{"id":2470,"date":"2023-10-11T12:39:28","date_gmt":"2023-10-11T10:39:28","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.zhaw.ch\/lehren-und-lernen\/?p=2470"},"modified":"2024-08-09T09:36:09","modified_gmt":"2024-08-09T07:36:09","slug":"evento-releasewechsel-ein-wichtiger-schritt-zur-weiterentwicklung-unseres-schuladministrationssystems","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.zhaw.ch\/lehren-und-lernen\/evento-releasewechsel-ein-wichtiger-schritt-zur-weiterentwicklung-unseres-schuladministrationssystems\/","title":{"rendered":"Evento Releasewechsel: Ein wichtiger Schritt zur Weiterentwicklung unseres Schuladministrationssystems"},"content":{"rendered":"\n

Anfang August stand eine Woche lang das an der ZHAW eingesetzte Schuladministrationssystem Evento still. F\u00fcr Student:innen bedeutete das, dass weder Zahlungen der Semestergeb\u00fchren, noch Modulwahlen oder Anmeldungen \u00fcber das Online Anmeldesystem ONLA m\u00f6glich waren. In den Sekretariaten konnten keine administrativen Arbeiten wie Erstellung von Abschlussdokumenten, Rechnungen, Teilnehmerlisten, Notenerfassungen etc. durchgef\u00fchrt werden. Diese Woche hat gezeigt, wie viele administrative Prozesse der ZHAW \u00fcber das Herzst\u00fcck in der Schuladministration abgewickelt werden.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

Ein Beitrag von Simone Ecker<\/a> und Saskia Jochberger<\/a><\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Das Administrationssystem Evento: Das Herzst\u00fcck in der Schuladministration<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Abbildung 1 erl\u00e4utert im Detail, welche Prozesse in der Schuladministration mit Evento verwaltet werden. Es werden Daten zu den verschiedenen Lehrg\u00e4ngen sowie Daten im Lifecycle eines Studierenden von der Anmeldung bis zur Exmatrikulation abgebildet. Verschiedene Prozesse werden \u00fcber Umsysteme gehandhabt, wie z.B. SAP, wor\u00fcber  Rechnungen anhand der Daten in Evento erstellt werden.<\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n
\"\"<\/figure>\n\n\n\n

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Abb. 1 Auszug aus der Evento Basisschulung <\/em><\/p>\n\n\n\n

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Evento Release 2023: neue Funktionen f\u00fcr Lehre und Weiterbildung<\/strong> <\/h3>\n\n\n\n

Am 14. August wurde der Evento Release produktiv gestellt. Bis dahin war es ein langer Weg, der nur dank der tatkr\u00e4ftigen Mitarbeit von rund 120 Personen erfolgreich zur\u00fcckgelegt werden konnte. Bei diesem Release ging es nicht nur um das Einspielen einer aktualisierten Software, welche die ICT \u00fcber ein Wochenende einspielen kann.<\/p>\n\n\n\n

Mit jedem Release werden neue Funktionen eingespielt, die vorab konfiguriert und getestet werden m\u00fcssen. Mit dem im August eingespielten Release wurde ein \u00fcberarbeitetes ONLA Webmodul eingespielt, welches die Basis f\u00fcr die digitalen Anmeldeformulare zu den Bachelor- und Masterstudieng\u00e4ngen bildet. Damit dies so nutzbar ist und der Weg f\u00fcr Onlineanmeldungen in der Weiterbildung er\u00f6ffnet wird, musste das ONLA Modul komplett neu konfiguriert werden f\u00fcr s\u00e4mtliche an der ZHAW angebotenen Bachelor- und Masterstudieng\u00e4nge. Mit den verschiedenen Durchf\u00fchrungsvarianten handelte es sich um 88 Studieng\u00e4nge, die manuell neu konfiguriert werden mussten.<\/p>\n\n\n\n

Herausforderungen: Zeit und Ressourcen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Die eng getakteten Termine in der Studienadministration und die Abh\u00e4ngigkeit zu mehreren Umsystemen stellten eine grosse Herausforderung dar, nicht zuletzt auch in der Ressourcenplanung. Aus diesem Grund wurde bereits im August 2022 eine Taskforce gegr\u00fcndet mit dem Ziel, den Releasewechsel entsprechend zu planen und durchzuf\u00fchren. Daran beteiligt waren Mitarbeiter:innen der ICT und des Ressorts Bildung.<\/p>\n\n\n\n

Der Kern der Arbeiten war die Konfiguration und das Testen der aktualisierten ONLA, was nur unter Mitarbeit der Personen, die sich tagt\u00e4glich mit der Administration der Studieng\u00e4nge auseinandersetzen, m\u00f6glich war. Das Neuaufsetzen der Konfigurationen und das Testing hat sich \u00fcber ein dreiviertel Jahr erstreckt. Dank der Mitarbeit zahlreicher Mitarbeiter:innen in den Sekretariaten konnte der Zeitplan eingehalten werden und Probleme fr\u00fchzeitig erkannt sowie angegangen werden.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Abb 2. Auszug aus der Evento Basisschulung 2<\/em><\/p>\n\n\n\n

<\/div>\n\n\n\n

Neben den Online Anmeldungen mussten s\u00e4mtliche in den administrativen Prozessen angewendeten Funktionen auf der Testplattform getestet werden, damit die Sekretariate das System nach der Produktivstellung wieder m\u00f6glichst fehlerfrei verwenden k\u00f6nnen. Zwischen den ersten Tests und dem Ende der Go Live Phase wurden rund 100 Fehler gefunden und behoben. Ein Grossteil dieser Fehler wurden aufgrund des gew\u00e4hlten Ablaufs fr\u00fchzeitig entdeckt und behoben. Dabei spielten die einzelnen ICT-Teams, die Testpersonen der Departemente, das Kernteam der Taskforce und auch die externen Partner eine bedeutende Rolle. Neben dem Evento Team waren weitere ICT Teams involviert, die die rund 20 involvierten Applikationen und Services an der Schnittstelle zu Evento betreuen.<\/p>\n\n\n\n

Ausblick: Warum war dieser Aufwand n\u00f6tig?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Dieser Releasewechsel war zwingend notwendig, damit an der ZHAW die Grundlage f\u00fcr das Einspielen weiterer Releases und Neuerungen gelegt wird. Das verbesserte ONLA Webmodul bildet die Basis f\u00fcr die Einf\u00fchrung von Online Anmeldungen in der Weiterbildung. Weitere Funktionen, die in dem neuen Release vorhanden sind, wie z.B. die Abbildung der modularen Produktstruktur in der Weiterbildung, k\u00f6nnen nun ebenfalls eingef\u00fchrt werden. <\/p>\n\n\n\n

Mit den kommenden Evento Releases warten bereits Weiterentwicklungen hin zu einem workflowgef\u00fchrten System, welches die Arbeiten der Sekretariate erleichtert, aber auch mehr Self Services f\u00fcr Student:innen anbietet, z.B. die Eingabe von \u00c4nderungsantr\u00e4gen w\u00e4hrend des Studiums. Die beiden Teams in der ICT und im Ressort Bildung planen bereits den Wechsel auf den n\u00e4chsten Release im Jahr 2024, wof\u00fcr ein deutlich geringerer Aufwand eingerechnet werden kann.<\/p>\n\n\n\n

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