwas eingeschränkter, da nicht alle Apps die WebDAV-Anbindung unterstützen. Um SWITCHdrive nutzen zu können, müssen Sie zuerst eine SWITCHcloud ID erstellen. Das Passwort der SWitCHcloud ID sollte sich von Ihrem ZHAW-Passwort unterscheiden.

Dateien teilen

SWITCHdrive bietet die Möglichkeit, Ordner oder Dateien mit anderen Nutzern via Link zu teilen. Zusätzlich können Sie ein Ablaufdatum und ein Passwort für die Freigabe setzen. Die Nutzer erhalten einen Gastzugang und können die Dokumente ohne SWITCHdrive Login herunterladen.

Kollaboratives arbeiten

Wenn Sie gemeinsam mit anderen Nutzern ein Dokument bearbeiten möchten, muss die Freigabe über den Web-Client auf https://drive.switch.ch erfolgen. Dort können Sie registrierten SWITCHdrive Nutzern verschiedene Rechte für die Bearbeitung (erstellen, aktualisieren, löschen) der freigegebenen Dateien vergeben.
SWITCHdrive online teilen

Weitere Informationen zu SWITCHdrive

Empfehlung

Wir empfehlen unseren Studierenden die Nutzung von OneDrive for Business oder SWITCHDrive, da die Daten dort verschlüsselt und entweder in der Schweiz gespeichert werden oder zumindest dem Schweizer Recht unterstehen. Natürlich steht es Ihnen aber für private Daten frei, auch einen anderen Cloud-Dienst zu nutzen.

Je nach Betriebssystem bieten sich beispielsweise die Cloud-Dienste der Gerätehersteller an. So bietet Apple z.B. BesitzerInnen eines iPads die iCloud (5 GB) an und auf Android Tablets ist meist Google Drive (15 GB) bereits vorinstalliert, während Microsoft bei Windows 10 Geräten OneDrive (5 GB) ebenfalls direkt in das Betriebssystem integriert hat.

Weitere beliebte Cloud-Dienste

DropboxDropbox

Dropbox ist einer der meist verwendeten Cloud-Dienste unter den Studierenden, oft aus Bequemlichkeit, weil viele bereits ein Konto dort besitzen. Standardmässig erhalten Sie 2 GB Speicherplatz kostenlos. Durch das Empfehlen neuer Nutzer können Sie sich zusätzlichen bis zu 16 GB Speicherplatz dazu verdienen. Falls Ihnen das nicht ausreicht wird die Nutzung von Dropbox teuer; ein Upgrade auf Dropbox Pro (1 TB) kostet 99 Euro pro Jahr.

Dropbox bietet sehr nutzerfreundliche Sharing-Funktionen für das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten, man kann auch zu jedem Dokument eine Diskussion im Chatformat führen. Der Dienst ist in den meisten Apps für die Synchronisation integriert.

Falls Sie sich für Dropbox entscheiden, empfehlen wir die zweistufige Überprüfung via Mobiltelefon zu aktivieren. Dieses Verfahren bietet einen zusätzlichen Schutz für Ihre Daten

Google DriveGoogle Drive

Google Drive ist ein weiterer, sehr beliebter Cloud-Dienst der kostenlos 15 GB Speicherplatz bietet. Der Speicherplatz wird zwischen Google Drive, Gmail und Google Fotos aufgeteilt. Ein Upgrade auf 100 GB kostet 1.99 Euro pro Monat.

Um Google Drive Nutzen zu können benötigen Sie ein Google-Konto.

Die Sharing-Funktionen sind ähnlich einfach wie bei anderen Cloud-Diensten und Google Drive ist ebenfalls in vielen Apps implementiert. Google Drive bietet noch einen zusätzlichen Vorteil: Sie können Dokumente gemeinsam online im Browser bearbeiten, wenn Sie mit Ihren KollegInnen via Google Docs virtuell zusammen arbeiten.

Auch bei Google Drive empfehlen wir für einen zusätzlichen Schutz Ihrer Daten die zweistufige Überprüfung via Mobiltelefon zu aktivieren.

Schlussevaluation papierloses Studium: Software und Apps

Im dritten Teil der Schlussevaluation haben wir die rund 160 Studierenden des Bachelorstudiengangs in Biotechnologe gefragt, welche Apps und Programme sie für das papierlose Studium auf ihrem Tablet am häufigsten nutzen.

Cloud-Speicher

Die Daten werden von rund 65% der Studierenden auf Dropbox gespeichert. Dropbox hält sich seit Jahren auf dem 1. Platz, obwohl wir den Studierenden den akademischen Cloud-Dienst SWITCHDrive mit 25 GB empfehlen.

Die Windows-NutzerInnen arbeiten zu 37% mit dem Cloud-Dienst von SWITCHDrive, wo hingegen die iPad-NutzerInnen mit über 50% Dropbox bevorzugen. Das hat teilweise auch damit zu tun, dass sich die Synchronisation mit Dropbox von allen Apps aus sehr komfortabel einrichten lässt. SWITCHDrive lässt sich hingegen nur via WebDAV verbinden und diese Option ist nicht in allen Apps verfügbar.

Cloud SpeicherOffice 365

Die jüngste Klasse BT15 hat ein Office 365 Abo zur Verfügung und damit Zugriff auf 1 TB Microsoft One Drive for Business. Microsoft OneDrive wird mittlerweile ebenfalls von sehr vielen Apps unterstützt und ist vor allem für die Verwendung von Office auf dem iPad sehr praktisch. Bei BT15 nutzten gesamthaft rund 44% das Office 365 Abo, überraschenderweise machten die Dell-NutzerInnen mit 54,5% häufiger davon Gebrauch als die iPad-Nutzerinnen mit 42%.

Meistverwendete Apps

Bei den meistverwendeten Apps zeigen sich interessante Unterschiede zwischen den Betriebssystemen. Während die Windows-NutzerInnen vor allem mit Microsoft Word, OneNote und dem kostenlosen Adobe Reader arbeiten, nutzen die iPad-NutzerInnen den PDF Expert, den Safari Browser und Good Notes am häufigsten.

Windows – Office Programme und Adobe Reader

Die Windows-NutzerInnen mit dem Dell Venue 11 Pro nutzen in erster Linie Microsoft Word und OneNote, gefolgt vom kostenlosen Adobe Reader für die Bearbeitung von PDFs. Diese drei Programme kommen in allen Lernphasen vor; sowohl im Unterricht und in den Labors als auch im Selbststudium und in der Prüfungsvorbereitung.

Mit dem Adobe Reader kann man keine handschriftlichen Notizen und Skizzen in den PDFs erfassen, daher greifen viele Studierende für Notizen auf Word und OneNote zurück. NutzerInnen mit Office 2016 können die PDFs auch in Word öffnen und sie wie eine Word-Datei weiter bearbeiten.

In OneNote können zwar PDFs importiert und mit handschriftlichen Notizen ergänzt werden, allerdings werden die OneNote-Dateien relativ gross und belasten damit die Speicherkapazität. Aus diesem Grund greifen einige Studierende auf spezifische Notizen-Apps wie Drawboard und MetaMoJi Lite oder den PDF X-Change Editor zurück, damit können handschriftliche Skizzen und Notizen direkt in den PDFs erfasst werden.

Beim Browser bevorzugen die Windows-NutzerInnen den Internet Explorer gefolgt von Google Chrome.

Windows

Verwendete Applikationen auf Windows mit mind. 4 Nennungen

iPad – PDF Expert, Safari und eine kunterbunte Mischung

Bei den iPad-NutzerInnen ist die App PDF Expert in allen Lernphasen vom Unterricht und im Labor bis hin zum Selbststudium und der Prüfungsvorbereitung die meistverwendete App. Einige nutzen auch den etwas günstigeren GoodReader, MobiFolders oder den kostenlosen Adobe Reader.

Nebst den PDF-Bearbeitungsprogrammen werden auf dem iPad auch häufig die Internetbrowser Safari und Google Chrome sowie der Cloud-Dienst Dropbox verwendet.

Die App Good Notes für handschriftliche Notizen wurde ebenfalls häufig genannt. Die App von Microsoft Word hat mittlerweile die Apple eigene App Pages überholt und wird ebenfalls gerne im Unterricht und im Labor genutzt. Das erklärt auch, warum de iPad-NutzerInnen Dropbox bevorzugen; Good Notes und Word können nämlich nicht mit SWITCHDrive (WebDAV) synchronisiert werden.

Spannend ist, dass die Studierenden mit dem iPad häufiger die Kamera und das Mail-Programm nutzen als die Windows-NutzerInnen. Die Verwendung des Mail-Programms überrascht allerdings nicht, da viele NutzerInnen von iOS Bilder und Dateien per E-Mail verschicken, statt sie auf einen Cloud-Dienst hochzuladen.

iOS

Verwendete Applikationen auf iOS mit mind. 5 Nennungen

Mehr bildungsrelevante Apps auf dem iPad

In der Evaluation vom 2014 hatten 77% der Studierenden angegeben, dass das Tablet für sie eine neue Form des Lernens darstellt. Dabei waren diejenigen Studierenden, die dem nicht zugestimmt haben allesamt Windows-NutzerInnen.

Was hier diesbezüglich auffällt ist, dass die iPad-NutzerInnen mit einer grösseren Vielfalt von neuen Applikationen arbeiten, während die Windows-NutzerInnen dazu tendieren, mit bereits vertrauten Applikationen wie Microsoft Office und Adobe Reader zu arbeiten.

So haben die iPad-NutzerInnen in der Befragung z.B. für den Unterricht vereinzelt Apps wie GeoGebra, ScannerApp, Paper von Fifty Three, Penultimate, Pocket, Pons Wörterbuch, StudentLife und Wonderlist genannt. Im Labor kommen nebst dem Rechner und Excel auch das Merck Periodensystem und die Suchmaschine Wolfram Alpha zum Einsatz.

Im Selbststudium wird unter anderem mit iBooks und Videos der Khan Academy gelernt, während für die Prüfungsvorbereitung auf Lernkarten-Apps wie card2brain und Flascards Deluxe zurückgegriffen wird.

Bei den Windows-NutzerInnen haben hingegen mehrere Studierende angegeben, dass sie mit Papier arbeiten. GeoGebra, Flashcards Pro, die Kamera und YouTube wurden nur ganz vereinzelt genannt.

Diese Ergebnisse deuten darauf hin, dass es Studierenden mit einem iPad einfacher fällt, neue digitale Hilfsmittel in den Lernprozess einzubinden, da ihnen eine breitere Palette von bildungsrelevanten Apps zur Verfügung steht.

Kein Literaturverwaltungssystem

Überrascht hat mich, dass keine/r der Studierenden eine Literaturverwaltungssoftware wie z.B. Mendeley oder das an der ZHAW übliche RefWorks erwähnt hat. Eine solche Applikation ist im Studium äusserst hilfreich und es haben auch Studierende aus höheren Semester an der Umfrage teilgenommen. Da besteht offenbar noch Optimierungspotential.