{"id":4201,"date":"2025-08-28T13:36:23","date_gmt":"2025-08-28T11:36:23","guid":{"rendered":"https:\/\/blog.zhaw.ch\/gesundheitsoekonomie\/?p=4201"},"modified":"2025-08-28T13:36:23","modified_gmt":"2025-08-28T11:36:23","slug":"final_final_v3-war-gestern-mit-5s-zu-mehr-klarheit-im-team","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/blog.zhaw.ch\/gesundheitsoekonomie\/2025\/08\/28\/final_final_v3-war-gestern-mit-5s-zu-mehr-klarheit-im-team\/","title":{"rendered":"Final_final_v3 war gestern: Mit 5S zu mehr Klarheit im Team"},"content":{"rendered":"
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Quelle: <\/em>strixcode@ Adobe Stock<\/em><\/figcaption><\/figure>\n<\/div>\n\n\n

Von Katharina Demmel<\/a><\/p>\n\n\n\n

Kennen Sie diese Situationen? Eine Datei tr\u00e4gt den Titel \u201ePr\u00e4sentation_final_final_v3.pptx\u201c, und trotzdem weiss niemand, ob das wirklich die aktuelle Version ist. Oder Sie suchen auf der gemeinsamen Ablage verzweifelt nach einem Dokument \u2013 und haben eher Gl\u00fcck als Systematik, wenn Sie es schliesslich finden. Solche Erlebnisse sind nicht nur nervig, sondern kosten wertvolle Arbeitszeit. Genau hier kann die 5S-Methodik helfen.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

5S- wenn Chaos auf Ordnungssystematik trifft<\/strong><\/p>\n\n\n\n

5S steht f\u00fcr 5 Schritte. Die aus dem Lean Management stammenden f\u00fcnf Schritte \u2013 Sortieren, Systematisieren, S\u00e4ubern, Standardisieren, Selbstdisziplin<\/strong> \u2013 sind urspr\u00fcnglich in der Industrie entstanden. Doch sie lassen sich erstaunlich gut auf digitale, kollaborative Arbeitsumgebungen \u00fcbertragen \u2013 auch und gerade im Gesundheitswesen.<\/p>\n\n\n\n

In Spit\u00e4lern oder Pflegeorganisationen arbeiten Teams zunehmend mit digitalen Plattformen wie beispielsweise Klinikinformationssystemen oder elektronischen Patientendossiers. In diesen Systemen Ordnung zu wahren bringt nicht nur eine h\u00f6here Effizienz, sondern auch mehr Sicherheit f\u00fcr die Patientinnen und Patienten: Wenn eine falsche oder veraltete Version einer Patienteninformation im Umlauf ist, kann das gravierende Folgen haben. Ordnung ist also nicht nur Komfort, sondern Teil der Patientensicherheit (Brand & R\u00fcegg, 2016).<\/p>\n\n\n\n

1. Sortieren \u2013 \u00dcberfl\u00fcssiges raus<\/strong>
Auf digitalen Laufwerken sammeln sich n\u00fctzliche als auch \u00fcberfl\u00fcssige Dokumente: doppelt gef\u00fchrte Checklisten, alte Versionen von Behandlungsprotokollen, nicht mehr genutzte Formulare. Das Sortieren heisst hier: konsequent archivieren oder l\u00f6schen sowie gemeinsam  entscheiden, welche Dokumente wie und wie oft genutzt werden.<\/p>\n\n\n\n

2. Systematisieren \u2013 Ein Platz f\u00fcr alles<\/strong>
Ein klarer, gemeinsam definierter Ordneraufbau \u2013 z. B. nach Station, Thema oder Prozess \u2013 verhindert, dass wichtige Informationen im Nirwana verschwinden. In der Praxis bedeutet das: Pflegeberichte, Medikationslisten oder OP-Checklisten findet man dort, wo alle sie erwarten.<\/p>\n\n\n\n

3. S\u00e4ubern \u2013 digitale Hygiene<\/strong>
S\u00e4ubern heisst, digitale Arbeitsumgebungen regelm\u00e4ssig zu pflegen. Alte Zugriffsrechte f\u00fcr ausgeschiedene Mitarbeitende oder ungenutzte Tools stellen nicht nur ein Effizienz-, sondern auch ein Datenschutzrisiko dar.<\/p>\n\n\n\n

4. Standardisieren \u2013 klare Regeln<\/strong>
Einheitliche Dateinamen und klare Versionierungsregeln sind kleine Standards mit grosser Wirkung. Wenn jedes Teammitglied seine Dokumente nach eigenem Muster speichert, bleibt die Suche m\u00fchsam. Einheitliche Konventionen schaffen Orientierung.<\/p>\n\n\n\n

5. Selbstdisziplin \u2013 dranbleiben<\/strong>
Am schwierigsten bleibt die konsequente Einhaltung dieser vier Prinzipien. Im Gesundheitswesen, wo Schichtbetrieb und interdisziplin\u00e4re Zusammenarbeit Alltag sind, aber auch im normalen B\u00fcroalltag, braucht es Routinen \u2013 z. B. regelm\u00e4ssige Datenpflege oder die Verpflichtung, nur mit freigegebenen Vorlagen zu arbeiten.<\/p>\n\n\n\n

L\u00f6st 5S also alle Probleme? Nat\u00fcrlich gibt es auch kritische Stimmen. Manche empfinden 5S als b\u00fcrokratisch oder zu starr f\u00fcr kreative Arbeit. Zudem entwickeln digitale Tools zunehmend eigene Ordnungslogiken \u2013 etwa durch KI-gest\u00fctzte Suchfunktionen oder automatische Versionierung. Heisst das, dass 5S \u00fcberfl\u00fcssig wird? Wahrscheinlich nicht. Eher erg\u00e4nzen sich beide: W\u00e4hrend Technik hilft, Informationen schnell wiederzufinden, sorgt 5S f\u00fcr eine klare gemeinsame Grundlage und ein gemeinsames Verst\u00e4ndnis von Ordnung (Sezgin, 2023).<\/p>\n\n\n\n

Und \u00fcbrigens: Die 5S-Methodik eignet sich nicht nur zur digitalen Ordnung, sondern auch hervorragend, um Prozessoptimierungen anzustossen. Oft wird sie als erster Schritt in Verbesserungsprojekten eingesetzt, weil sie schnell sichtbare Resultate (\u201eQuick Wins\u201c) erzeugt und Mitarbeitende f\u00fcr Ver\u00e4nderung motiviert (Brand & R\u00fcegg, 2016).<\/p>\n\n\n\n

Fazit \u2013 Ordnung macht das Leben<\/strong><\/p>\n\n\n\n

5S ist kein Zaubertrick, aber ein pragmatischer Ansatz, um digitale Arbeitspl\u00e4tze strukturierter und sicherer zu gestalten. Es reduziert Suchzeiten, erh\u00f6ht die Datenqualit\u00e4t und unterst\u00fctzt Teams in ihrer Zusammenarbeit \u2013 letztlich auch zum Wohl der Patientinnen und Patienten. Oder, wie es die japanische Ordnungsberaterin Marie Kondo<\/strong>, international bekannt durch ihre \u201eKonMari\u201c-Methode, formuliert: \u201eDie Frage, ob wir ein Ding behalten sollen, lautet: L\u00f6st es Freude aus?\u201c<\/em> (Kondo, 2011). \u00dcbertragen auf die digitale Welt heisst das: Alles, was weder Nutzen noch Klarheit stiftet, darf gehen.<\/p>\n\n\n\n

Literaturhinweise<\/strong><\/p>\n\n\n\n