{"id":3053,"date":"2025-05-15T20:09:16","date_gmt":"2025-05-15T18:09:16","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.zhaw.ch\/lehren-und-lernen\/?p=3053"},"modified":"2025-06-05T16:57:26","modified_gmt":"2025-06-05T14:57:26","slug":"onla-wb-ein-booster-fuer-digitalisierung-und-automatisierung-in-der-weiterbildung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.zhaw.ch\/lehren-und-lernen\/onla-wb-ein-booster-fuer-digitalisierung-und-automatisierung-in-der-weiterbildung\/","title":{"rendered":"ONLA WB: Ein Booster f\u00fcr Digitalisierung und Automatisierung in der Weiterbildung"},"content":{"rendered":"\n

Online-Anmeldungen (kurz ONLA) sind f\u00fcr Studieng\u00e4nge in der Lehre bereits seit 2018 m\u00f6glich. Die Weiterbildungsadministration musste sich etwas l\u00e4nger gedulden, bis die technischen Voraussetzungen f\u00fcr automatisierte Anmeldungen im Schuladministrationssystem Evento geschaffen waren. Nun ist es so weit: In diesem Jahr gehen die ersten Pilotprodukte in der Weiterbildung live. Doch was bedeutet dieser Digitalisierungsschritt konkret?<\/em><\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Ein Beitrag von Simone Ecker<\/a><\/p>\n\n\n\n

Ein langer Weg zur ONLA WB: Bereits kurz nach dem Start der Online-Anmeldungen f\u00fcr Bachelor- und Masterstudieng\u00e4nge wurde das Projekt \u00abONLA WB\u00bb lanciert \u2013 mit dem Ziel, das bestehende ONLA-Modul auch f\u00fcr Weiterbildungen nutzbar zu machen. Damit k\u00f6nnen k\u00fcnftig die Anmeldedaten, die Interessenten online eingeben, automatisch in die angebundenen Systeme \u00fcbernommen werden: Adressdaten fliessen direkt ins CRM, Anmeldungen auf Studieng\u00e4nge und Weiterbildungslehrg\u00e4nge in das Schuladministrationssystem Evento, wo sie von den Sekretariaten weiterbearbeitet werden k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n

Die Umsetzung f\u00fcr die Weiterbildung gestaltete sich jedoch komplexer. Die Vielfalt an Produktarten \u2013 von MAS \u00fcber DAS und CAS bis hin zu Weiterbildungskursen (WBK) \u2013 stellte zus\u00e4tzliche technische Anforderungen. Erst mit dem Evento-Release im August 2023 wurden die notwendigen technischen und organisatorischen Voraussetzungen geschaffen.<\/p>\n\n\n\n

Im letzten Quartal 2023 startete das Projektteam der Fachgruppe Administrationsprozesse im Ressort Bildung zusammen mit F&S mit der Ausarbeitung eines Sollprozesses \u2013 gemeinsam mit den vier Pilotdepartementen Gesundheit, Angewandte Psychologie, School of Management and Law und School of Engineering. Im Verlauf des ersten Halbjahres 2024 wurden die Anmeldeschritte, Statuspl\u00e4ne und Standardfragen definiert und vereinheitlicht. Parallel dazu wurden weitere technische Anpassungen vorbereitet.<\/p>\n\n\n\n

Was bringt ONLA WB konkret?<\/h2>\n\n\n\n

Der gr\u00f6sste Fortschritt liegt in der automatisierten \u00dcbertragung der Anmeldedaten aus dem Webformular in die Zielsysteme CRM und Evento. Damit entf\u00e4llt die manuelle Daten\u00fcbertragung \u2013 eine deutliche Entlastung f\u00fcr die Administration und ein Gewinn an Datenqualit\u00e4t.<\/p>\n\n\n\n

Die Schnittstelle zum CRM wurde eigens angepasst, um eine qualifizierte Verarbeitung der Personendaten nach jeder Anmeldung zu erm\u00f6glichen. Auch rechtlich relevante Elemente wie Datenschutzerkl\u00e4rungen und Nutzungsbedingungen k\u00f6nnen nun standardisiert abgefragt und direkt in Evento gespeichert werden.<\/p>\n\n\n\n

Ein weiterer Meilenstein ist die Einf\u00fchrung digitaler Rechnungen: \u00dcber ein Rechnungsportal k\u00f6nnen Teilnehmende aktuelle und abgeschlossene Rechnungen abrufen. Damit entf\u00e4llt der Postversand, was zus\u00e4tzlich Ressourcen spart. Zum Start steht E-Banking als Zahlungsm\u00f6glichkeit zur Verf\u00fcgung; weitere Optionen wie Kreditkarte und TWINT sind in Planung.<\/p>\n\n\n\n

Auch der bisher postalisch verschickte Passwortbrief f\u00fcr den Zugang zur ZHAW-IT-Infrastruktur wird k\u00fcnftig digital bereitgestellt. Voraussetzung f\u00fcr die Anmeldung ist eine Switch edu-ID \u2013 eine digitale Bildungsidentit\u00e4t, die an vielen Hochschulen in der Schweiz bereits f\u00fcr Services wie Moodle eingesetzt wird.<\/p>\n\n\n\n

\n

\u201eWir erwarten eine Erleichterung in der Administration durch Automatisierungen (automatische Datenablage von MyDossier, Rechnungsversand f\u00e4llt weg, PW-Brief) und sind gespannt, welche weiteren M\u00f6glichkeiten\/Verbesserungen sich in Zukunft ergeben werden.\u00bb\u00a0<\/em> Joena Herzog, Koordinatorin am Institut f\u00fcr Angewandte Psychologie<\/em><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

N\u00e4chste Schritte: Von der Pilotphase zum Rollout<\/h2>\n\n\n\n

Die Einf\u00fchrung von ONLA WB erfordert spezifische Vorarbeiten: Die Weiterbildungssekretariate m\u00fcssen ihre Produkte in Evento so konfigurieren, dass sie im Web sichtbar sind und die richtigen Fragen anzeigen. In den Pilotdepartementen wurde daf\u00fcr Know-how aufgebaut, intensive Tests durchgef\u00fchrt und regelm\u00e4ssige Abstimmungen organisiert.<\/p>\n\n\n\n

\n

\u00abDie Arbeit im Pilotprojekt ONLA WB war sehr spannend und lehrreich. Dank der Unterst\u00fctzung von Saskia konnten wir das Projekt vorantreiben und freuen uns, dass die ONLA WB jetzt endlich umgesetzt werden kann.<\/em> Es war jedoch sehr viel Arbeit, welche wir nebst unserem t\u00e4glichen Pensum stemmen mussten. Das Testing war sehr aufwendig und hat uns viel abverlangt, da vieles f\u00fcr uns Neuland war. Aber wir haben sehr viel dabei gelernt und k\u00f6nnen dieses Wissen nun unseren Kolleginnen der Administration weitergeben<\/em>.\u00a0Unsere AD\u00a0Vorlagen stehen bereit und wir werden unser Team Anfang August noch mit Hilfe von Saskia schulen. Wir schauen zuversichtlich auf den ONLA-WB\u00a0Start und danken eurem Team, vor allem Saskia f\u00fcr die super Unterst\u00fctzung.\u00bb Mirjam Holenstein, Administration Weiterbildung School of Engineering<\/em><\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n

Im Mai geht das erste Pilotprodukt live: Das Departement Gesundheit startet mit dem Modul \u00abReflektierte Praxis \u2013 Wissenschaft verstehen\u00bb, das im Januar 2026 beginnt. Weitere Pilotprodukte folgen schrittweise. Mit einem Kick-off Ende April wurde der Rollout auf die anderen Departemente gestartet \u2013 Ziel ist, dass alle Departemente bis Ende Jahr mit ersten Produkten live gehen k\u00f6nnen.<\/p>\n

Schlagw\u00f6rter: Automatisierung<\/a>, Bildungsmanagement<\/a>, CRM<\/a>, digitale Anmeldung<\/a>, Digitalisierung<\/a>, E-Rechnung<\/a>, Evento<\/a>, ONLA WB<\/a>, Switch edu-ID<\/a>, ZHAW<\/a>, ZHAW Weiterbildung<\/a>
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