Franziska Keller gerät ins Schwärmen, wenn sie von ihrem Job spricht. Und wer würde das nicht? Sie ist für den Schokoladenproduzenten Läderach als Senior Quality Managerin tätig. Eine umsatzstarke Zeit für das Unternehmen ist kurz vor Ostern. Doch es gibt ein Problem. «Vor Ostern rennen uns die Kundinnen und Kunden die Filialen ein, direkt danach interessiert sich niemand mehr für Schoggihasen», sagt Keller. Es sei schwierig vorauszusagen, wo wie viele Hasen über den Ladentisch gehen werden.
«Im Grunde genommen haben wir Planwirtschaft betrieben. Wir haben prognostiziert, wie viele Hasen der Kunde im Laden kaufen wird. Falls er sich dann aber für weisse statt dunkle Schokolade entschied, ging unsere Berechnung nicht mehr auf», so Keller.
Quick Wins im Handumdrehen
Im CAS Prozessdigitalisierung an der ZHAW School of Management and Law analysiert Keller im Team zusammen mit Luke Albright und Katrin Rutschmann die saisonale Mengenplanung bei Läderach. Der Kurs ist in zwei Module aufgebaut. Im ersten wird der Ist-Zustand dokumentiert und eine Prozessoptimierung erarbeitet. Im zweiten wird das Digitalisierungspotential ermittelt und ein konkreter Prozess oder Teil-Prozess protoypisch digitalisiert.
Es habe sich sehr gelohnt, den Ist-Zustand abzubilden, so Keller. Einfach mal zu fragen: «Warum machen wir das überhaupt so?» Schon während der Analyse stossen sie und ihr Team auf Optimierungsmöglichkeiten, sogenannte Quick Wins, die sich schnell umsetzen lassen. «Vor der Analyse haben wir den Filialen Blanko-Bestellblätter geschickt. Neu steht beispielsweise drin, wie viele Hasen letztes Jahr in ihrem Geschäft verkauft wurden.» So sei es leichter, die optimale Bestellmenge zu ermitteln.
Schnell wird bei der Analyse ausserdem klar: Die Filialen bestellen tendenziell eher vorsichtig, um nach Ostern nicht zu viele Hasen abschreiben zu müssen. Dadurch sind die Osterhasen teilweise zu früh ausverkauft, aber niemand weiss genau, wann. Allenfalls hätten ja noch mehr süsse Langohren verkauft werden können, wenn vor Ort welche auf Lager gewesen wären. «Da wir nach der Saison nur die Verkaufszahlen analysieren, wiederholen wir quasi die Fehler der Vorjahre», so Keller. Ihr sei klar geworden, dass sie mehr Daten benötigen, um realistische Prognosedaten zu erhalten.
Ein Aufwand, der sich lohnt
Im zweiten Modul des CAS soll ein Teil des Prozesses mittels Robotic Process Automation (RPA) automatisiert werden. Keller und ihr Team programmieren eine Art Software-Roboter, der die Filialen automatisiert per Mail mit individualisierten Bestellblättern anschreibt und sie auffordert, ihre Bestellmengen bis zu einer bestimmten Deadline einzusenden. Erfolgt die Eingabe nicht rechtzeitig, mahnt der Roboter. Die zugeschickten Daten trägt er dann automatisch in einem Excel zusammen, welches über einen Datenimport ins Betriebssystem ERP übertragen wird. Repetitive und fehleranfällige Tasks fallen weg, zudem bleibt der Software-Roboter bei den täglichen Mahnungen stets gleich freundlich.
In der Theorie funktioniert der Roboter des Teams. In der Praxis wird er vorerst allerdings noch nicht eingesetzt. Die Idee von RPA ist, dass das Business rasch mehrheitlich selbständig Tätigkeiten automatisieren kann. «Tatsächlich haben wir alle im Team jedoch viel Zeit aufgewendet, um unseren Bot zum Laufen zu bringen, im Businessalltag halten wir das noch nicht für realistisch», so Keller.
Dennoch hat sich das CAS für Keller gelohnt. Einerseits wegen den Grundlagen im Prozessmanagement, andererseits auch, wegen dem vertieften Verständnis der bei der Prozessdigitalisierung eingesetzten Technologien. «Die Gruppenarbeit war eine bereichernde Erfahrung. Wir haben uns im Team perfekt ergänzt und konnten so ein hervorragendes Ergebnis erzielen. Zwar konnten wir uns wegen der Pandemie nicht persönlich treffen, aber die Kursleitung und alle Beteiligten haben so viel Herzblut in das Projekt gesteckt, dass es trotzdem Spass gemacht hat», sagt Keller. Ausserdem sei sie froh, habe sie bei ihren Kollegen und Kolleginnen ein Gerücht aus der Welt schaffen können. «Nicht verkaufte Osterhasen werden nicht eingeschmolzen und zu Weihnachtsmännern verarbeitet. Wir verkaufen sie zuerst für kurze Zeit zu einem reduzierten Preis und danach werden sie gespendet. Und ab und zu landet natürlich auch noch einer auf dem Schreibtisch der Mitarbeitenden», sagt Keller lachend. Eben doch ein wahrer «Schoggi-Job».
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